Chegamos agora, neste 8º passo do nosso Guia Bloco K, a um dos aspectos do envio de informações que mais requer atenção, que é o registro das operações realizadas por encomenda. Mostrarei aqui como deve ser resolvida esta questão tanto do ponto de vista do que encomenda, como do industrializador.
Para quem encomenda
Toda empresa que envia os seus materiais para serem industrializados em estabelecimento de terceiros deverá demonstrar essas operações no Bloco K. Dentro do layout, elas devem ser introduzidas nos registros K250 e K255, onde são informados os produtos fabricados ou beneficiados e os insumos enviados e utilizados pelo industrializador na execução do trabalho.
Deste modo, conforme o tipo de trabalho a ser executado e de acordo com os insumos enviados, penso que deverá haver uma comunicação detalhada entre as partes para que o produto seja fabricado de acordo com uma ficha técnica cadastrada no Bloco 0 no Registro 0210.
Em um dos escritórios contábeis ao qual presto consultoria, me perguntaram o seguinte: o que o industrializador é obrigado a colocar na nota fiscal para que o nosso cliente preencha esta informação no Bloco K?
Respondi que: na verdade a lei não estabelece nenhuma obrigatoriedade de informações na nota fiscal. As informações fiscais que o industrializador precisa colocar na nota fiscal na realidade não tem como um de seus objetivos o preenchimento do Bloco K.
O layout do arquivo exigirá naturalmente informações que não vão constar na nota fiscal, como por exemplo, a quantidade de cada matéria recebida e utilizada pelo industrializar, uma eventual substituição de matéria prima que aparece na ficha técnica ou o estoque de insumos do encomendante, que estão com o industrializador. Todos estes são detalhes que não cabem numa nota fiscal.
Por isso, é necessário que as duas partes conversem para definir de que modo estas informações serão partilhadas com sucesso.
Por fim, lembro ainda que o encomendante deve adotar controles seguros que lhe permitam mensalmente determinar o estoque de materiais em poder do industrializador. Para esta tarefa, ele notará que o uso de um sistema de gestão é imprescindível.
Para o industrializador
Como também atendo escritórios que possuem clientes do lado dos industrializadores, já escutei bastante também a pergunta inversa, com o que estes clientes devem se preocupar?
Basicamente, o industrializador deverá realizar sua produção levando em conta as especificações técnicas definidas pelos seus clientes, ou seja, devem seguir a ficha técnica indicada pelo encomendante.
Nos casos em que as matérias primas forem enviadas pelo encomendante, os industrializadores deverão possuir um controle que os permita saber quanto foi utilizado de cada matéria prima em cada remessa de retorno da industrialização.
Deverão também registrar eventuais substituições de matéria prima que consta na ficha técnica para que o encomendante registre essa informação no seu K255.
Enquanto o encomendante informará a industrialização em terceiros nos registros K250 e K255, o industrializador registrará também as mesmas operações no seu Bloco K, mas nos registros K230 e K235.
O industrializador deverá também informar, no registro K200, o estoque de materiais do encomendante que estiver ainda em seu estabelecimento. Percebam que tanto o encomendante como o industrializador informam dados quase que de forma espelhada, nos registros 230, 235, 250, 255 e 200.
O grande desafio para os escritórios de contabilidade será fazer com que seus clientes disponibilizem essas informações mensalmente e corretamente, no começo do mês para envio do Bloco K. O contador tem a confiança de seu cliente e precisar agir como aquele que o informa destas obrigações, para evitar que seus clientes sejam punidos com multas por não cumprirem estas obrigações.
Mais uma vez repito: Um bom sistema, controles internos e conscientização dos clientes são fundamentais neste cenário, só assim você garante que o Bloco K não será um problema para a vida dos seus clientes.
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Veja os demais passos:
