Para que servem programas de contabilidade e como escolher

Entenda a função dos programas de contabilidade e como escolher o melhor para obter resultados reais em sua empresa.

16/Mai/2022
Contabilidade

Não tem como escapar: todo profissional contábil, mesmo que iniciante, precisa da ajuda de programas de contabilidade para organizar o seu negócio, já que a tecnologia facilita a execução das demandas e agiliza todo o processo, facilitando a organização.

Neste artigo, entenda a importância desses softwares em seu negócio contábil e veja as nossas dicas de como escolher o ideal para atender às suas necessidades, afinal, uma ajuda tecnológica torna os desafios possíveis e mais produtivos.

Então, continue conosco e boa leitura!

Qual é a importância dos programas de contabilidade?

Basicamente, um software de contabilidade é um programa que automatiza as demandas complexas e que exigem muito trabalho manual, centralizando todos os dados e tarefas referentes à contabilidade da empresa. Ele possibilita a gestão da área, com todas as informações e os registros que o profissional contábil precisa para executar suas ações.

Os sistemas de contabilidade são essenciais para a organização dos processos dentro de um escritório de contabilidade, pois a responsabilidade com prazos e valores das entregas aos seus clientes é extrema.

Junto com a modernização das demandas, essa ferramenta de contabilidade traz benefícios e promove a melhoria da qualidade da contabilidade de qualquer negócio.

Vantagens em contratar um programa de contabilidade

Conheça os principais benefícios de contratar essa tecnologia para seu negócio:

1. Redução de custos

Alguns enxergam essa implementação como sendo um gasto, porém, ele é um investimento.

A redução de custos ocorre uma vez que a quantidade de tarefas do contador diminui devido a automatização de muitas delas, reduzindo os erros e aumentando a precisão dos resultados. 

Assim, também, é possível limitar os custos administrativos, como gastos extras com colaboradores e com materiais e ferramentas que são utilizados no cotidiano para a prestação de serviços.

2. Aumento da produtividade

Um bom software, ainda mais quando aliado a um sistema de contabilidade, traz o aumento de produtividade já que grande parte de suas atividades serão realizadas automaticamente. Logo, as estratégias do escritório de contabilidade podem ser repensadas, e vistas com novas observações, da mesma forma com que outras questões que mereçam atenção devem ser analisadas.

3. Redução de erros diversos

Uma informação equivocada inserida ou o esquecimento de algum dado pode comprometer todo o seu trabalho, não é mesmo? Ter que refazer é trabalhoso e custa mais horas.

Pois é, mas o programa de contabilidade reduz drasticamente as muitas falhas humanas como erros em cálculos, por exemplo.

4. Agilidade dos procedimentos

Contando com um sistema contábil, as informações de notas, dados e registros estarão sempre organizadas, já que são extraídas automaticamente de outros sistemas e permitem automatizar uma série de ações. Consequentemente, ganha-se agilidade e produtividade no dia a dia.

5. Segurança dos dados

Um software garante uma maior segurança na proteção de dados e informações relevantes da contabilidade de uma empresa e de seus clientes. Isso porque o sistema realiza cópias de segurança e aumenta a confidencialidade dos dados, na medida em que limita o acesso a eles, e é você quem definirá quais colaboradores terão esse acesso.

6. Integração entre sistemas

Um software de contabilidade eficaz é capaz de fazer a integração com diversos outros programas, captando dados facilmente, não necessitando de cadastro manual. O programa agiliza os procedimentos, já que permite acesso das informações aos demais departamentos, além do contábil, para que usem as informações ali existentes.

O que um programa de contabilidade precisa ter?

Então, qual é o melhor programa de contabilidade? O software precisa, além de oferecer fácil usabilidade, possuir os recursos mais inteligentes para agilizar a sua rotina. 

Para isso, ele deve ser intuitivo, com layout convidativo, passos de processos automáticos e cálculos rápidos, colocando você no controle de todo o processo. Veja a seguir nosso check list para a escolha de um software de contabilidade certeiro para a sua empresa:

Gestão e serviços

  • Acompanhamento de fluxo de caixa: realize o lançamento das contas a pagar e receber, além de estimativas de receitas e despesas e outros.

  • Emissão de Notas fiscais: essa gestão deve ser intuitiva e prática, além de permitir integração com as plataformas fiscais governamentais.

  • Emissão de boletos: emita boletos de cobrança com muito mais praticidade e segurança.

  • Gestão de contratos: evite os riscos que possam ocorrer durante as etapas do documento de forma segura e confiável.

  • Criar relatórios: crie relatórios de todos os departamentos de sua empresa contábil, integrando as informações, seja de venda, marketing, financeiro, administrativo, ou qualquer outro.

  • Faturamento: tenha acesso fácil e rápido para gerir o faturamento de seu escritório.

  • Folha de pagamento: centralize dados e documentos de seus colaboradores em uma única plataforma.

  • Gestão de faturas de vendedores e fornecedores: tenha acesso fácil ao valor total para maior controle.

  • Rastreamento de despesa: tenha um controle assertivo e informações antecipadas para tomada de decisões.

Estoque e produção

  • Gestão de estoque: controle as reservas de materiais para suprir as necessidades de abastecimento em geral.

  • Acompanhamento de produção: gere melhores resultados com a mesma capacidade produtiva.

  • Acompanhar o estoque: com suas regras e padrões, para acompanhar em tempo real as saídas e entradas de produtos.

Finanças e tributos

  • Acompanhamento financeiro: praticidade e agilidade em tempo real e com precisão para as melhores decisões.

  • Conciliação bancária: para você gerir as finanças de seu escritório com agilidade e sem erros.

  • Automação bancária: simplifique e agilize os métodos anteriormente manuais.

Integração com outros softwares

É imprescindível que o software escolhido tenha o objetivo de realizar a importação automática e independente dos dados necessários ao seu trabalho. Além disso, um sistema contábil com integração com o cliente permite eliminar boa parte do trabalho operacional do contador, aumentando sua produtividade na entrega final.

Traga a tecnologia para seu dia a dia contábil

Como você percebeu, a aceleração da rotina contábil é uma necessidade básica já que com a inserção da tecnologia a contabilidade segue extremamente relevante, mas a forma de fazê-la é diferente.

Uma vez que o profissional contábil não precisa mais manualmente preencher dados, lançar pagamentos e emitir notas fiscais, pode se dedicar ao seu papel consultivo. Além do mais, hoje o contador atua como parceiro estratégico dos clientes, ajudando na tomada de decisão e dando o suporte que os empresários precisam. 

Um sistema contábil com integração com o cliente permite eliminar boa parte do trabalho operacional do contador.

E um bom sistema contábil deve acompanhar o crescimento da sua empresa. 

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