Hoje em dia, automatizar processos por meio de tecnologias virou necessidade para os negócios que procuram por crescimento e sustentação. Ainda assim, automações financeiras, como por exemplo o uso de um sistema de contabilidade, são pouco exploradas, com empreendedores ainda usando estratégias como o “caderno de caixa” e de programas como o Excel.
Um sistema de contabilidade serve, em especial, para melhorar como você contador e seus clientes lidam com atividades de rotina relacionadas ao setor das finanças. Ele facilita tarefas que levam tempo e são complexas!
No entanto, surgem algumas dúvidas: como escolher um bom sistema? Como eles funcionam? Quais os tipos? Continue a leitura, pois, ao decorrer deste artigo, responderemos com detalhes todas as suas dúvidas relacionadas ao assunto. Vamos lá?
Qual o papel de um sistema contábil?
O papel de um sistema contábil é oferecer mais agilidade e praticidade ao dia a dia do contador. Com a digitalização, a sua empresa elimina uma papelada e diversas planilhas que levam tempo, baixam a produtividade e são suscetíveis a falhas humanas.
As funcionalidades impactam diretamente todas as áreas da contabilidade, pois permitem acesso a documentos e áreas como: controle de estoque e de vendas, emissão de notas fiscais, normas tributárias e societárias, lançamentos, protocolos, armazenamento de dados e contato com clientes. Em resumo, tudo o que envolve a rotina contábil.
Ao adotar um sistema contábil na sua empresa, surgem diversos benefícios diretos, como:
- Segurança no armazenamento de dados;
- Evita possíveis erros de cálculos;
- Custo-benefício;
- Aumento de produtividade;
- Integração de tarefas;
- Praticidade e agilidade em tarefas de rotina;
- Melhor controle de dados;
- Redução de custos;
- Facilidade de implementação, entre outros;
Se você quiser saber um pouco mais sobre os benefícios da automação no dia a dia dos empreendimentos, temos um conteúdo dedicado ao tema: Reflexos da automatização da contabilidade para profissionais!
Principais funcionalidades de um sistema de contabilidade
Diversos são os ganhos de contar com um sistema de contabilidade. No entanto, é preciso entender alguns detalhes e funcionalidades para escolher o sistema adequado para sua empresa.
Pensando nisso, separamos algumas das principais funcionalidades para você conhecer:
1. Importação de dados
Essa é uma das operações mais valiosas que uma organização pode ter. No caso da contabilidade, um sistema possibilita a importação de dados de forma totalmente digital.
Além disso, funciona como um facilitador no processo de escrituração contábil, pois permite transferir as notas fiscais dos clientes diretamente da Receita Federal, o que auxilia na apuração de tributos de modo ágil e seguro.
2. Integração de dados
Muitos setores de um só negócio estão conectados e dependem um do outro. Então, no caso do uso de um sistema para cada um deles, caso haja necessidade de registrar manualmente, diversas dificuldades podem ser encontradas no meio do caminho.
Para resolver esse problemão, o sistema contábil integra os dados e realiza o levantamento de custos com precisão e agilidade. Diferentemente da situação descrita anteriormente, a integração de dados faz com que tomadas de decisões relacionadas à gestão de custos sejam feitas com base nas transações da empresa.
3. Atualização de legislação
Saber os motivos de contar com um sistema de contabilidade na sua empresa também passa por questões legislativas. Eles são muito importantes para que trabalhadores da área não sofram com possibilidades de multas por desconhecimento ou desatualização.
O Brasil é um país que conta com bastante obrigações legais quando o assunto é o ramo empresarial. Nesse sentido, diversas leis existentes fazem com que contadores experientes ou iniciantes se confundam no exercício profissional.
Para atuar com mais segurança e não sofrer penalidades, os profissionais precisam contar com softwares de contabilidade para garantir uma atualização legislativa automática.
Apuração automática de tributos
Outra grande funcionalidade do sistema contábil é a apuração automática de tributos. Já falamos brevemente sobre isso, mas não custa reforçar: planilhas do Excel e anotações em papel, perdem-se com o tempo e são mais suscetíveis a falhas humanas.
Para evitar multas, erros e aumentar a produtividade, agilidade e ganho de tempo, é preferível automatizar esse processo. Sem a ajuda da tecnologia, é extremamente complicado calcular tudo isso diariamente.
O assunto é tão vasto que montamos um conteúdo específico sobre o tema: Tecnologia em contabilidade: transformação digital nos serviços contábeis.
Tipos de sistema contábil
No geral, existem três categorias de sistemas de contabilidade disponíveis para as empresas. Elas se relacionam diretamente com as necessidades de cada negócio e suas áreas financeiras.
Low-end
O low-end é um sistema simples, utilizado para atividades com menor nível de exigência dentro do ramo da contabilidade empresarial, como cálculos, geração de guias e gestão da folha de pagamento.
Mid-end
O mid-end é voltado para necessidades mais avançadas, como as integrações com sistemas de gestão e banco de dados. Também é conhecido como Mid-Market e é capaz de automatizar diversas funções essenciais para a contabilidade.
High-end
Os sistemas high-end estão no nível mais alto de complexidade e, no geral, atendem ao público de grandes empresas. Eles contam com soluções mais avançadas, como gestão de crédito.
Ao escolher um dos tipos, atente-se à necessidade do seu negócio e o quanto de orçamento tem disponível para essa finalidade.
O que considerar para escolher um sistema de contabilidade?
Decidir sobre qual o melhor sistema de contabilidade exige, inicialmente, entender qual o cenário do negócio e como esse sistema poderia melhor contribuir para o sucesso da empresa. Na hora de escolher, leve essa e algumas outras questões em consideração!
Confira alguns dos principais critérios para escolher um sistema de contabilidade:
- Armazenamento em nuvem: Verifique a possibilidade de consultar e atualizar dados com segurança em tempo real e de qualquer lugar;
- Integração com outros sistemas: Um bom sistema contábil é capaz de se integrar com diferentes sistemas complementares de outras áreas;
- Segurança de dados: Opte por um software que entregue segurança, pois a contabilidade lida com informações patrimoniais, tributárias e financeiras;
- Gerenciamento de atividades: Garanta o oferecimento de gerência e análise de desempenho dos colaboradores para otimizar a delegação de tarefas;
- Automatização: Verifique se o sistema é realmente automatizado e possibilita o carregamento automático de tabelas legais;
- Suporte oferecido pela empresa: veja se a empresa que fez o sistema oferece atendimento de qualidade, se há consultorias e capacitações.
Falou em sistema de contabilidade, pensou Omie!
Até aqui, você entendeu as vantagens de contar com um sistema de contabilidade nas atividades de rotina do setor de contabilidade e no negócio como um todo.
E se você procura por uma solução para destravar o crescimento da sua empresa e otimizar atividades contábeis de rotina, conheça o Omie: um sistema ERP completo, online, integrado e sem complicação!
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