A gestão contábil sempre foi atrelada ao escritório, porém, com as recentes mudanças, diversas áreas ligadas à contabilidade atualizaram seus modos de realizar tarefas e entregas. A alta demanda exige agilidade e pontualidade e isso requer saber se valer do melhor que a tecnologia tem a oferecer.
Para ajudar nessa missão diária do contador, existem ferramentas que auxiliam a gestão contábil das empresas de modo prático e intuitivo. Afinal, automatizar é o futuro da produtividade e o fim dos desperdícios, seja de tempo, de recursos ou de custos.
Se você deseja otimizar sua contabilidade e destacar sua marca, precisa aprender a utilizar essas ferramentas, essenciais para o dia a dia profissional. Continue neste conteúdo para descobrir quais são suas vantagens e como utilizá-las dentro do contexto de atuação do seu negócio. Boa leitura!
Gestão contábil: o que é?
Muitos empreendedores ainda têm dúvidas sobre o que é gestão contábil e, por isso, a enxergam como uma simples obrigação. Sendo assim, é preciso considerar uma definição mais ampla e estratégica dessa tarefa, uma vez que ela pode contribuir e ser um diferencial na atuação.
A gestão contábil é responsável por administrar informações e registros dos documentos pertinentes ao financeiro de um negócio. É responsável pela emissão de guias de pagamento, de formalização da empresa, da organização dos registros e documentos e outras demandas que fazem parte da rotina contábil.
Além disso, a gestão na contabilidade engloba o planejamento estratégico com o alinhamento da empresa, utilizando, para isso, os dados que foram coletados.
Uma empresa que tem uma gestão contábil eficiente conta com a pontualidade e assertividade de situações como o cálculos de tributos, questões trabalhistas, o cumprimento de certas obrigações, além da emissão de relatórios. Esses atributos estão em constante mudança e o profissional deve sempre se atualizar.
Qual a importância da gestão contábil para os negócios?
Essencial, a gestão contábil auxilia na apuração dos impostos e envio das informações relevantes ao fisco. Além de realizar a análise de tudo o que se refere ao patrimônio, contas da empresa e escriturações.
Só que vai além de somente realizar o registro das operações, pois a gestão é uma poderosa ajuda aos gestores no processo administrativo de um negócio, facilitando as tomadas de decisões corretas e com o mínimo de risco possível.
Por exemplo, a contabilidade de uma empresa (ou seu setor contábil) emite relatórios que trazem informações e números relevantes sobre a situação real do negócio. Porém, grande parte dos gestores não consegue assimilar e realizar uma interpretação exata desses dados, dificultando novos planejamentos e a visão de riscos que devem ser corrigidos.
Assim, o contador é o profissional indicado para essa compreensão, já que é especializado e pode explicar os dados aos gestores, contribuindo para que a empresa continue tomando as medidas corretas para manter-se competitiva no mercado e faturando sempre.
As informações fornecidas por um sistema de gestão contábil eficiente incluem valores de passivos e ativos; receitas e despesas; visibilidade de custos e a lucratividade do negócio, estendendo-se à compreensão de sua rentabilidade.
Com esses dados em mãos, o gestor poderá planejar estrategicamente a saúde financeira da empresa e perceber a melhoria do empreendimento nas seguintes questões empresariais:
- as obrigações fiscais ficam sempre em dia;
- consegue tomar decisões mais assertivas pois se baseia em dados realistas da empresa;
- organização de seus controles e documentos tributários;
- possibilita uma constante revisão de enquadramento tributário do negócio;
- consegue uma gestão financeira eficiente.
Por que usar ferramentas para fazer a gestão contábil?
Uma gestão contábil completa estende-se para diversas funções no cenário empresarial pois, além de realizar os cálculos de impostos e assegurar a conformidade legislativa vigente à época, também contribui com o controle dos setores financeiro e econômico do negócio.
São muitas as demandas e, para manter a eficiência garantida, o ideal é contar com ferramentas para uma gestão contábil menos burocrática e mais otimizada, o que contribui para manter seus colaboradores incentivados e com comportamento linear. Isso reflete o serviço/produto final entregue ao cliente.
Algumas ferramentas podem otimizar a rotina administrativa e a gestão contábil, de forma a potencializar o trabalho dos funcionários e gestores, contribuindo para uma performance de excelência e sem retrabalhos.
Vantagens de utilizar ferramentas na gestão contábil
É fato que o Brasil possui uma das legislações tributárias mais complexas do mundo, tornando o trabalho do profissional de qualquer tipo de contabilidade desafiador. Por isso, encontrar formas para organizar e ajudar na eficiência da rotina e nos processos contábeis facilita muito e garante um serviço entregue com êxito.
