A nota fiscal eletrônica (NF-e) é parte essencial da rotina fiscal das empresas brasileiras, trazendo mais transparência, segurança e agilidade às transações.
Hoje, com o avanço das tecnologias de gestão, é possível ir além da simples emissão da nota fiscal eletrônica, muitos empreendedores buscam soluções integradas que automatizam todo o processo fiscal e financeiro, simplificando a gestão do negócio.
Se você está avaliando como estruturar essa etapa na sua empresa, neste conteúdo você vai entender o que é a NF-e, quem deve emitir, quais são as principais vantagens e como o uso de um sistema completo, como o sistema Omie ERP, facilita o controle fiscal e contribui para a eficiência da gestão.
O que é Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?
A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento digital que substitui as tradicionais notas fiscais em papel. Seu principal objetivo é registrar, de forma segura e automática, as operações de compra e venda de produtos, ou serviços, com a nota fiscal eletrônica de serviços.
Todas as informações da NF-e são transmitidas eletronicamente para a Secretaria da Fazenda (Sefaz), garantindo um controle fiscal mais eficiente.
A obrigatoriedade de emitir nota fiscal eletrônica varia conforme a atividade da empresa e o regime de tributação. A NF-e facilita a gestão contábil e fiscal, pois permite que todos os registros estejam armazenados de forma digital, acessível e integrada com os demais sistemas da empresa.
Quem precisa emitir NF-e?
A emissão de nota fiscal eletrônica é obrigatória para a maioria das empresas que realizam operações sujeitas a ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e/ou IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados). Entenda como funciona para diferentes perfis:
- empresas do Lucro Real ou Presumido: obrigadas a emitir NF-e em transações comerciais de produtos e serviços;
- empresas optantes pelo Simples Nacional: devem emitir NF-e conforme as regras estaduais e federais para suas atividades;
- MEI (Microempreendedor Individual): deve emitir NF-e ao vender para pessoas jurídicas. Para vendas a pessoas físicas, a emissão não é obrigatória, salvo quando o cliente solicita.
Em outras palavras, a maioria das empresas que comercializa produtos ou presta serviços em território brasileiro precisa estar atenta às obrigações fiscais como essa, como está previsto na Lei nº 8.846/94.
Por que é importante emitir nota fiscal eletrônica?
Emitir a nota fiscal eletrônica vai muito além de cumprir uma obrigação fiscal: é uma prática que fortalece a imagem da empresa e contribui para um ambiente de negócios mais seguro e profissional. Manter a emissão de NF-e regularizada evita multas e penalidades decorrentes de erros ou omissões.
Também reforça a credibilidade da empresa, demonstrando seriedade e profissionalismo perante clientes e parceiros. Outro benefício importante é a integração com a contabilidade, que proporciona um fluxo contínuo e preciso de informações fiscais, simplificando processos internos e reduzindo riscos.
Ao utilizar um sistema integrado e automatizado, como o sistema Omie ERP, é possível minimizar erros comuns na emissão manual, como o preenchimento incorreto de campos ou o cálculo inadequado de tributos, tornando a gestão fiscal mais eficiente e confiável.
Quais as vantagens da Nota Fiscal Eletrônica?
A automação e a digitalização dos processos fiscais trouxeram ganhos significativos para a gestão empresarial. Conheça as principais vantagens da nota fiscal eletrônica:
Automação e integração
O uso de sistemas integrados permite a emissão automática da NF-e e conecta as informações fiscais ao controle financeiro e contábil da empresa. Com o sistema Omie ERP, por exemplo, o processo de emissão é totalmente automatizado e elimina a necessidade de processos manuais.
Redução de custos
Como o processo é digital, não há necessidade de impressão e armazenamento físico de documentos fiscais. Isso gera economia de papel, espaço e mão de obra, além de contribuir para a sustentabilidade.
Mais segurança e controle
A NF-e é validada eletronicamente e associada a um certificado digital, o que garante autenticidade e integridade das informações. Isso também dificulta fraudes e falsificações, aumentando a segurança das transações.
