O que é nota fiscal e como emitir para o seu negócio? Guia completo!

Confira nosso guia prático para a emissão de nota fiscal e descomplique a rotina fiscal da sua empresa!
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Como empreendedor, você sabe que a emissão de nota fiscal é uma etapa essencial para garantir a legalidade e a organização do seu negócio. No entanto, muitas vezes esse processo pode parecer complexo e cheio de burocracias.

Neste guia, vamos descomplicar e mostrar o passo a passo de como emitir nota fiscal eletrônica, completo e prático, para que você possa emitir suas NFs com tranquilidade e segurança. Vamos lá?

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O que é nota fiscal?

Antes de entrar no passo a passo de como emitir uma nota fiscal, é importante entender brevemente o que é esse documento e por que ele é tão essencial para o seu negócio. A NF é o documento obrigatório que comprova e regulariza todas as vendas de produtos ou prestação de serviços feitas pela sua empresa.

Por exemplo, quando um cliente adquire um produto ou serviço da sua empresa, é necessário que você emita um documento que comprove essa compra, contendo informações como: produto, valor, nome da empresa e os dados do comprador. Isso é a nota fiscal.

Por que emitir NF é importante?

A emissão de nota fiscal não é apenas uma obrigação legal, mas também uma prática que traz diversos benefícios ao empreendedor, como a credibilidade perante os clientes, controle financeiro eficiente e a possibilidade de participar de licitações e vender para o governo.

O que é necessário para emitir uma nota fiscal eletrônica como empresa?

Para você gerar a nota fiscal como empresa, é imprescindível possuir:

  • Internet: ter acesso à internet para poder enviar e receber as notas fiscais eletrônicas;
  • Registro e CNPJ: estar registrado como empresa e possuir um CNPJ válido;
  • Programa de emissão: utilizar um programa de emissão de nota fiscal eletrônica ou o “Emissor de NF-e” oferecido pela SEFAZ;
  • Certificado digital: comprar e instalar um certificado digital no seu computador.

Tipos de nota fiscal para seu negócio

Cada tipo de nota fiscal atende a uma necessidade específica no mundo dos negócios. É importante que você conheça os tipos e saibam quando e como utilizá-los para garantir a legalidade e evitar erros na emissão.

NF-e (Nota Fiscal de Produtos Eletrônica)

Utilizada para documentar a venda de produtos. A nota fiscal eletrônica obrigatória para empresas que comercializam bens e produtos e deve ser emitida eletronicamente e enviada para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

NFS-e (Nota Fiscal de Serviço)

Utilizada para registrar a prestação de serviços. É de emissão obrigatória para prestadores de serviços e deve ser enviada eletronicamente para a prefeitura do município onde o serviço foi prestado.

NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica)

Utilizada em vendas diretas ao consumidor final, substituindo o cupom fiscal. É amplamente utilizada em lojas físicas e permite a emissão rápida e eletrônica, facilitando o controle fiscal e a transparência nas transações comerciais.

Quem precisa emitir NF?

Conforme a Lei nº 8.846/94, toda e qualquer empresa que comercializa produtos e serviços, contribuindo com o ICMS (Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços), deve emitir nota fiscal.

A emissão de nota fiscal do MEI é uma exceção, pois o microempreendedor individual só é obrigado a emitir nota fiscal ao vender para outras empresas (pessoas jurídicas). Quando a venda é para o consumidor final (pessoa física), a emissão é obrigatória apenas se o cliente solicitar.

A não emissão é considerada sonegação fiscal e pode acarretar diversas consequências, como:

  • multas;
  • bloqueio do CNPJ;
  • dificuldades para obter crédito;
  • processos judiciais.

Nota fiscal avulsa e o MEI

A NFa é um documento fiscal que pode ser emitido por pessoas ou empresas que não têm obrigação de emitir notas fiscais com frequência.

A nota fiscal avulsa para MEI pode ser uma opção prática quando se precisa emitir um documento fiscal fora das operações regulares.

Passo a passo de como emitir NF

O processo de emissão de nota fiscal precisa de atenção na hora de ser executado. Por isso, elaboramos um passo a passo completo para acabar com as dúvidas.

1. Cadastre-se no sistema de nota fiscal eletrônica

Para emitir uma nota fiscal eletrônica (NF-e), é necessário estar cadastrado no sistema da SEFAZ do seu estado.

Esse cadastro é fundamental para obter a autorização de uso do sistema. Vale dizer que cada estado pode ter seu procedimento específico, então, é importante verificar as exigências locais.

2. Adquira um certificado digital

O certificado digital é uma espécie de assinatura eletrônica que garante a autenticidade e a integridade das notas fiscais emitidas.

Existem vários tipos de certificados, mas para emissão de NF-e, o mais comum é o e-CNPJ, que vincula a assinatura digital ao CNPJ da empresa.

3. Escolha um sistema de emissão de notas fiscais

Existem diversos sistemas de emissão de NF no mercado, alguns gratuitos e outros pagos. Por isso, o ideal é escolher um sistema que atenda às necessidades do seu negócio e que seja fácil de usar.

Plataformas como a Omie oferecem soluções completas e integradas para a gestão empresarial, facilitando o processo de emissão de notas fiscais.

4. Configure o sistema de emissão

Após escolher o sistema, é necessário configurá-lo com os dados da sua empresa, como CNPJ, inscrição estadual, endereço, e demais informações pertinentes.

Essa configuração é essencial para garantir que todas as notas fiscais emitidas estejam corretas e em conformidade com a legislação.

5. Preencha os dados da nota 

Com o sistema configurado, é hora de emitir a nota fiscal. Para isso, preencha os dados do cliente, os produtos ou serviços vendidos, os valores e as alíquotas de impostos sobre a nota fiscal aplicáveis.

Verifique todas as informações antes de finalizar a emissão.

6. Envie a nota fiscal para a SEFAZ

Com a nota fiscal preenchida, envie-a para a SEFAZ do seu estado. O sistema de emissão fará isso automaticamente e você receberá um protocolo de autorização caso a nota esteja correta. Caso haja algum erro, o próprio sistema informará para que você possa corrigir e reenviar.

7. Armazene e envie a NF ao cliente

Após a autorização, a nota fiscal estará pronta para ser enviada ao cliente.

Além disso, é importante armazenar todas as notas fiscais emitidas, seja em formato digital ou impresso, por um período mínimo de cinco anos, conforme a legislação vigente.

Descomplique a emissão de notas fiscais de sua empresa!

É fundamental dedicar atenção ao processo de emissão de nota fiscal, evitando problemas com órgãos reguladores e assegurando o crescimento saudável da sua empresa.

Embora possa parecer uma tarefa complicada no início, com o conhecimento certo e as ferramentas adequadas, esse processo se torna muito mais simples e ágil. 

A Omie está aqui para ajudar você, empreendedor, a gerir seu negócio de forma eficiente e sem complicações. Experimente o sistema de gestão ERP Omie, emita notas fiscais facilmente e surpreenda-se com os resultados.

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