No seu dia a dia, prazos, demandas inesperadas e aquele famoso cliente que só envia documentos aos 45 do segundo tempo não deixam de faltar, não é mesmo? A boa notícia? Dá para mudar esse cenário.
Com uma gestão baseada em indicadores para contabilidade, você deixa de apagar incêndios e passa a ter mais clareza sobre onde sua equipe está investindo tempo, onde estão os gargalos e o que realmente traz resultado.
E o melhor: tudo isso com dados simples, que você pode acompanhar sem complicação. Quer saber como? Neste artigo te explicamos quais dados acompanhar, como fazer a gestão deles e qual a participação do cliente no processo. Acompanhe:
Indicadores contábeis que ajudam você a tomar decisões melhores
Você já sabe que precisa melhorar sua gestão, mas pode estar se perguntando: por onde começar? A resposta está em medir o que realmente importa.
Ao acompanhar os indicadores certos, você enxerga com mais clareza onde o tempo da sua equipe está sendo investido, quais clientes exigem mais atenção e onde estão os gargalos que travam o crescimento do escritório.
Veja abaixo os principais indicadores que fazem sentido para a sua rotina e que ajudam você a tomar decisões mais seguras, estratégicas e sustentáveis:
- Produtividade da equipe
Esse indicador mostra quantas tarefas foram entregues em relação ao tempo disponível da equipe. Ele ajuda a entender se o volume de demandas está equilibrado ou se tem gente sobrecarregada, algo comum quando o time precisa revisar a mesma obrigação mais de uma vez.
Sabe quando a colaboradora que cuida do fechamento de folha de pagamento de oito empresas começa a atrasar entregas? Quando você vai ver, ela passou horas resolvendo erros que nem foram gerados por ela.
A produtividade despenca – e isso pode estar mais relacionado ao processo do que à pessoa.
Como acompanhar: use ferramentas que registram prazos e entregas. O Painel do Contador da Omie, por exemplo, ajuda você a visualizar as demandas dos seus clientes com mais agilidade.
- Taxa de retrabalho
O retrabalho custa caro. Reenviar uma declaração, corrigir uma nota, revisar uma guia errada – tudo isso consome tempo da equipe, gera estresse e compromete a qualidade do serviço.
Talvez você já tenha vivido isso: a entrega estava pronta, mas o cliente enviou a nota errada no último minuto. Resultado? Tudo refeito às pressas. E, na próxima vez, lá vem o mesmo problema. Esse ciclo só muda quando a causa do erro é identificada — e esse é o papel da taxa de retrabalho.
Como acompanhar: registre os casos de correção e veja se eles estão concentrados em um cliente, colaborador ou tipo de entrega. Essa análise simples já mostra onde melhorar.
- Tempo médio de entrega de obrigações
Esse é um termômetro claro da sua agilidade. Se os fechamentos estão sempre em cima da hora ou atrasados, o problema pode estar no processo ou na forma como você recebe os dados do cliente.
Imagine que seu escritório definiu o dia 7 como limite para concluir todos os fechamentos. Mas, mês após mês, esse prazo escapa. A equipe corre, mas o atraso se repete. Esse tipo de padrão é um alerta claro de que algo precisa ser ajustado na raiz.
Como acompanhar: crie metas por tipo de entrega e analise os prazos por cliente. Um bom sistema de gestão ajuda a ter essa visão com poucos cliques.
- Margem de lucro por cliente
Nem sempre aquele cliente mais exigente é o mais lucrativo. Às vezes, ele consome horas da equipe e gera pouco retorno. Entender isso evita que seu escritório cresça sem rentabilidade.
Você já deve ter pensado: “Esse cliente me dá um trabalho danado, mas paga o mesmo que os outros”. Quando você soma todas as horas investidas, a conta simplesmente não fecha. A margem de lucro por cliente mostra quem vale a pena manter e quem precisa ser renegociado.
