Sistema ERP: o que é? Guia Completo

A gestão empresarial eficiente é fundamental para o sucesso de qualquer negócio. Um dos componentes mais importantes dessa gestão é o sistema ERP. Mas, afinal, o que é um sistema ERP e como ele pode beneficiar sua empresa?

Um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é uma plataforma integrada de gestão empresarial que reúne diversas funcionalidades em um único software. Ele permite que diferentes departamentos de uma empresa compartilhem informações e trabalhem de forma mais coesa e eficiente.

Aprenda tudo sobre a ferramenta, como funciona e os diferentes tipos de Sistemas ERP disponíveis!

O que é um sistema ERP?

Um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é uma solução integrada de software que permite a gestão eficiente e holística dos recursos de uma empresa. Teve origem nos anos 1960, quando as empresas começaram a adotar sistemas computacionais para gerenciar suas operações.

No cenário brasileiro, a implementação mais expressiva ocorreu nas décadas de 1990 e 2000, impulsionada pela busca por maior eficiência e competitividade nas empresas, e envolveu adequação a requisitos fiscais e legislações específicas, tornando-se uma ferramenta essencial para a gestão empresarial no país.

Ao centralizar dados e processos, o ERP proporciona uma visão abrangente das operações, abrangendo desde finanças, produção, distribuição até recursos humanos, de modo a permitir uma tomada de decisão mais informada e eficaz, impulsionando a eficiência operacional e a competitividade empresarial.

Como funciona um sistema ERP, na prática?

Na prática, um sistema ERP opera como uma plataforma integrada que unifica e otimiza os diversos processos operacionais de uma empresa, consolidando dados de diferentes departamentos em um único sistema acessível, promovendo a comunicação eficiente e a colaboração entre as áreas.

Um sistema ERP automatiza tarefas repetitivas, reduzindo erros e aumentando a eficiência. Por exemplo, processos como faturamento, emissão de relatórios e gestão de estoque são simplificados e agilizados e a integração entre módulos permite que as atualizações em uma área reflitam automaticamente em outras, eliminando redundâncias e melhorando a precisão das informações.

O diferencial reside na capacidade de automação de processos, de integrar dados,  e fornecer uma visão abrangente e em tempo real das operações empresariais, impulsionando a eficiência e a tomada de decisões informadas.

Quais empreendimentos podem usar um sistema ERP?

São muitos os tipos de negócios que podem ter o sistema ERP como uma ferramenta facilitadora na rotina. Algumas delas, com as respectivas tarefas, são:

Empresas de manufatura

• Otimização de processos de produção;
• Controle de estoque eficiente;
• Gestão de cadeia de suprimentos.

Empresas de varejo

• Controle de inventário em tempo real;
• Integração de dados entre vendas e finanças;
• Gestão de clientes e relacionamento.

Empresas de serviços

• Gerenciamento de projetos e alocação de recursos;
• Controle de custos e faturamento;
• Monitoramento do desempenho da equipe.

Setor financeiro

• Contabilidade e relatórios financeiros integrados;
• Gestão de ativos e passivos;
• Conformidade regulatória.

Recursos humanos

• Administração de folha de pagamento;
• Gestão de talentos e desenvolvimento;
• Controle de horas e presença.

Saúde e assistência médica

• Registro eletrônico de pacientes;
• Gerenciamento de estoque de medicamentos;
• Agendamento e otimização de recursos.

Empresas de tecnologia

• Desenvolvimento e acompanhamento de projetos;
• Controle de qualidade e processos;
• Gestão de contratos e fornecedores.

Empresas de logística e transporte

• Rastreamento de remessas e frota;
• Otimização de rotas e distribuição;
• Controle de custos operacionais.

Quais as vantagens e benefícios em usar um ERP?

Uma das principais vantagens do sistema ERP é a possibilidade da gestão integrada dos processos empresariais, dentre elas:

Otimização e automação de processos

Ao utilizar um ERP, ocorre uma redução do tempo das atividades burocráticas realizadas. A automatização de tarefas e processos por meio da tecnologia de inteligência artificial permite simplificar a realização das demandas, sem perder a qualidade.

Gestão integrada e segurança dos dados

Com o auxílio de um ERP, todas as informações da sua empresa se concentram em uma única plataforma, possibilitando total integração entre os setores e departamentos.