Eficiência na gestão financeira
A emissão automatizada da NF-e facilita o controle financeiro, pois permite que todas as informações de vendas sejam integradas ao fluxo de caixa e às demonstrações contábeis da empresa.
Melhoria no atendimento ao cliente
A agilidade no processo de emissão contribui para uma melhor experiência do cliente, com entrega rápida dos documentos fiscais e maior profissionalismo no relacionamento comercial. Manter a emissão em dia evita problemas relacionados à venda sem nota fiscal, que podem comprometer a saúde financeira e a imagem da empresa.
Como emitir a nota fiscal eletrônica? Veja um passo a passo
Emitir NF-e é um processo simples quando se conta com um sistema adequado. Veja como funciona o passo a passo:
- cadastro na Sefaz: é necessário que a empresa esteja autorizada a emitir NF-e em seu estado;
- obtenção de certificado digital: esse certificado serve para assinar eletronicamente a NF-e, garantindo sua validade jurídica;
- escolha do sistema de emissão: com soluções como o sistema Omie ERP, você não precisa acessar manualmente o site da Sefaz — a emissão ocorre de forma automática;
- preenchimento das informações da nota: valores, tributos, informações do destinatário e outros dados da transação, bem como os impostos sobre a nota fiscal envolvidos;
- envio da NF-e para a Sefaz: o sistema realiza o envio e aguarda a validação e autorização;
- disponibilização para o cliente: após a autorização, a NF-e é enviada ao cliente e registrada no sistema.
Para quem utiliza um sistema como o Omie, todo esse processo é integrado e automatizado. Permitindo também a emissão de uma nota fiscal avulsa em casos pontuais.
Sistema próprio vs. solução integrada como Omie: descubra
Ao avaliar ferramentas para emissão de NF-e, muitos empreendedores consideram diferentes opções. Veja uma comparação:
| Opção | Emissão automatizada | Integração com contabilidade | Controle financeiro | Suporte técnico |
| Emissor gratuito do governo | Não | Não | Não | Limitado |
| Outros sistemas de mercado | Parcial | Parcial | Parcial | Variável |
| Manual via contabilidade | Não | Depende da contabilidade | Não | Não |
| Sistema Omie ERP | Sim | Sim, com envio automático de dados | Sim, com integração completa | Suporte especializado |
Ao optar por uma solução completa como o Omie ERP, você elimina etapas manuais, garante maior controle financeiro e ainda conta com um suporte especializado para manter sua gestão fiscal em dia.
Perguntas frequentes sobre nota fiscal eletrônica
Posso emitir nota fiscal eletrônica sem certificado digital?
Não. O certificado digital é obrigatório para garantir a autenticidade e a validade jurídica da NF-e.
O que acontece se eu não emitir a NF-e?
A omissão da emissão pode ser enquadrada como sonegação fiscal, sujeitando a empresa a multas e penalidades severas.
Como o cliente acessa a nota fiscal eletrônica?
O cliente acessa a NF-e por meio da consulta à nota fiscal eletrônica Sefaz, utilizando a chave de acesso fornecida no Documento Auxiliar da NF-e (DANFE).
Quem é responsável pelo armazenamento da NF-e?
Tanto o emitente quanto o destinatário devem manter a NF-e armazenada digitalmente por, no mínimo, cinco anos.
Gestão de NF-e descomplicada com o sistema da Omie
A emissão da nota fiscal eletrônica é um passo essencial para garantir a conformidade e o profissionalismo da sua empresa. Mas esse processo não precisa ser complexo nem gerar retrabalho.
Com o sistema de emissão de nota fiscal da Omie, você automatiza todo o processo, integra a gestão fiscal ao controle financeiro e facilita o trabalho da contabilidade, tudo de forma simples e segura. Experimente uma gestão integrada e descomplicada para levar mais eficiência e segurança ao seu negócio!