São muitas as vantagens em se adotar ferramentas na gestão contábil. Veja algumas:
- Controle dos processos e das entregas: com o auxílio de ferramentas para a gestão, o contador consegue implantar processo corretamente, com visão ampla do andamento, assim como a prevenção de falhas e a sua detecção;
- Visão integrada dos processos e clientes: possibilita organizar os processos de forma que todas as obrigações e pendências contábeis estejam em um único ambiente, o que permite a visão geral dos processos em uma única plataforma interativa;
- Agilidade no acompanhamento dos processos: trocar a planilha manual por uma automatizada, em nuvem, permite com que os gestores tenham acesso a indicadores, demandas de clientes, alertas de prazos e muito mais. E o melhor: tudo no mesmo local;
- Evita fraudes e multas: a automação do controle dessas entregas contábeis permite que não se encerre um documento ou um processo como uma DCTF, por exemplo, sem transmiti-la, pois a ferramenta irá ler o arquivo para checar se está correto e liberado.
6 ferramentas que você precisa conhecer, para otimizar a gestão contábil
Há inúmeras opções, mas o conveniente é que se escolha as ferramentas que mais complementam as suas necessidades atuais do negócio. O ideal é ponderar se a ferramenta servirá para fortalecer as demais áreas da empresa, integrando os interesses e processos.
Confira 6 ferramentas para você otimizar a gestão contábil da sua empresa contábil hoje mesmo:
1. Google
O Google possui diversas ferramentas de produtividade gratuitas. É possível integrá-las para obter uma solução mais completa. Um dos pontos positivos das ferramentas do Google é a economia e a facilidade para usá-las no dia a dia, pois são intuitivas. Nessa lista, encontra-se:
- Google Agenda;
- Google Planilha;
- Google Calendário;
- Gmail;
- Google Documentos;
- Google Drive.
2. Trello
O Trello é uma ferramenta para gestão de projetos e possui uma interface objetiva e fácil de se utilizar. Seu funcionamento é por quadros, através de listas e cartões, nos quais a equipe pode interagir na definição das etapas de um projeto/processo. É excelente para acompanhar a rotina contábil, pois permite a conferência de documentos, delegação de demandas etc. Exemplo de uso na gestão contábil – criar três listas:
- “A fazer”;
- “Em andamento”;
- “Finalizado”.
3. Slack
O Slack faz as vezes de um e-mail, agilizando a comunicação e organizando as conversas em canais. É como um fórum interno, só que seguro e confiável. Facilita a consulta da conversa por todos os envolvidos. Permite a integração com outras ferramentas como o Trello, Google Drive, Skype e Dropbox.
4. DocuSign
A DocuSign é essencial para garantir segurança e mobilidade da empresa, que permite assinar documentos digitalmente em qualquer local e em qualquer dispositivo. Otimiza o tempo e corta custos desnecessários de envio por malote e transporte, por exemplo.
5. Sistema Omie ERP
ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, ou sistema de gestão integrado. O sistema ERP auxilia na gestão e melhora os processos internos, integrando as atividades de diferentes departamentos.
Como é o caso do sistema Omie ERP, um software em nuvem, de rápida implementação e que permite o controle do seu negócio em uma única plataforma, com diversas abas essenciais como a integração com prefeituras de todo Brasil.
Assim, o ERP assegura uma uma gestão contábil completa, possibilitando o gerenciamento de dados, tarefas e processos, tudo com a máxima segurança da criptografia.
6. G-Click
O G-Click é uma ferramenta de gestão para as demandas contábeis, feita por contadores. Assegura a centralização do gerenciamento das atividades da equipe completa. Todos os dados são baseados em indicadores, o que aumenta a segurança na tomada de decisões.
A ferramenta traz muitos benefícios como, por exemplo, o mecanismo foolproof, a prova de erros. Utilizando da inteligência artificial, o G-Click consegue analisar os documentos anexados e apontar possíveis instabilidades.
Coloque a sua empresa no foco
Facilitar o dia a dia contábil é trazer mais produtividade à rotina profissional e mais segurança para executar as demandas. Como vimos, as ferramentas para gestão contábil otimizam o trabalho e trazem muitos benefícios. Ainda mais porque o contador lida com documentos importantes e informações sigilosas que precisam de proteção.
Por isso, contar com ferramentas seguras como as que indicamos é uma dupla facilitação: otimização do tempo e segurança dos dados. Agora que você já sabe a importância dessas ferramentas, aproveite para conhecer o Blog da Omie, um portal repleto de conteúdos relevantes, com informações que vão ajudar você a colocar sua empresa no foco!
