A gestão como base para destravar uma empresa contábil

Como definir a cultura organizacional e a gestão de uma empresa contábil para alcançar resultados extraordinários.

09/12/2021
Gestão

Produtividade, eficiência e lucratividade são palavras consideradas desejos para todo empreendedor contábil que quer ter uma empresa de alta performance no mercado. Mas é importante entendermos que para uma empresa se tornar competitiva, o gestor precisa direcionar energia além do operacional, precisa se dedicar à gestão.

Durante as últimas décadas, uma das características mais fortes nas empresas contábeis está associada ao grande direcionamento de energia dos seus gestores para o setor operacional. Em contrapartida, esses mesmos empreendedores economizam dedicação e tempo para a gestão por não entenderem que com ela conseguirão aumento de produtividade, qualidade operacional e crescimento na prospecção de clientes.

De fato, por muito tempo, contadores e contadoras acreditavam que, para ser competitiva e ter sucesso na prospecção de clientes, uma empresa contábil precisava apenas cumprir com a alta demanda de conformidades do fisco e entregar aos clientes um bom serviço operacional.

Durante todo esse tempo, contadores gestores tornaram a sua jornada diária uma infinita sucessão de desafios operacionais, sem o mínimo de organização e processos definidos. Por isso, dedicaram 100% das suas energias apagando incêndios recorrentes e cumprindo com demandas previsíveis que ainda não estavam alinhadas com a equipe e definidas em processos.

No entanto, já está mais do que provado que olhar para a gestão é o que faz uma empresa contábil prosperar. Inclusive, é um dos mecanismos que fazem o operacional destravar de forma inteligente, adquirir mais produtividade, eficiência, poder de monetização e, também, preferência no mercado atual, que está cada vez mais competitivo.

Mas definir o modelo de gestão e implantá-lo em uma empresa de contabilidade vai muito além de uma simples escolha: é necessário que o gestor tenha um entendimento profundo sobre o DNA da organização, que vai desde a cultura organizacional e processos, até as experiências do time e dos clientes. Eu falo sempre que a cultura organizacional é um dos principais pilares do desenvolvimento de uma empresa extraordinária.

Para a definição de toda essa cadeia de gestão, é muito importante iniciarmos conceituando o que é a cultura organizacional de uma empresa contábil, a importância e as vantagens de ter um olhar mais atento para a base de uma identidade que determina todo o direcionamento e posicionamento de um negócio.

A cultura organizacional é exatamente a determinação dos valores, objetivos e da energia de uma empresa. São informações que falam sobre o porquê de existir, como as coisas serão feitas no dia a dia e sobre a forma de relacionamento entre o time e com os clientes. É a base do ecossistema da empresa.

Por exemplo, para a Tática Gestão Contábil, gerar prosperidade para empresas e pessoas através de uma contabilidade extraordinária é um propósito que está alinhado com os seus valores, que são: Comprometimento com a excelência, Ética, Transparência nas relações, Respeito com o mundo, Paixão para realizar, Disposição para doar o que temos de melhor, Honestidade, Inclusão e Diversidade.

Com o propósito da empresa, os valores e a missão (ser a empresa contábil que mais contribui para a prosperidade do ambiente de negócios do nosso país) bem definidos, o time da empresa contábil se torna mais engajado porque se identifica e acredita no que está construindo e entregando. Há uma sensação de pertencimento que gera maior qualidade em toda a execução e entrega da equipe.

No entanto, ao falar de cultura organizacional, é importante que essas premissas não façam apenas parte da teoria. O time contábil precisa vivenciar fortemente isso no seu dia a dia para sentir que a empresa tem verdade no que diz. Dessa forma, haverá uma união de forças, destravará a produtividade e diminuirá consideravelmente o turnover.

Em um mercado extremamente competitivo, onde a diferenciação é uma das exigências para que uma empresa de contabilidade permaneça prosperando, “produtividade” se tornou a palavra chave para que excelentes resultados sejam alcançados a um baixo custo e em menos tempo. Mas como desenvolver uma excelente gestão que faça uma organização contábil alcançar um alto nível de produtividade?

É importante entender que, para que a gestão de uma empresa contábil consiga aumentar a produtividade do operacional com excelência, é necessário fazer investimento no que eu chamo de método PPS (pessoas + processos + sistemas).

Sim... é necessário investir em sistemas automatizados, na construção de processos intuitivos, que contem com o auxílio dessa inteligência artificial, e em pessoas preparadas, engajadas no ecossistema da empresa contábil, que irão manipular e fazer todo operacional acontecer com excelência para que os resultados esperados sejam alcançados.

O investimento em PPS destrava a sua empresa contábil e evita o aumento de custos de contratações desnecessárias. Por que isso acontece?

Na maioria das vezes os negócios contábeis precisam contratar muitos colaboradores porque não têm processos definidos e, quando têm, esses mesmos processos não são respeitados ou eficientes quando executados. Há um caos no operacional, onde cada pessoa do time executa a tarefa à sua maneira, e em um tempo que, muitas vezes, está com baixa produtividade ou intencionalmente procrastinado.

Não existe um onbording definido para o time, um manual onde se descreve como cada tarefa deve ser executada, em qual prazo e qual o sistema de gerenciamento de tarefas que deve ser utilizado para controlar obrigações, rotinas e prazos, entre outras informações.

