Como construir uma empresa contábil autogerenciável

Com alta demanda consultiva, empresas contábeis precisam investir no modelo digital e autogerenciar a sua gestão.

31/Mai/2021
Gestão

O mundo vive a era da tecnologia, onde a inteligência artificial vem transformando profissões de todas as áreas. A substituição de alguns postos de trabalho, criação de novas ocupações e requalificação de outras, já traz impactos na realidade de muitas profissões.

Na contabilidade não é diferente. A tecnologia articulou um ganho inesperado para os profissionais e permitiu que essa transformação fizesse parte das rotinas operacionais das empresas contábeis, através da evolução dos métodos de cumprimento de processos.

Inserindo o modelo de contabilidade digital, profissionais automatizaram operações e conquistaram tempo para resgatar a essência da profissão, a consultabilidade. Esse resgate repercutiu na entrega de diferenciação para o ecossistema empreendedor a ponto de render um aumento considerável de credibilidade desses profissionais no mercado.

No entanto, ao automatizar as operações, os contadores passaram a ter uma nova demanda que, dependendo do gerenciamento da empresa contábil, pode se tornar ainda mais exaustiva que as rotinas operacionais, antes atendidas de forma tradicional.

Quando eu cito sobre uma nova demanda, na realidade estou me referindo à tão mencionada contabilidade consultiva, a entrega de valor através do resgate da essência das ciências contábeis.

Porém, esse resgate profissional exige que a empresa contábil reformule o seu modelo de negócio e tenha mais eficiência em sua gestão, além, obviamente, da inserção do modelo de contabilidade digital em suas operações.

Sim, é importante deixar claro que a contabilidade consultiva só é possível após a aplicação do modelo de contabilidade digital nas rotinas contábeis e que essa entrega de diferenciação é o que determinará a permanência e credibilidade do profissional contábil no mercado.

E é a partir da percepção de uma nova demanda que se faz necessária a construção de uma gestão que gere autonomia ao time operacional, tornando viável esse modelo consultivo.

Imaginemos um escritório de contabilidade tradicional que possui um time formado por 20 colaboradores e mais de 200 clientes em sua carteira e que, como todo serviço contábil tradicional, entrega apenas o resultado de atendimento de conformidades ao fisco e aos clientes.

Imagine esse mesmo escritório se transformando em uma empresa contábil de modelo digital. A partir dessa transformação, além de entregar as conformidades, a empresa contábil oferecerá também uma entrega diferenciada de valor, a consultabilidade para os mais de 200 clientes da sua carteira.

Como esses líderes contábeis vão conseguir atender de forma consultiva a essa carteira com mais de 200 clientes e ainda gerenciar as operações internas da sua empresa de contabilidade?

Não se engane! Claramente esses “líderes gestores” não serão suficientes para atender a toda essa demanda. E não falo apenas de toda a carteira de clientes, o que é o maior desafio. Falo do atendimento de toda essa carteira e sobre o gerenciamento da empresa contábil.

Para que essa demanda seja atendida é necessário que o(a) contador(a), como gestor(a), tenha um olhar diferenciado para o autogerenciamento da sua empresa, para funcionamento interno do time, das operações e para a capacidade de entrega de diferenciação a todos os seus clientes. Isso mesmo, estou falando de capacidade.

É a partir dessa percepção em relação a toda essa demanda, que vamos conversar nesse artigo sobre como tornar autogerenciável, principalmente nessa nova era, a sua empresa contábil.

Dois pontos são fundamentais para a construção do autogerenciamento de uma empresa contábil digital e consultiva: a criação de processos ensináveis e bem definidos e a formação de líderes em um time.

Os processos de uma empresa contábil são as atividades ordenadas com as devidas formas de execução para cada operação. O objetivo da criação é gerar fluxo de tarefas de acordo com o modelo de contabilidade, o jeito de ser e a forma que a empresa determinou para uma entrega de valor diferenciado.

Agora vamos conversar sobre como construir esses processos eficientes para melhorar o desempenho operacional do time, determinando desde a coleta de informações dos clientes até a forma de execução, e como será feita a entrega dos serviços.

Se a construção dos processos é importante para toda empresa que quer segurança na execução, ela se torna ainda mais essencial para aquelas que desejam mais crescimento, pois de forma diretamente proporcional, quanto maior for a carteira de clientes, maior será o time necessário para execução das operações.