Como acompanhar: avalie o tempo e o esforço gasto por cliente e compare com o valor recebido. Com o ERP da Omie, você tem dados centralizados e confiáveis para fazer esse cálculo com mais precisão.
- Taxa de inadimplência
Você entrega tudo em dia. Mas e o pagamento? Quando o cliente atrasa, o prejuízo é seu. Manter esse indicador sob controle protege seu fluxo de caixa e evita surpresas desagradáveis.
Talvez você esteja sentindo no caixa aquilo que não aparece no relatório de entregas. O mês termina, mas os boletos seguem pendentes. Às vezes, é sempre o mesmo cliente. E isso vai acumulando, travando seu planejamento.
Como acompanhar: monitore mensalmente os vencimentos e identifique os inadimplentes recorrentes. Ferramentas automatizadas de cobrança ajudam nesse processo.
- Churn rate (cancelamentos)
Perder clientes faz parte. Mas quando isso acontece com frequência, é sinal de alerta. Esse indicador mostra se seu escritório está conseguindo manter o valor percebido ao longo do tempo.
Já aconteceu de um cliente cancelar do nada, dizendo que “vai testar outra contabilidade”? Se isso se repete, pode ser um sinal de que ele não está enxergando valor suficiente no seu serviço. E, talvez, não seja sobre o serviço em si, mas sobre a comunicação, o acompanhamento ou a falta de previsibilidade nas entregas.
Como acompanhar: acompanhe mensalmente a entrada e saída de clientes. Entender o motivo de cada cancelamento ajuda a ajustar o posicionamento do seu serviço.
Como transformar seu escritório com uma gestão baseada em dados
Saber quais dados acompanhar é a premissa básica da gestão por indicadores em um escritório de contabilidade. No entanto, há outros fatores tão importantes quando eles envolvidos:
- Escolha os indicadores que fazem sentido para o seu momento: Não precisa medir tudo de uma vez. Comece pelos que respondem suas maiores dores: produtividade, retrabalho e inadimplência, por exemplo;
- Padronize a entrada de dados com os seus clientes: Indique o uso de um ERP e crie um modelo de entrega mensal de documentos. Isso reduz ruídos e facilita a coleta;
- Traga a equipe para o jogo: Transparência é chave. Mostre para o time como os indicadores ajudam a ter mais previsibilidade, menos urgência e mais foco no estratégico;
- Crie uma rotina de acompanhamento leve e frequente: Pode ser uma reunião quinzenal, uma planilha simples ou um dashboard automatizado. O importante é transformar os dados em hábito;
- Use os dados como bússola, não como cobrança: Indicador bom é aquele que leva à ação: ajustar prazos, melhorar um processo ou até rever a estratégia comercial.
Seus clientes influenciam diretamente seus indicadores
Você pode fazer tudo certo internamente. Mas se os dados chegarem bagunçados, atrasados ou incompletos, sua equipe vai continuar refazendo tarefas e correndo atrás do prejuízo.
É aí que entra a importância de ter clientes organizados. Quando eles usam um sistema como o ERP da Omie, você recebe dados padronizados, em tempo real e com muito mais clareza. Isso reduz erros, evita estresse e melhora todos os indicadores da sua operação.
Em vez de perder tempo pedindo documentos por WhatsApp, por exemplo, você acompanha tudo pela ferramenta e foca no que realmente importa: entregar valor.
Crescer com dados é crescer com mais controle — e menos desgaste
A sua experiência como contador vale muito. E quando você combina isso com uma gestão baseada em dados, o jogo muda. O que antes era rotina travada, vira operação fluida. O que antes era retrabalho, vira produtividade.
E tudo isso começa com uma decisão: ajudar seus clientes a se organizarem melhor. Com o ERP da Omie, você conecta seu escritório a um sistema completo, feito para quem quer simplificar, crescer e ser mais consultivo.
Se esse é o seu momento, conheça agora o Programa de Contadores Parceiros Omie e comece a transformar seus resultados de dentro pra fora.