Na Tática Gestão Contábil, entre várias outras ferramentas inteligentes, nós utilizamos o G-Click como ferramenta para controlar todas as demandas e rotinas operacionais, inclusive as tarefas eventuais que vão surgindo no dia a dia. Todo processo desenhado com cada etapa, responsáveis e prazos definidos.

Além disso, otimizamos a rotina dos setores fiscal e contábil com o sistema Omie, integrando diretamente com o nosso sistema de contabilidade, aumentando a nossa produtividade em até 80% nos setores e estabelecendo uma relação de mais valor e soluções com os nossos clientes.

Mas, apesar de estarmos falando de processos que evitam contratações desnecessárias, precisamos entender que pessoas são muito importantes na organização contábil, inclusive para que os processos sejam executados com eficiência.

Além disso, se a sua empresa tem o modelo de contabilidade digital/consultiva, ter um time engajado vai fazer muita diferença também na conexão e entrega das soluções que são geradas para os clientes. É nesse momento que a gente consegue identificar a importância da cultura organizacional para que uma empresa tenha um atendimento e execução de excelência.

O profissional (Pessoa) se identifica com o propósito, valores e com a missão da empresa, ele se sente naturalmente realizado para o exercício das suas atividades porque sente orgulho de trabalhar na empresa que está alinhada às suas crenças e princípios.

Resumindo de forma bem objetiva: no método PPS nós estamos falando da importância de Pessoas engajadas que acreditam na empresa e, por isso, desempenham funções com excelência, baseadas em Processos eficientes que estão respaldados por Sistemas extremamente inteligentes, frutos da inteligência artificial na contabilidade digital.

Porém, reafirmando aqui o que pode ter ficado nas entrelinhas: para que os processos funcionem dentro de todo o investimento feito em sistemas, é importante que se tenha um time formado por pessoas engajadas, que compreendem e acreditam na cultura da organização, que esteja comprometido em alcançar resultados positivos.

Uma gestão que esteja atenta às Pessoas que compõem o time, os Processos operacionais e aos Sistemas de gerenciamento e automatização, constrói um time de alta performance e alcança resultados extraordinários.

O time contábil engajado encara desafios com motivação, promove uma imagem positiva da empresa dentro do mercado (equipe faz marketing espontâneo), reduz erros operacionais e a necessidade de contratações desnecessárias, sentindo menor necessidade de buscar outras oportunidades por estar satisfeito e identificar valor no salário emocional.

O método PPS é mais extenso que o breve resumo que eu trouxe no artigo, tem estrutura definida para Pessoas, Processos e Sistemas, explica detalhadamente como criar uma cultura organizacional, engajar pessoas, criar processos e escolher sistemas eficientes para cada modelo de contabilidade. Posteriormente, em uma nova oportunidade, eu trarei detalhes sobre esse método que promete destravar empresas de contabilidade.

Um outro ponto importante quanto ao modelo de gestão escolhido e todas as crenças imputadas na cultura organizacional, é o perfil de liderança existente na organização. Esse perfil precisa ser coerente com todas as premissas que estão expostas nesse ecossistema. Se a empresa é reflexo do dono, a liderança do gestor vai publicizar se a cultura é verdadeira ou não.

Eu costumo classificar os líderes em: Centralizador, Situacional e Descentralizador. Normalmente, todos os outros perfis de liderança têm características que fazem parte de uma dessas três classificações que eu mencionei.

De forma resumida, o líder centralizador acredita que só ele faz bem feito, ele é o melhor. Além disso, gasta energia e tempo com tarefas que não fazem parte da sua função e, por conta da vaidade, sente necessidade de reconhecimento como a maior fonte intelectual e de autoridade da empresa. Normalmente é autoritário e trava a empresa por não permitir que sua equipe esteja à frente de algumas tarefas.

O líder situacional também desmotiva parcialmente o seu time porque só delega quando é conveniente para si. Acredita que está delegando porque não tem opção e deixa claro que tem consciência de que a tarefa não será executada com a mesma qualidade que teria caso ele estivesse à frente. Também é refém do ego e, quando precisa de ajuda, tenta disfarçar sua necessidade. Tem perfil inconstante, trava a empresa e desestimula o time.

O líder descentralizador é motivacional, democrático e acredita na complementariedade porque reconhece as habilidades individuais da sua equipe. Motiva o crescimento intelectual do time, delega funções, autoridade e permite, inclusive, o intraempreendedorismo no seu negócio. O objetivo dele é prosperar a empresa, desenvolver, reter talentos e permitir um ótimo clima organizacional.

É isso! Cada vez mais empreendedores contábeis estão percebendo o quanto desenvolver uma boa gestão pode ser um dos principais aspectos para que suas empresas cresçam. E apesar de todo histórico centralizador que os profissionais contábeis construíram ao longo de suas carreiras, criar um clima organizacional dentro de um ecossistema onde gestão e liderança estão alinhados, é um dos aspectos principais para que uma empresa contábil destrave e alcance voos extraordinários.

Então se você quer ser um empreendedor contábil de sucesso, comece a organizar agora mesmo a gestão da sua empresa, partindo das premissas da cultura, da construção dos processos, escolhas de sistemas e trabalho de liderança. Não dá para crescer desorganizado!


Fabiano Azevedo

Fabiano Azevedo, contador consultor, CEO e sócio do escritório Tática Contabilidade. Como palestrante, com conteúdo voltado para o mercado de contabilidade e empreendedorismo, desenvolve um trabalho de disseminação de conhecimento na intenção de ser um fator de soma na vida profissional das pessoas.

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