ERP e LGPD podem trabalhar juntos para proteger sua empresa de multas milionárias. Seu sistema já processa dados pessoais de clientes, fornecedores e funcionários diariamente, mas a questão é: ele está fazendo isso de acordo com a lei?
Um ERP bem configurado pode ser seu maior aliado na conformidade, automatizando controles e reduzindo riscos de penalidades que podem chegar a R$50 milhões.
Como seu ERP se torna aliado da conformidade LGPD
Para que seu ERP funcione como um verdadeiro escudo de proteção, ele precisa contar com funcionalidades específicas. Nem todo sistema oferece as ferramentas necessárias para a adequação legal, por isso é fundamental saber o que buscar.
O primeiro requisito são os controles de acesso granulares que permitam definir exatamente quem pode ver quais informações. Isso significa que o vendedor acessa apenas dados de clientes, enquanto o RH visualiza somente informações de funcionários, e essa segmentação é a base de qualquer estratégia de conformidade eficaz.
A auditoria automática é outro recurso fundamental. Seu sistema precisa registrar automaticamente quem acessou quais dados, quando e por qual motivo.
Esses logs são obrigatórios pela lei e essenciais em caso de fiscalização ou vazamento. Um sistema ERP com funcionalidades de controle de acesso permite essa rastreabilidade completa das operações.
Outra função importante, o controle de retenção de dados evita que informações sejam mantidas além do necessário. Configurar seu ERP para alertar sobre prazos de exclusão e automatizar a remoção de dados quando apropriado evita complicações decorrentes do mau armazenamento de dados.
A criptografia nativa protege informações sensíveis tanto em trânsito quanto em repouso, sendo outra forma essencial de se adaptar às exigências da lei.
Dados como CPF, RG e informações bancárias precisam estar sempre criptografados, mesmo dentro do banco de dados. Empresas que investem em segurança de dados com ERP conseguem reduzir significativamente os riscos de vazamentos e multas.
O que observar na configuração do seu ERP
A segmentação de ambientes para grandes volumes de dados é o primeiro passo de averiguação. Mantenha informações de diferentes naturezas em módulos separados: dados de clientes no CRM, informações fiscais na contabilidade, dados de funcionários no RH. Isso facilita o controle e reduz riscos de vazamentos cruzados.
Alertas automáticos para tentativas de acesso não autorizado ou comportamentos suspeitos também devem ser configurados, pois, se alguém tentar acessar dados fora do horário comercial ou baixar grandes volumes de informações, o sistema notificará imediatamente os responsáveis.
A pseudonimização para relatórios e análises também é uma configuração que deve estar presente/ser ajustada no seu ERP – ele deve permitir gerar insights de negócio sem expor dados pessoais identificáveis, substituindo nomes por códigos quando necessário.
Por fim, a integração com ferramentas de backup seguro garante que cópias de segurança também estejam protegidas e criptografadas, uma vez que backups desprotegidos são uma das principais fontes de vazamento de dados.
Como usar seu ERP de forma segura no dia a dia
Ter as funcionalidades certas é apenas o primeiro passo. O uso adequado do sistema no cotidiano é que realmente determina se sua empresa mantém ou não a conformidade LGPD. Algumas práticas simples podem fazer toda a diferença:
- Estabeleça perfis de usuário baseados em necessidade real de acesso: crie grupos como “Vendas”, “Financeiro” e “Gestão”, cada um com permissões específicas. Revise essas permissões trimestralmente, removendo acessos desnecessários.
- Configure workflows de aprovação para ações sensíveis: exportação de listas de clientes, alteração de dados pessoais ou exclusão de registros devem passar por aprovação de supervisores antes de serem executadas. A automação de processos através do ERP garante que essas aprovações sigam sempre o mesmo padrão de segurança.
- Implemente notificações automáticas para os titulares dos dados quando houver alterações em suas informações: isso pode ser feito através de e-mails automáticos gerados pelo próprio ERP quando dados são modificados.
- Mantenha registros de consentimento integrados ao cadastro de clientes. Documente quando e como cada pessoa autorizou o uso de seus dados, facilitando a comprovação em auditorias. Essa documentação é obrigatória e pode ser decisiva em uma fiscalização.
Construindo uma cultura de proteção de dados
Mesmo com o melhor ERP do mundo, sua empresa só estará verdadeiramente protegida se toda a equipe souber como usar o sistema corretamente. A tecnologia é apenas uma ferramenta – são as pessoas que fazem a diferença na conformidade.
Criar uma cultura de proteção de dados significa transformar o cuidado com informações pessoais em algo natural no dia a dia da empresa.
Rotinas diárias de segurança
Uma estratégia eficaz é criar rotinas simples que se integrem ao uso diário do ERP. Considere treinar sua equipe para sempre verificar se têm autorização antes de acessar dados de terceiros e para fazer logout do sistema ao se afastar da estação de trabalho.
Outra prática importante é estabelecer procedimentos claros para situações como solicitação de exclusão de dados por parte de clientes ou pedidos de portabilidade. Vale a pena garantir que sua equipe saiba exatamente onde encontrar essas opções no sistema e como executá-las.
Simulações e ferramentas de apoio
Assim como essas práticas operacionais, as simulações periódicas de incidentes de segurança também são valiosas. Você pode testar como sua equipe reagiria a uma suspeita de vazamento e se sabem onde encontrar os logs de auditoria no ERP para investigação.
Uma ferramenta complementar eficaz são os checklists visuais próximos às estações de trabalho, lembrando os principais cuidados com dados pessoais durante o uso do ERP. Você pode incluir itens como “Verifiquei se tenho autorização para acessar estes dados?” e “Fiz logout ao terminar?”. Esses lembretes visuais reforçam constantemente a importância da proteção de dados.
Conformidade LGPD com o sistema ERP da Omie
Como você pode ver, a conformidade LGPD através do ERP não precisa ser complexa quando você tem as ferramentas certas e processos bem definidos.
Com as funcionalidades adequadas, configuração correta e uma equipe treinada, você protege sua empresa e ainda ganha eficiência operacional. O investimento em adequação se paga rapidamente quando consideramos os riscos de multas e perda de reputação que podem atingir qualquer negócio.
Descubra como o sistema ERP da Omie pode ajudar sua empresa a manter a conformidade LGPD de forma simples e automatizada.