Além disso, o software proporciona a segurança dos dados e das operações realizadas, que ficam armazenados em grandes bancos de dados criptografados. O armazenamento desses dados é realizado conforme a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Redução de riscos e melhores tomadas de decisões

Ao obter os dados de qualquer área da empresa com rapidez e agilidade, você e sua equipe adquirem um maior poder de análise de qualquer risco ou falha nos processos em tempo real.

Com acesso rápido a informações confiáveis, a sua empresa sai na frente no mercado competitivo, o que permite fazer um bom planejamento financeiro empresarial e tomar decisões no momento certo!

Diminuição de erros

Com um sistema ERP, você diminui drasticamente os erros e falhas no gerenciamento de qualquer informação.

Em especial, aqueles causados pela integração de dados automática entre os módulos e setores, evitando também a duplicidade de lançamentos. Com esse sistema, é possível substituir facilmente as planilhas e arquivos em papel!‍

Gestão comercial

Muitos ERPs possuem uma plataforma de gestão comercial própria ou permitem a integração de outro aplicativo. Por isso, o software é extremamente eficiente para tarefas como analisar o desempenho das equipes comerciais, histórico de negociações e vendas concretizadas.

Existe também a possibilidade de melhor avaliação da performance de um produto vendido ou serviço realizado.

Faturamento de notas sem complicação

A emissão de notas fiscais em um ERP costuma ser um processo extremamente simples e rápido.

Elas integram-se aos módulos comercial e financeiro para conciliação dos dados de faturamento e podem ser automaticamente enviadas ao cliente por e-mail, facilitando sua rotina e também do financeiro de quem você atende.

O ERP é indicado para qual categoria de empresa?

O mesmo sistema ERP pode funcionar de diferentes maneiras para cada categoria de empresa, dependendo do plano ou pacote oferecido. Uma coisa é certa: ele pode ser um dos maiores aliados para o crescimento de qualquer uma delas, seja ela de pequeno, médio ou grande porte.

Micro e pequenas empresas

Para as micro e pequenas empresas, o sistema ERP pode se tornar o primeiro passo para uma organização completa de todas as atividades e dados de uma vez por todas.

Muitos dos pequenos empresários têm certa dificuldade em organizar as informações, simplesmente porque não acreditam que isso seja necessário. Porém, mesmo com um baixo investimento, o empresário pode:

• Organizar suas informações corretamente;
• Automatizar tarefas e garantir muito mais tempo para pensar na melhor estratégia de evolução;
• Ter dados corretos facilmente em mãos;
• Conquistar eficiência e produtividade nos seus processos.

Médias empresas

Para as médias empresas, que já contam com um pouco mais de complexidade em seus processos, o uso de um sistema ERP colabora para:

• Aprimorar as análises empresariais;
• Permitir que colaboradores atuem de modo mais estratégico;
• Eliminar muitos processos manuais com tarefas automatizadas;
• Garantir que informações sejam geradas com mais rapidez, de forma mais completa e precisa;
• Ter processos mais eficientes devido à integração dos setores;
• Impulsionar o planejamento estratégico.

Grandes empresas

Os softwares mais utilizados nas grandes empresas são aqueles que, de alguma forma, transformam o trabalho pesado e complexo do dia a dia em operações mais simples. Aqui, o sistema ERP entrega valor ao: 

• Oferecer background completo de inteligência artificial, para que todas as demandas sejam atendidas de modo completo e eficiente;
• Implementar um sistema mais robusto e cheio de funcionalidades;
• Adicionar extensões que complementam a base do sistema e oferecem funções específicas para a operação.

Sistema ERP confiável: o que considerar?

Para que o sistema ERP integre setores e dados de um negócio com eficácia, é necessário saber se o software de gestão empresarial é confiável.

Recomendamos que você leia e pesquise muito sobre as opções de ERP que mais se encaixam na sua operação antes de decidir qual deles irá implementar em seu empreendimento.

