Você está planejando migrar para um novo sistema de
gestão? Se a resposta for “sim”, então você está prestes a tomar uma importante
decisão. Mas a pergunta que fica é: quanta informação será necessário migrar
para seu novo sistema?
Esta resposta pode conter maiores implicações se você está migrando de um sistema em
nuvem para outro, pois assim que finalizar sua assinatura, você perderá o
acesso a qualquer informação histórica que não tenha integrado ao novo sistema
ou não tenha feito backup (em alguns casos, você pode até mudar sua assinatura
para o plano mais básico disponível, mas nem sempre isso é algo realmente
viável).
Já se você usa um sistema de gestão desktop (daqueles que são instalados no seu
computador), este problema pode ser um pouco menor, pois pode mantê-lo
instalado em seu computador para ter acesso aos dados lá armazenados.
Uma outra decisão que você precisa tomar, é qual o tamanho do histórico que levará
do sistema antigo para o novo? Vai começar totalmente do zero? Vai migrar os
últimos 5 anos? Ou será que vale migrar apenas os dados do último ano? Talvez a
opção seja por migrar somente aquilo que está em aberto para pagar ou receber.
Enquanto algumas empresas, com a justificativa de que os dados antigos estão muito
bagunçados, preferem começar do zero, muitas delas tem medo de acabar perdendo
os dados antigos e precisar deles no futuro.
Abaixo vamos abordar cada uma das reais preocupações das empresas e verificar se
realmente fazem sentido ao ponto de justificarem os esforços necessários para
migrar todas as informações de um sistema para outro.
1ª Preocupação: Compliance Fiscal
Você deve migrar 5 anos de dados para manter o compliance
fiscal de sua empresa junto ao governo ou ao seu contador? A resposta é: não.
Se você precisa manter seus dados apenas para garantir o compliance, você não precisa migrá-los para seu novo sistema, mas apenas manter o backup do seu antigo software
de gestão (no caso de sua licença ser permanente), ou exportar os dados para planilhas (no caso de não ter como acessar novamente seu antigo sistema no futuro).
2ª Preocupação: Relatórios Gerenciais
Novamente, este provavelmente não é um bom motivo paratransferir cada byte de informação. Pergunte-se quais relatórios você precisa e leve de forma sumarizada as
informações para seu novo sistema.
Na maioria dos casos, a migração das informações necessárias para geração de relatórios mensais de P&L (profit & loss, ou “ganhos e perdas” em tradução direta) e relatórios anuais completos dos últimos 3 anos são suficientes. Uma dica importante aqui é já avaliar se há a necessidade de categorizar as informações que estão sendo importadas para gerar os relatórios futuros.
3ª Preocupação: Necessidades Operacionais
Quais informações você realmente precisa para as suas operações diárias? Geralmente
as empresas precisam analisar pedidos de compra e contas passadas apenas para:
- Quais clientes compram os mesmos produtos anualmente?
- Quanto um cliente gastou comigo no passado?
- Quanto paguei por este produto para este fornecedor?
- Quando este produto foi vendido e até quando vai sua garantia?
Ou seja, você deve considerar migrar apenas pedidos de compra e contas passadas,
ao invés de migrar todo seu histórico financeiro.
Sim, talvez fazendo desta forma possa complicar um pouco a geração de relatórios
mensais ou anuais que considerem informações dos diferentes períodos, mas isso
são detalhes técnicos que uma simples conversa com um especialista pode facilmente resolver.
4ª Preocupação: Auditoria
Este é uma motivação difícil. Muitas vezes, ter o histórico completo de todas as transações torna mais simples o trabalho de auditoria. No entanto, geralmente são empresas maiores que demandam auditoria periódica e, portanto, o custo adicional para migrar todas as informações não é um problema.
Em outros casos, vale voltar a analisar outras formas de guarda dessas informações, mesmo que seja fora do sistema, como por exemplo em algumas planilhas.
Conversão gratuita de dados: a chave do sucesso para migração de sistemas
A conversão e migração de dados entre sistemas não é um jogo do tipo “tudo ou
nada”. Existem inúmeras possibilidades e ao analisar suas necessidades de forma
sábia, você pode economizar muito tempo e dinheiro neste processo. E aqui vai
uma dica valiosa:
Quando você vai migrar os dados do seu sistema antigo para o novo sistema, é
fundamental levar em consideração se o sistema permite que você e sua equipe
consigam fazer a migração de dados por conta própria, através do upload de planilhas ou em outros formatos de arquivo.
Com esse poder em mãos, você fica livre para determinar com sua equipe quais
informações são realmente importantes migrar para o novo sistema e, caso note
em algum momento que esqueceu de migrar alguma determinada informação que não
foi importada inicialmente, você pode, simplesmente, buscar essas informações
em seu backup, organizá-las e fazer o upload para seu novo sistema, como uma carga complementar de dados, economizando assim tempo e custos altíssimos de migração e implantação do novo sistema.
E é justamente assim que o Omie, sistema de gestão na nuvem, funciona. Através dele,
você sempre pode importar seus clientes, fornecedores, produtos, serviços,
dentre outras informações, garantindo assim que sua empresa comece a operar
integralmente no Omie o mais rápido possível. Com o sistema Omie também é
possível realizar cargas de dados complementares ao longo do tempo, permitindo
iniciar a gestão da empresa, colocando a casa em ordem, para depois importar os
históricos das movimentações com tranquilidade.