Apesar de sabermos que a equipe de uma empresa contábil digital agarra uma carteira de clientes bem maior que a equipe de uma empresa contábil tradicional, essa regra de proporção citada acima vale para os dois modelos.

Imagine que o gerenciamento de uma empresa formada por um time de 10 pessoas é diferente do gerenciamento de uma empresa formada por um time de 20 pessoas. Quando os departamentos se tornam maiores em número de pessoas, as chances de falhas nas execuções se tornam maiores. Por isso, a importância da gestão de processos.

Para a construção dessa ferramenta de gestão que descreve visualmente o fluxo das operações, sugiro que você entenda sobre como funcionam os processos internos da sua empresa e qual a direção mais eficiente que pode ser adotada para um resultado sem falhas e retrabalhos.

Além disso, ser uma liderança inteligente é ter consciência sobre a importância de descentralizar as atividades para a criação desses processos e entender sobre a necessidade de formar um time composto por líderes que tenham poderes determinados através de um mapeamento desenvolvido.

Mapear processos é construir uma ferramenta com o objetivo de identificar as informações das tarefas, os fluxos de trabalho, as capacidades de desempenho, as competências e as partes que estarão envolvidas nas execuções. 

A construção dessa ferramenta aumentará a padronização e segurança das operações, trazendo mais eficiência e capacidade de entrega e qualidade. Além disso, vai energizar o time porque as pessoas envolvidas tornar-se-ão especialistas no que ficou determinado, aumentando autoconfiança, autonomia e liderança nos setores.

Para construir esse mapeamento, inicialmente, é necessário avaliar as rotinas através do fluxo das atividades atuais que o time desempenha para execução e entrega dos serviços determinados.

Também é importante entender qual o modelo de negócio de contabilidade que a empresa oferece ao mercado, só assim o gestor determinará processos que entreguem o que a organização promete quando se comunica com os clientes e com o mundo em geral.

“Mas Fabiano, como reunir essas informações sobre os fluxos atuais e o que elas podem trazer de subsídios para que eu desenvolva os novos processos?”

Reuniões, observação de campo operacional, entrevistas com o time de forma individualizada e questionários que reúnam informações sobre o fluxo atual são as principais técnicas que o gestor pode utilizar para avaliar os pontos positivos e negativos das rotinas.

Identificar os pontos positivos e as fraquezas existentes na forma de execução atual que causam ineficiência, queda de produtividade e perda de dinheiro, são estratégias eficientes que evitam a construção de novos processos mal estruturados.

Construir as execuções de tarefas ensináveis com leituras acessíveis e com informações refinadas, além de aumentar a cadeia produtiva da empresa, possibilita um maior controle do desempenho de um time nas atividades de um negócio contábil.

Um modelo de processo simples, mas muito eficiente é o fluxograma. Ao desenhar os fluxos de tarefas junto com a equipe responsável, o gestor formaliza a execução através de processos ensináveis e repetíveis.

Além disso, é muito importante que os fluxogramas estejam publicizados e acessíveis para todo o time consultar quando for preciso para desempenhar as atividades de acordo com o que ficou determinado na modelagem.

Um outro ponto importante é o monitoramento da criação. Após a modelagem de um novo processo vem a fase de execução inicial e esse é o momento em que o(a) gestor(a) e o seu time identificam se os resultados estão sendo colhidos conforme esperado.

É comum que nessa fase de monitoramento seja necessário fazer ajustes que melhorem ainda mais os resultados das tarefas ou que alterem algumas estratégias que não funcionaram na prática.

Um dos processos mais eficientes que uma empresa contábil pode definir está relacionado à construção do fluxo de coleta de informações financeiras e fiscais dos clientes para execução de rotinas de conformidade e geração de relatórios gerenciais.

Ao implantar o ERP de Gestão Omie na empresa contábil e nas empresas dos clientes, o gestor determinará um fluxo simplificado de processos para que a coleta de informações ocorra de forma remota e automatizada, sem o envolvimento dos clientes e sem burocracias.

Esse processo, por mais simples que se torne através do ERP de Gestão Omie, precisa estar determinado em um fluxograma para que a equipe acompanhe e execute o trabalho da mesma forma. Unir essa automatização de processos operacionais a uma excelente gestão, com certeza vai gerar benefícios e segurança incalculáveis nas rotinas.

Acredite, permitir que sistemas avançados executem algumas atividades e otimize tempo para que a equipe contábil se dedique e entregue o trabalho que realmente causa diferenciação é um grande avanço de valor. E isso precisa estar desenhado em um fluxograma.