Aqui vão algumas dicas importantes:

1. Cuidado com as promessas milagrosas

Fique atento aos sistemas muito baratos. Eles podem funcionar muito bem para alguns tipos de empresas, porém, seus pacotes costumam oferecer funções mais básicas que podem não se encaixar em todos os tipos de negócios. Por isso:

• Analise todas as particularidades da sua operação;
• Avalie se o sistema atende realmente a todas as suas necessidades com eficiência;
• Revise suas “dores” e as carências dos seus processos;
• Entenda quais são os principais desafios da sua gestão;
• Considere uma desenvolvedora do software que entenda quais são as suas reais necessidades e ofereça a solução que atenda melhor a sua empresa.‍

2. Pesquise (muito!) sobre o desenvolvedor do ERP

É muito importante, além de investir em um sistema de qualidade, conhecer o desenvolvedor e a experiência que ele vai te proporcionar. Logo, siga esses passos:

• Entenda se o fornecedor possui o know-how de mercado;
• Confira como o software pode atender cada categoria de segmento;
• Procure saber como funciona o atendimento pós-venda, o suporte na implementação e o suporte técnico, ajuda no caso de dúvidas, ocorrências, etc.;
• Entenda como a desenvolvedora se comporta em cada uma dessas fases;
• Busque referências confiáveis, cases de sucesso e descubra como ela atua quando surgem problemas;
• Opte por uma empresa com total credibilidade para evitar qualquer prejuízo.

3. Verifique a complexidade da implementação

Outro ponto importante a se considerar é o processo de implementação de um ERP à sua operação e à sua rotina de trabalho. Para tal:

• Questione como será feito o trabalho pela desenvolvedora, quanto tempo levará até que o software esteja funcionando completamente e quais os possíveis impactos operacionais;

• Verifique como funcionam os pacotes de treinamentos para os seus colaboradores;

• Pergunte se a implementação será virtual ou presencial;
• Investigue o que é necessário para fazer a migração e todos os custos envolvidos;
• Realize uma análise completa tanto sobre o ERP quanto de seu desenvolvedor;
• Procure entender como funcionam e a periodicidade das atualizações, conforme as novidades do mercado;
• Pesquise o nível de satisfação dos clientes com o suporte técnico e se o custo-benefício vale realmente a pena para a sua empresa.

Como ocorre a implantação de um ERP?

Para implantação de sistema ERP na sua empresa, é necessário pensar em alguns processos que visam a transição rápida e totalmente eficiente em todas as áreas. Entenda:

1. Ao tomar a decisão de contratar ou trocar de ERP, converse com sua equipe e colaboradores para avaliar e iniciar todos os backups necessários para a migração dos dados;
2. Após pesquisar e descobrir o software ideal para o seu negócio, verifique tudo o que a solução escolhida está apta para fazer pela sua empresa;
3. Se decidir contratar, é importante selecionar algumas pessoas responsáveis para acompanhar a implantação;
4. Ao determinar essas pessoas, investigue como o processo de migração e cadastro de dados acontece no sistema escolhido. Assim, a equipe concentra atenção exclusiva e os detalhes podem ser acompanhados mais de perto para que tudo ocorra dentro do planejado;
5. Ao final do processo, certifique-se de que tudo está funcionando corretamente e lembre-se de garantir o treinamento adequado para todos os usuários.

Lembre-se que a maioria dos ERPs conta com pacotes exclusivos de treinamentos on-line ou presenciais, dependendo da sua necessidade.

Nunca deixe de contratar um treinamento para os seus colaboradores. É essencial que todos saibam utilizar a ferramenta e tenham em mente tudo o que ela pode oferecer para as atividades do dia a dia. Assim, o aumento da produtividade é garantido e a estratégia de implementação de um ERP fará mais sentido.

Quais são os módulos básicos dos melhores Sistemas ERP?

Um bom sistema ERP atende as necessidades das empresas, tanto por diferentes módulos básicos e padronizados quanto com extensões anexadas, conforme necessário. Alguns exemplos dos módulos básicos de um ERP são:

• Emissão de notas fiscais eletrônicas de produtos e serviços;
• Controle financeiro;
• Produção;
• Compras;
• Gerenciamento de estoque;
• Gestão comercial – CRM;‍
• PDV on-line.

A partir desses sistemas de gestão, muitas empresas já conseguem operar e ter sucesso na automatização de suas atividades e otimização de processos.

