O fechamento de caixa é um processo que consiste na conferência do saldo de entradas e saídas de uma empresa. Dessa forma, é importante que a verificação seja feita de maneira correta e atenciosa, a fim de verificar os registros das transações e problemas financeiros futuros.
Ao fazer um fechamento de caixa eficiente e analítico dos seus clientes, o pequeno e médio empreendedor demonstra como a assistência contábil é importante e pode facilitar o crescimento das companhias. Além disso, funciona como uma ferramenta de auxílio, na prevenção de impactos negativos na empresa.
Nesse caso, o contador tem a responsabilidade de identificar possíveis casos de fraudes e apontá-los para os seus clientes o mais breve possível. Por isso, é preciso entender o que é fechamento de caixa e desenvolver novas habilidades, conhecendo todos os recursos disponíveis.
Aqui, você vai conferir qual é a função principal dessa prática, como fazer o fechamento de caixa corretamente e também conhecer 5 dicas importantes para adicionar à sua rotina. Acompanhe a leitura!
Qual a função do fechamento de caixa?
A principal função do fechamento de caixa é ser uma importante ferramenta de análise para o controle e o gerenciamento do fluxo de caixa, que, por sua vez, é um recurso indispensável no processo de análise das finanças empresariais.
Juntas, as práticas permitem acompanhar todas as movimentações do negócio e identificar possíveis erros. Elas ainda possibilitam a elaboração de planejamentos estratégicos e certeiros, a partir de dados coerentes e atualizados.
Para garantir a sua funcionalidade, é interessante que a prática se torne em um hábito diário e seja responsabilidade de uma pessoa específica.
Assim, esse profissional fica encarregado da abertura, do lançamento de entradas e saídas e do fechamento de caixa. Além disso, é importante pontuar que o processo não é necessariamente complexo, mas demanda muita atenção e cuidado.
Como fazer o fechamento de caixa dos seus clientes?
O processo de fechamento de caixa deve se tornar parte da rotina de trabalho de qualquer empresa e, caso existam operadores de caixa, é importante que os funcionários sigam determinados passos, em cada troca de turno. Acompanhe!
Abertura do caixa
O processo de abertura de caixa deve ser feito assim que o funcionário inicia o seu turno de trabalho. Ele consiste na entrada do valor de reserva ou, ainda, no fundo de troco ou no valor de encaixe. É a disponibilização de um valor monetário para a ocorrência de troco ou pagamento de pequenas despesas ao longo do dia.
Registro de entradas e saídas do caixa
O registro de entradas e saídas do caixa deve ser feito ao longo do dia e consiste no registro de todas as movimentações e transações ocorridas no caixa, ou seja, as vendas e despesas. No decorrer desse processo, é essencial manter todos os comprovantes das operações.
Revisão dos valores
Na etapa de revisão dos valores, os operadores de caixa devem categorizar os tipos de movimentações que ocorreram e somá-las separadamente. É interessante que as transações sejam separadas da seguinte forma:
- dinheiro (moedas e notas);
- cheques (à vista e pré-datados);
- cartões de crédito e débito;
- tickets (se a sua empresa aceita essa forma de pagamento);
- pagamentos de despesas diversas;
- vales para funcionários.
Finalização do fechamento do caixa
Para a finalização do fechamento do caixa, a última etapa consiste na soma de todos os montantes de entrada e saída (lembre-se de incluir o fundo de troco). O valor final dessa soma deve ser igual a todos os valores pontuados no item anterior, incluindo todas as transações realizadas na empresa.
5 dicas para fazer o fechamento de caixa dos seus clientes
Fechar o caixa de uma empresa corretamente é um processo cujo objetivo principal é monitorar a saúde financeira da companhia e, ao mesmo tempo, apontar possíveis inconformidades ou erros no fluxo de caixa. Pensando nisso, elencamos 5 dicas importantes para que essa prática se torne parte da sua rotina, de uma forma mais simples.
1 – Divida as tarefas entre empresário e contador
Embora seja uma tarefa que demande um profissional especializado, muitos empreendedores de pequenas e médias empresas tendem a se arriscar e se encarregam da tarefa sozinho.
Contudo, é importante lembrar que, no fechamento de caixa diário, devem estar presentes informações como o valor da abertura do caixa, todas as entradas e saídas do fluxo de caixa, movimentações financeiras, entre outras. Dessa forma, o contador consegue assimilar esses números e traduzi-los em relatórios completos, tornando-os facilmente compreensíveis.
