Com uma rotina cada vez mais acelerada e diversos processos ocorrendo ao mesmo tempo, o contador pode se ver meio perdido ao organizar informações e demandas de todos os clientes, por isso, contar com o auxílio de ferramentas para escritório de contabilidade é essencial para evitar transtornos e até mesmo erros.
Tais ferramentas tecnológicas fornecem o apoio necessário para colocar em ordem toda a operação de uma contabilidade. Afinal, a organização é uma importante impressão a se passar para a quem prestamos serviço.
Que tal facilitar a sua rotina? Pensando nisso, separamos dicas de ferramentas para escritórios de contabilidade. Acompanhe a leitura!
Ferramentas para facilitar a rotina dos contadores
Sabemos que a rotina contábil é difícil, pois envolve vários fatores, como estar por dentro das legislações tributárias, a realização de análises financeiras, dentre outras demandas que ocorrem constantemente. Para isso, podemos contar com algumas metodologias que auxiliam bastante.
Além disso, existem ainda ferramentas que facilitam — e muito — o dia a dia dos contadores. Confira as mais utilizadas, logo abaixo!
Armazenamento de documentos
Se você tem o costume de imprimir documentos e armazená-los de forma física, saiba que o armazenamento em nuvem é a forma mais indicada para mantê-los íntegros e facilmente acessíveis por quem deve acessá-los. A segurança e a acessibilidade são os grandes benefícios do armazenamento na web. A seguir, você confere algumas ferramentas que oferecem esse tipo de facilidade.
Arquivei
O Arquivei oferece soluções para micro, pequenas, médias e grandes empresas e escritórios contábeis. Dentre suas funcionalidades está o download e o armazenamento, em tempo real, de todas as NFes e CTes emitidas contra o CNPJ de qualquer lugar do país.
Google Cloud
O Google Cloud conta com diversas ferramentas em nuvem, dentre elas, uma voltada para serviços financeiros, capaz de gerenciar dados e realizar análises, excelente para o dia a dia de um escritório de contabilidade.
Dropbox
O Dropbox permite o armazenamento e o compartilhamento de documentos com segurança, além de assinatura digital e gerenciamento de tarefas e atualizações de arquivos.
Comunicação com clientes e colaboradores
Para além da organização interna de processos, a comunicação com clientes e colaboradores também deve ser uma preocupação do contador. Confira algumas das plataformas que podem te ajudar nessa missão.
Slack
A ferramenta Slack se propõe a organizar o fluxo de trabalho de diversos segmentos de mercado, até mesmo nas empresas de maior porte. Ela permite integração para o gerenciamento de tarefas e a criação de canais de comunicação com os colaboradores e com os clientes, em qualquer lugar do mundo.
Discord
O Discord é uma ferramenta de comunicação que já fez mais sucesso no mundo dos games. Hoje em dia, também é utilizada no mundo corporativo.
Com versão gratuita e fácil de utilizar, é uma alternativa para deixar de lado aplicativos de mensagem, como o WhatsApp, com a finalidade de trabalho. É um aplicativo super indicado para a comunicação interna, onde as conversas por áudio são o maior atrativo.
Google Meet
A ferramenta Google Meet também possui uma versão gratuita e é indicada para a comunicação com prospects do negócio.
É possível realizar chamadas de vídeo que permitem o compartilhamento de tela e mensagens via chat, o que ajuda no encurtamento de distâncias, mesmo quando as duas partes estão em lados diferentes do mundo.
Acompanhamento de tarefas e gestão de tempo
Fazer a gestão de tarefas e de prazos também é uma regra de ouro em qualquer mercado. Na contabilidade, não é diferente. Confira algumas soluções!
Trello
O Trello é uma ferramenta utilizada para descrever tarefas e colocar prazos para as respectivas conclusões. É útil no planejamento e na visualização do que precisa ser executado em determinado período de tempo. Possui uma versão gratuita e é indicado para gestão individual ou de grupos.
Leia também: Kanban: o que é e quais seus benefícios
Asana
A ferramenta Asana é indicada para gestão online de colaboradores de empresas, permitindo a visualização de tarefas por todos, assim como o prazo e o responsável por cumpri-la. Também possui versão gratuita.
Monday.com
A Monday.com é uma ferramenta visual que permite a gestão de equipes em qualquer lugar do mundo. Nela é possível criar um fluxo de trabalho com escopo de projeto, datas e responsáveis.
Google Keep
O Google Keep permite criar notas, lembretes e marcadores que podem ser compartilhados com outras pessoas. Ele possui versão gratuita e é útil para que contadores compartilhem insights entre si.
Forest
O Forest é um aplicativo cuja missão é fazer com que as pessoas mantenham o foco. Ele ajuda as pessoas a gerenciarem o tempo e se tornarem menos dependentes do celular, que convenhamos, atrapalha quando emite o sinal de uma notificação bem quando você está entrando no modo de concentração.
Instalação e atualização de aplicativos do governo
Instalar e atualizar aplicativos do governo digital tem demandado do seu tempo? Conheça a solução que vai te ajudar nessa tarefa.
GovBox
O GovBox é um aplicativo que toma para si a responsabilidade de instalar e atualizar aplicativos ligados ao governo, que são comumente utilizados por contadores, como, por exemplo, o eSocial.
ERP: gestão empresarial
A sigla ERP significa enterprise resource planning, que em português, significa “sistema de gestão integrado”. Um sistema de gestão empresarial entrega tudo o que um negócio precisa para organizar o financeiro, o comercial e a parte de vendas.
Ele é capaz de se integrar a outras soluções, além de ser modular, ou seja, o cliente escolhe quais módulos são necessários para atender às demandas de um determinado negócio.
Sistema ERP Omie
A Omie é um sistema de gestão empresarial (ERP) completo. São entregues soluções para todas as áreas citadas, inclusive, para o contador. Com ele, é possível realizar uma contabilidade ágil e totalmente digitalizada.
A Omie possui funcionalidades que evitam o retrabalho, entregam mais produtividade para a rotina contábil, de forma simples, intuitiva e eficiente. Ela permite a otimização da gestão financeira por meio de serviços personalizados, como o BPO Financeiro.
Com o sistema ERP é possível fazer o controle e a emissão de notas fiscais, e um dos seus maiores benefícios é que o sistema, por ser na nuvem, acompanha automaticamente as novidades em leis e demais assuntos que impactam o financeiro de uma empresa, ou seja, você vai estar sempre os as entregas legais, evitando problemas para o escritório e para seus clientes.
Foco e energia em tarefas que vão te trazer resultados
A gestão de um escritório de contabilidade passa por inúmeros processos, tarefas e atividades no dia a dia que não podem parar – mas que podem ser otimizadas!
Ao contar com ferramentas de trabalho, é possível ganhar produtividade, economizar tempo e capital humano, deixando horas livres para você focar em um bom atendimento ao cliente, na resolução de problemas e nas estratégias do seu negócio.
Conte com a Omie, tanto como ferramenta, quanto como parceiro estratégico de negócio. Descubra como ser um contador parceiro Omie e todos os benefícios envolvidos!
