Guia Bloco K – Passo 9 – Alinhando funcionários

Seu cliente estar bem informado sobre o Bloco K é imprescindível, mas os reais protagonistas que precisam saber o que fazem são aqueles que alimentam o sistema

31/01/2019
Contabilidade
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Nos nossos passos anteriores, falamos sobre diversos pontos importantes para a geração do Bloco K, tais como: entendermos profundamente o que é, explicar detalhadamente ao cliente, preparar sistemas, cuidar dos cadastros, e vários outros detalhes importantes para garantir o cumprimento desta nova obrigação.

Agora quero falar sobre a importância de preparar os funcionários do seu cliente e do seu escritório contábil para incluir estas novas obrigações nas suas rotinas de trabalho. Uma vez que seu cliente já entende a complexidade e seriedade que acompanha as exigências do Bloco K, temos que direcionar o foco na direção daqueles que serão os verdadeiros protagonistas, a linha de produção.

São as pessoas que trabalham diretamente na linha produtiva que terão que alimentar as informações do sistema que vão compor o Bloco K. Tempos atrás em uma palestra, um empresário presente me confidenciou a dificuldade de implantação dos métodos para cumprir o Bloco K justamente pela questão da adesão das equipes de produção aos novos processos criados.

Ele na verdade me falou que suspeitava até que poderia estar havendo um boicote de algumas partes do processo. É comum que haja resistência dos funcionários quando novos processos de controle são criados, a maioria de nós na verdade é resistente a mudança em geral, por imaginarmos que elas trarão desconforto.

Organizando a produção

A principal fonte de informações para o Bloco K são justamente as ordens de produção. Como você provavelmente já sabe, estas mostram que cada produto é fabricado com base em uma ficha técnica definida previamente.

Os materiais necessários para a produção são requisitados junto ao almoxarifado com base nesta ficha e, se no decorrer do processo produtivo houver a necessidade de apontar eventuais perdas ocorridas no andamento da produção, isso deve ser documentado também.

É preciso que sejam criados processos estabelecendo os caminhos para que isso ocorra sem transtornos ou erros. Os passos precisam ser seguidos, desde a emissão do pedido de compra, passando pela produção, estocagem, emissão da nota fiscal pelo faturamento e expedição da mercadoria para o cliente.

Além disso ainda deve-se criar procedimentos para devoluções de mercadorias ou eventuais necessidades de reprocessamento de produtos. É preciso que os funcionários envolvidos em todas estas etapas saibam como inserir e manipular todos esses dados dentro do sistema da empresa. Muitas vezes além de um treinamento para os procedimentos internos também é necessário também um treinamento para operacionalizar o sistema.

E por fim, devemos ainda pensar no caso dos industrializadores que devem definir internamente como será o processo de informar seus clientes os dados necessários para que o cliente possa alimentar os registros K250 e K255 deles.

Quem vai alimentar o sistema? Como vai alimentar? Quando vai alimentar? E quando vai enviar aos clientes estas informações? Todas estas perguntas precisam estar respondidas para evitar transtornos.

Para aqueles clientes que mandam alguns produtos para serem industrializados fora da sua empresa, estes devem por sua vez pensar nos mesmos aspectos sobre receber informações de fora para alimentar o seu sistema.

Há muita lição de casa a ser feita para que todas as pessoas envolvidas no manejo destas informações estejam em sintonia. E este alinhamento é fundamental, assim permitimos que o sistema funcione como deveria e evitamos problemas que potencialmente podem se tornar uma enorme bola de neve simplesmente por nascerem de uma falta de padrão de trabalhar.

Se você deseja ter uma visão completa de todas as obrigações do Bloco K, confira o eBook que produzi em parceria com a Omie, sobre Bloco K para empreendedores e contadores.

Veja os demais passos:

Passo 1 do Guia Bloco K

Passo 2 do Guia Bloco K

Passo 3 do Guia Bloco K

Passo 4 do Guia Bloco K

Passo 5 do Guia Bloco K

Passo 6 do Guia Bloco K

Passo 7 do Guia Bloco K

Passo 8 do Guia Bloco K

Prof. Antonio Sérgio

Antonio Sérgio de Oliveira é palestrante, professor e autor de diversos livros (e-Social, SPED, Bloco K, Substituição Tributária), com mais de 25 anos de experiência no segmento tributário e fiscal.

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