É através dessa criação que os times dos departamentos fiscal e contábil aumentarão consideravelmente as performances de execução das tarefas, agarrando uma carteira maior de clientes, eliminando falhas e entregando relatórios gerenciais consistentes.

Pensando em dirimir ainda mais os riscos, o gestor(a) contábil digital deve utilizar uma plataforma de gerenciamento para controlar o cumprimento e a mensuração desses processos criados.  

É muito importante entender que ao criarmos processos estamos determinando o fluxo das operações. Já quando implantamos sistemas de controle através da contabilidade digital, estamos acompanhando os fluxos de trabalho do nosso time, que estão baseados nos processos que foram desenhados para as execuções das tarefas.

O segundo ponto fundamental para a construção do autogerenciamento de uma empresa contábil digital é a transformação de uma equipe comum em uma equipe formada por profissionais de alta performance. Nesse caso, estamos falando do capital humano de uma empresa contábil.

Mas para isso é importante que o gestor entenda os seguintes pontos:

1.       A empresa precisa ter o seu modelo de contabilidade definido

 Saber qual o modelo contábil que a empresa oferece ao mercado vai direcionar a equipe a entender qual o tipo de serviço e a forma que será entregue aos clientes.

Por exemplo, o time de uma empresa que trabalha com o modelo de contabilidade digital internalizará que, além das conformidades, entregará também aos clientes a consultabilidade. E é através dessa demanda consultiva que os membros precisarão orientar os clientes para tomadas de decisões de acordo com suas especialidades.

Nesse caso, o time de uma empresa de modelo digital e consultivo precisa ser formado por pessoas que tenham talentos que vão além das demandas técnicas operacionais. Esse time precisa ter habilidade com tecnologia, domínio de comunicação, equilíbrio emocional, empatia e sobretudo ter habilidades em relações interpessoais.

2.       A internalização da cultura organizacional da empresa contábil

Ter os valores, crenças e propósitos definidos e publicizados para a equipe, cria uma linguagem comum a todos os membros, direcionando comportamentos e alinhando todos na mesma vibração.

3.       Seja um líder inspiracional!

 

Para que uma equipe se transforme em um time diferenciado e com poder de decisão é extremamente necessário que a liderança contagie o ecossistema da empresa através da sua história e de atitudes que sejam coerentes com o discurso, entre outros fatores.

Liderar um time exige uma profunda compreensão sobre pessoas. Identificar os pontos fortes e fracos da sua equipe, entender as diferenças entre os membros e transformá-las em uma força única, é um dos grandes desafios para a formação de líderes.

Como gestor(a), entender a capacidade individual e coletiva da equipe, além de ativar seus talentos, permite que se defina os papéis e as responsabilidades de cada membro dentro dos processos que foram desenhados.

Por exemplo, identificar que a colaboradora “A” possui mais habilidades com comunicação e vendas do que com a execução das rotinas do departamento pessoal, é de fundamental importância para que o gestor reconheça esse talento e o direcione para as atividades do setor comercial da empresa, onde ela desempenhará uma excelente entrega e liderança.

4.       Formação de Time 

Além de avaliar a capacidade técnica, é importante entender como os colaboradores se comportam na execução de tarefas interligadas, ou seja, como executam operações em conjunto. Como gestor(a), transformar um conjunto de pessoas com diferentes habilidades em um super time gera uma força de liderança na empresa capaz de tornar você a parte menos relevante.

Os pontos citados acima, sobre a formação de líderes para o autogerenciamento, estão totalmente ligados à necessidade que uma empresa contábil digital e consultiva tem de formar um time com autonomia que atenda à alta demanda que a consultabilidade gera.

Entregar poder de liderança ao time de uma empresa que possui processos de gestão bem definidos gera um impacto imensurável na qualidade dos serviços que essa empresa oferece aos clientes.

Por isso, se você quer ser um(a) contador(a) consultivo(a), torne-se digital e crie uma gestão eficiente de processos para que o seu serviço esteja coerente com o que a sua empresa promete ao seu cliente e ao mundo.


Fabiano Azevedo

Fabiano Azevedo, contador consultor, CEO e sócio do escritório Tática Contabilidade. Como palestrante, com conteúdo voltado para o mercado de contabilidade e empreendedorismo, desenvolve um trabalho de disseminação de conhecimento na intenção de ser um fator de soma na vida profissional das pessoas.

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