Sendo assim, fica clara a importância da presença de um contador especializado na hora de organizar as finanças e as movimentações das companhias. Nessa dinâmica entre contador e empresário, o papel do gestor é o de assegurar que as informações sejam entregues da forma mais acurada possível.
Assim, mesmo que o empresário queira evitar gastos e economizar em serviços terceirizados, vale insistir no custo-benefício de ter a assessoria de um profissional especializado.
2 – Mantenha as transações financeiras organizadas
Mesmo com a facilidade em lidar com dados financeiros, todo contador já deve ter confundido algumas informações. Por isso, a melhor dica para evitar esse tipo de problema é manter todas as transações financeiras dos seus clientes bem organizadas.
Além da atenção extra na conferência de informações, um contador encarregado pode separar as entradas e saídas do fechamento de caixa, mantendo o controle de contas da seguinte forma:
- comprovantes de venda com cartão de crédito;
- comprovantes de venda com cartão de débito;
- cheques pré-datados;
- cheques à vista,
- pagamento com tickets.
Para otimizar os processos e integrar relatórios on time para os seus clientes, você pode contar com várias ferramentas de gestão financeira, como um Enterprise Resource Planning (ERP), por exemplo. O ERP é um sistema de gestão empresarial integrado que permite automatizar diversos tipos de tarefas e gerir melhor qualquer tipo de empresa, independentemente do segmento.
3 – Não deixe de conferir os valores de caixa
Para realizar a abertura e o fechamento de caixa, confira todos os valores de caixa separados e prontos para a conferência, já que, durante a verificação, podem surgir diversos problemas, como:
- sangrias que não foram registradas;
- trocas de mercadorias sem baixa;
- divergência entre os valores de entrada e saída,
- ausência do registro de transações.
Além da precisão das informações, você já salientou aos seus clientes quais são as vantagens do fechamento de caixa? A fácil identificação de falhas do controle financeiro, a otimização de lucros ao eliminar gastos secundários e uma visão ampla e realista da saúde financeira da companhia são algumas delas.
Também deve-se estar atento à obrigatoriedade, ou não, do seu cliente de entregar a Demonstração de Fluxo de Caixa (DFC).
4 – Conte com ferramentas contábeis eficientes
A inclusão de ferramentas contábeis modernas pode ajudar a organizar, monitorar e verificar todas as informações financeiras dos seus clientes e ao mesmo tempo, prestar uma consultoria estratégica e assertiva.
No Brasil, são mais de 500 mil contadores registrados, segundo o Conselho Federal de Contabilidade (CFC), o que evidencia a competitividade atual do mercado. E é nesse cenário que a modernização das ferramentas contábeis utilizadas no seu escritório pode ser um recurso interessante.
Elas vem promovendo a diferenciação e a personalização dos serviços, além de reunir informações relevantes para o crescimento de qualquer negócio – seja o seu ou dos seus clientes. Trocar a sua planilha de fluxo de caixa por um software é o primeiro passo para o sucesso.
Além da precisão das informações, existem softwares que te ajudam a monitorar os dados on time, criando uma melhor comunicação com os seus clientes, além de oferecer modelos de fechamento de caixa prontos para ser usados. Aproveite ainda a criação automática de relatórios personalizados, uma vantagem relevante desses recursos.
5 – Invista na automação dos processos
Como você pôde perceber, as inovações tecnológicas se tornaram recursos indispensáveis para otimizar os seus processos e dar muito mais precisão aos cálculos dos fechamentos financeiros e contábeis.
Por isso, convidamos você para conhecer mais sobre o OneFlow, o primeiro software contábil 100% online e autônomo do Brasil, permitindo que contadores e empresas trabalhem juntos, em tempo real, em uma única plataforma.
Como você pode automatizar o fechamento de caixa?
Agora você já sabe como fazer um fechamento de caixa, as suas principais funções e conheceu dicas indispensáveis para tornar essa prática cada vez mais eficiente e significativa. Por meio dela, é possível identificar erros mais rapidamente e até mesmo impedir que eles aconteçam.
A automação de processos por softwares de gestão empresarial otimiza o seu tempo, facilita tarefas e transforma significativamente a sua rotina de trabalho. Para isso, você pode contar com a Omie, um sistema ERP online, integrado e sem complicação, que auxilia as empresas, grandes ou pequenas, a superar qualquer barreira.
Além disso, mantenha-se informado na sessão especial de PMEs do Blog Omie, um espaço dedicado aos desafios e aprendizados desse tipo de empreendimento.
