Há muito o que se falar sobre esta nova obrigação no universo Bloco K do SPED Fiscal, por isso quero desenvolver alguns artigos sobre a maior dificuldade para os escritórios de contabilidade, que é a conscientização dos clientes acerca da importância destas informações.
No trabalho de consultoria que desenvolvo com alguns escritórios de contabilidade, a reclamação mais frequente que recebo é a falta de informações dos clientes quando se fala de inventário.
Muitos pequenos empresários, e às vezes os grandes também, não se dão conta da necessidade de controlar seus estoques de forma rigorosa e permanente. Atualmente, é indispensável a adoção de um sistema de gestão interna que tenha como uma de suas funções o controle dos estoques. Essa necessidade existe não apenas pela obrigatoriedade do envio das informações ao fisco, mas principalmente como ferramenta de gestão para uma boa administração da empresa.
Hoje, dentro do SPED Fiscal, a empresa que possui inscrição estadual é obrigada a enviar ao fisco o inventário (Bloco H), no mínimo, uma vez por ano. Em alguns estados os contribuintes do ICMS no regime do Simples Nacional também já são obrigados a enviar o SPED e consequentemente o inventário.
Inventário vs. Bloco K
Nosso tema continua sendo Bloco K, mas minha escapada para inventário foi proposital. Fiz isso para deixar claro que o inventário é uma coisa e o Bloco K é outra, completamente diferente. O objetivo é alertar você, contador, quanto à necessidade urgente de levar ao seu cliente a conscientização de forma radical e definitiva, para que ele entenda de uma vez por todas a importância de controlar seus estoques.
Se já é difícil obter as informações corretas para o inventário anualmente, imagine só receber as informações para o Bloco K, mensalmente. Dá vontade de sair correndo e vender coco na praia, não é mesmo? Mas como nem vender coco na praia é um mar de rosas, o melhor é buscar conscientizar os clientes para adotarem os devidos controles em suas atividades.
Existem muitas formas de levar a informação ao cliente para que ele entenda a responsabilidade dele em possuir um sistema e adotar os procedimentos para atender ao que o fisco exige.
Minha experiência tem mostrado que enviar e-mails, cartas, SMS, WhatsApp, ou qualquer outra forma de mensagem, nunca funciona. O cliente não lê. E quando lê, não entende, e não pergunta. A melhor forma de chegar ao cliente é conversar pessoalmente, assim podendo explicar detalhadamente, sanando as dúvidas na hora.
Otimizar o recebimento da mensagem é chave
Entendo que há situações que por causa do número de clientes, torna-se inviável ao contador visitar cada um deles. Justamente por esse fator que vejo muito sucesso em adotar a estratégia de realizar palestras, para as quais são convidados todos os clientes envolvidos no assunto, fazendo assim a conscientização em grupo.
Eu mesmo tenho realizado semanalmente palestras com este foco e constatado que o resultado tem sido bastante positivo. Os clientes se assustam no primeiro momento, mas depois que eu consigo detalhar e mostrar a eles que utilizando um sistema de gestão adequado e orientando os funcionários, o quadro não é tão desesperador.
A palestra é apenas um primeiro passo para o cliente saber do que se trata este tal de Bloco K. Lembre-se de sempre oferecer aos participantes uma Declaração de Participação, uma excelente maneira de conseguir mais comprometimento dos seus clientes. Utilize este modelo editável se desejar.
Nos próximos artigos pretendo tratar de muitas outras ações que se pode e, muitas vezes, se deve tomar para garantir que seu cliente fique em dia com as suas obrigações com o fisco, para o caso do Bloco K.
Para ter uma visão mais ampla de todas as mudanças e como estar totalmente preparado, confira o meu eBook sobre Bloco K, feito em parceria com a Omie, separado aqui em versões para contador e empreendedor.