Contudo, caso necessário, existem ainda softwares que contam com APIs (Interfaces de Programação de Aplicações) que podem ser integrados ao ERP, deixando a ferramenta mais completa e robusta. Também é possível complementar o software para diferentes nichos de sua empresa na própria plataforma escolhida.

Diferença entre ERP on-cloud (na nuvem) X ERP on-premise

O ERP na nuvem e o ERP on-premise são dois tipos deste sistema. Ambos têm um propósito e funções parecidas, mas compartilham diferentes aspectos ligados à infraestrutura.

Outro exemplo de integração é entre o ERP e o Business Intelligence (BI). Enquanto o ERP coleta dados importantes sobre os custos de determinado produto, o BI usa as informações para calcular e comparar o número de vendas entre outros períodos e entender como o mercado está reagindo ao seu produto.

Dessa forma, sua empresa agiliza a organização de dados importantes para a tomada de decisão com muito mais precisão de detalhes e maior controle sobre a sua performance.

Critérios para escolher o melhor ERP para sua empresa

Escolher o ERP certo pode ser um desafio, mas alguns critérios podem ajudar nessa decisão:

Funcionalidades necessárias

Verifique se o sistema oferece os módulos e ferramentas que sua empresa precisa. É importante que o ERP seja capaz de atender às demandas específicas do seu negócio.

Facilidade de uso para todos

O software ERP deve ser escolhido baseado em vantagens como ser intuitivo e fácil de usar, garantindo a adesão de todos os colaboradores. Uma interface amigável pode fazer toda a diferença na eficiência do uso diário.

Suporte técnico e treinamento

É essencial contar com um bom suporte técnico e treinamentos para a equipe. Um suporte eficiente pode resolver problemas rapidamente e garantir que sua empresa aproveite ao máximo todas as funcionalidades do ERP.

Análise de custo-benefício

Avalie o custo total do sistema e os benefícios que ele trará para sua empresa. Um bom ERP deve oferecer um excelente retorno sobre o investimento, ajudando a reduzir custos operacionais e aumentar a eficiência.

Escalabilidade para o crescimento do negócio

Certifique-se de que o ERP pode crescer junto a sua empresa, acomodando novas demandas e expansões. Um sistema escalável é fundamental para garantir que sua empresa não precise trocar de ERP conforme cresça.

ERP da Omie: a melhor escolha para sua empresa

Após entender a importância de um sistema ERP e como escolher o melhor para sua empresa, é hora de apresentar a Omie como a solução ideal.

Integração completa com todos os módulos necessários

O ERP da Omie é um dos mais completos e eficientes do mercado, oferecendo uma série de vantagens exclusivas. Todos os módulos necessários para a gestão do seu negócio, desde finanças até vendas e compras, estão integrados.

Interface intuitiva e amigável

A interface intuitiva e amigável do ERP da Omie facilita a adoção por toda a equipe, mesmo para aqueles que têm pouca familiaridade com a tecnologia. A Omie oferece uma experiência de usuário agradável e eficiente.

Suporte técnico especializado e treinamentos personalizados

Contar com um suporte técnico de alta qualidade é essencial para a implementação e operação de um sistema ERP. A Omie oferece suporte técnico especializado e treinamentos personalizados para garantir que sua empresa aproveite ao máximo todas as funcionalidades do sistema.

Planos acessíveis e custo-benefício

Os planos da Omie são acessíveis e cabem no orçamento de pequenas e médias empresas. Com um excelente custo-benefício, você obtém todas as vantagens de um ERP completo sem comprometer suas finanças.

Escalabilidade para acompanhar o crescimento da empresa

O ERP da Omie é escalável, ou seja, ele cresce junto a sua empresa. Conforme sua empresa expande e novas necessidades surgem, o sistema pode ser ajustado para acomodar essas mudanças sem perder a eficiência.

Transforme a gestão do seu negócio com Omie

Implementar um sistema ERP é essencial para qualquer empresa que busca eficiência, integração e crescimento sustentável. O ERP da Omie se destaca como a melhor escolha, oferecendo todas as funcionalidades necessárias, facilidade de uso, suporte especializado e um excelente custo-benefício.

Não perca mais tempo! Experimente o ERP da Omie e transforme a gestão do seu negócio!