A automação de processos é essencial para o crescimento dos negócios, mas as automações financeiras, como o uso de sistemas de contabilidade, são pouco exploradas.
Diante disso, um sistema de contabilidade facilita as atividades financeiras rotineiras mais complexas, tornando-as mais simples e eficientes.
Assim, existem dúvidas sobre como escolher, funcionamento e tipos de sistemas de contabilidade.
Continue a leitura para saber mais sobre as vantagens e funções de um sistema de contabilidade, além de como escolher o melhor para o seu negócio.
Quais os benefícios de ter um sistema de contabilidade?
O objetivo de um sistema contábil é oferecer mais agilidade e praticidade no dia a dia do contador. Com a digitalização, você elimina o uso de papel e várias planilhas que consomem tempo, diminuem a produtividade e estão sujeitas a erros humanos.
Além disso, um sistema de contabilidade integrado ao cliente elimina a necessidade de inserir manualmente dados em planilhas, organizar documentos e fazer cobranças de notas fiscais.
Com um sistema contábil, você deixa de ser apenas um manipulador de dados para se tornar um analista de informações. Isso permite auxiliar os empreendedores nas tomadas de decisão, utilizando os dados contábeis para impulsionar o crescimento e a organização dos negócios.
Além de atender às necessidades dos clientes, a tecnologia na contabilidade acelera o crescimento do próprio escritório de contabilidade. Com menos tempo gasto em tarefas operacionais, você pode se dedicar à captação e ao atendimento de clientes.
Ainda, os sistemas contábeis têm recursos de segurança, como backups automáticos e controle de acesso, garantindo a integridade e confidencialidade das informações.
Com a transformação digital e a adoção de sistemas de contabilidade, o contador se posiciona como um parceiro estratégico para os clientes, oferecendo soluções inovadoras, segurança de dados, redução de erros e maior eficiência.
Principais funcionalidades de um sistema de contabilidade
Diversos são os ganhos de contar com um sistema de contabilidade. No entanto, é preciso entender alguns detalhes e funcionalidades para escolher o sistema adequado para sua empresa.
Confira, a seguir, as principais funcionalidades de um software para contabilidade:
Importação de dados
Essa é uma das operações mais valiosas que uma organização pode ter. No caso da contabilidade, um sistema possibilita importar os dados de forma totalmente digital.
Além disso, ele é um facilitador no processo de escrituração contábil, parceiro. Dá para transferir as notas fiscais dos clientes direto da Receita Federal, o que ajuda na apuração de tributos, de um jeito rápido e seguro.
As funcionalidades do sistema contábil permitem o acesso ao controle de estoque e vendas, a emissão de notas fiscais, conformidade com normas tributárias e societárias, lançamentos contábeis, protocolos, armazenamento de dados e comunicação com clientes.
Integração de dados
Muitos setores de um só negócio estão conectados e dependem um do outro. No caso do uso de um sistema para cada um deles, caso haja necessidade de registrar manualmente, diversas dificuldades podem ser encontradas no meio do caminho.
Para resolver esse problema, o sistema contábil integra os dados e realiza o levantamento de custos com precisão e agilidade. Dessa forma, a integração de dados faz com que tomadas de decisões relacionadas à gestão de custos sejam feitas com base nas transações do negócio.
Atualização de legislação
Contar com um sistema de contabilidade na sua empresa é muito importante, especialmente quando se trata das questões legislativas. Esse controle permite evitar multas por falta de conhecimento ou por não estar atualizado.
Com um software de contabilidade, você garante uma atualização automática das leis. Assim, poderá trabalhar com muito mais segurança e evitar multas por desconhecimento ou desatualização.
Apuração automática de tributos
Outra função interessante do sistema contábil é a apuração automática dos tributos. Até porque planilhas do Excel e anotações em papel são muito suscetíveis a erros e podem causar problemas graves.
Para evitar multas e ganhar mais produtividade e tempo, é melhor automatizar esse processo. Sem a ajuda da tecnologia, torna-se difícil calcular tudo isso diariamente.
Como escolher um sistema de contabilidade?
Decidir sobre qual o melhor sistema de contabilidade exige, inicialmente, entender qual o cenário do negócio e como esse sistema poderia melhor contribuir para o sucesso do seu negócio. Confira alguns dos principais critérios para escolher um sistema de contabilidade:
Armazenamento em nuvem
Um sistema de contabilidade com armazenamento em nuvem permite que os dados contábeis sejam acessados de forma segura através da internet.
Isso significa que você pode entrar no sistema de qualquer lugar, a qualquer momento, sem precisar se preocupar com a perda de dados. Além disso, a opção de backups automáticos garante que suas informações estejam sempre protegidas.
Integração com outros sistemas
A integração com outros sistemas é fundamental para uma gestão eficiente e sem retrabalhos.
Ao avaliar um sistema de contabilidade, verifique se ele pode se integrar facilmente com outros sistemas que você utiliza em sua empresa, como CRM, ERP ou sistemas de vendas e estoque.
Isso permite que as informações sejam compartilhadas de forma automática, evitando erros e duplicação de tarefas.
Segurança de dados
A segurança dos dados é uma preocupação essencial quando se trata de contabilidade. Certifique-se de que o sistema contábil oferece medidas de segurança adequadas, como criptografia de dados, controle de acesso por usuários autorizados e backups regulares.
Dessa forma, você protege as informações confidenciais da empresa contra acesso não autorizado e garante a integridade dos dados.
Gerenciamento de atividades
Um bom sistema contábil deve oferecer recursos para gerenciar as atividades contábeis de forma eficiente. Isso inclui funcionalidades como controle de prazos, lembretes automáticos de tarefas, fluxo de trabalho personalizável e acompanhamento de status.
Essas ferramentas ajudam a manter as tarefas organizadas, garantindo que tudo seja feito dentro do prazo.
Automatização
Verifique se o sistema oferece recursos para automação contábil de tarefas rotineiras e repetitivas, como importação de dados, cálculos automáticos de impostos e geração de relatórios. Além disso, confira se possibilita o carregamento automático de tabelas legais.
Isso economiza tempo e permite que você se concentre em atividades mais importantes.
Suporte oferecido pela empresa
Certifique-se de que a empresa fornecedora do sistema oferece um suporte eficiente e confiável. Assim, terá canais de comunicação claros, tempos de resposta rápidos e profissionais qualificados para resolver problemas ou dúvidas que possam surgir.
Benefícios do sistema contábil da Omie para o seu negócio
Escolher um bom sistema para escritório de contabilidade requer pesquisa e levantamento das vantagens e funcionalidades oferecidas pelo software.
Transforme a gestão do seu escritório contábil com o sistema ERP da Omie. Com ele, você terá controle total do seu negócio em uma única plataforma, facilitando a gestão empresarial e permitindo que se concentre no crescimento e na geração de valor para seus clientes.
Descomplique suas tarefas diárias com soluções feitas para contadores, automatize sua contabilidade em tempo real e tenha acesso fácil aos extratos bancários dos clientes.
Use a automação contábil a seu favor
Diante das vantagens de contar com um sistema de contabilidade nas atividades de rotina do setor de contabilidade e no negócio como um todo, torna-se indispensável ter um software contábil em seu negócio.
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