Automatizando processos financeiros usando CNAB de Pagamento

Gerir o financeiro de ponta a ponta de uma forma organizada permite ao empreendedor ter mais clareza nas decisões que precisa tomar para manter seu negócio saudável e planejar o crescimento.

20/04/20
Empreendedorismo

Todos os dias, milhares de pagamentos são efetuados por empresas de todos os portes e segmentos. Quando uma solicitação de pagamento é emitida e quando um pagamento é realizado, há diversas transações envolvidas que impactam diretamente a administração do financeiro da organização.


Gerir o financeiro de ponta a ponta de uma forma organizada e prática permite ao empreendedor ter mais clareza nas decisões que precisa tomar para manter seu negócio saudável e planejar o crescimento.


Existe um padrão para pagamentos?

A FEBRABAN, Federação Brasileira dos Bancos, definiu um padrão para a troca de informações entre Empresas e Bancos, chamado CNAB, que significa Centro Nacional de Automação Bancária.

Através do CNAB, é possível melhorar a performance da gestão dos recebimentos e pagamentos e agilizar o dia a dia do contas a receber/pagar e do financeiro como um todo.

A FEBRABAN determina o formato texto com colunas definidas para cada tipo de CNAB, com possibilidade de ocorrência de variações de acordo com as peculiaridades de cada banco.


Para que serve e quais são os tipos de CNAB?

Como uma ferramenta padrão definida pela FEBRABAN, o CNAB é utilizado tanto para a remessa tanto para o retorno de informações de pagamento. Com isso, digitalmente é possível manter constantemente atualizados os dados das empresas com relação aos pagamentos efetivados. 

Existem dois tipos de CNAB: CNAB 240 e CNAB 400, o que permite atender às peculiaridades de cada instituição bancária, e são compostos da seguinte forma:

  • CNAB 400: cada registro é limitado a 400 posições e em geral é utilizado para carteira de cobrança simples e garantida; permite a postagem de títulos pelos Correios e protesto em caso de não pagamento, mas não permite uso do serviço de banco correspondente.
  • CNAB 240: conta com 4 segmentos de 240 posições para cada título dentro do mesmo arquivo de cobrança; cada arquivo permite carteiras de cobrança simples e garantidas, uso do serviço de banco correspondente além da postagem de títulos pelos Correios; além disso, este tipo de padrão de arquivo permite utilização dos serviços de protesto e de custódia de cheques e também serviço de agendamento para pagamento de títulos e de contas.

Como descobrir o layout que devo usar?

Algumas variáveis influenciam nesta definição. A primeira delas, é a instituição bancária com a qual sua empresa mantém relacionamento.

É preciso definir as informações que você necessita gerenciar com assertividade no seu financeiro e a partir disso, entender o que seu banco lhe oferece. A definição do layout CNAB a ser utilizado em sua empresa é feita diretamente com o gerente da sua conta pessoa jurídica.

Uma vez definido o padrão, é hora de emitir suas ordens de pagamento, seja através de um boleto ou solicitação de transferência bancária.


Emiti a ordem de pagamento… O que acontece depois disto?

Seu cliente pode receber de forma automática a informação para efetuar o pagamento e então, uma vez processado este pagamento, inicia-se o processo de conciliação bancária.

Se você não utiliza Omie na gestão do seu financeiro, você precisará dedicar um tempo bastante significativo de um profissional do seu time para dê um profissional do seu time para a geração manualmente de boletos, a geração dos CNAB's de pagamentos e recebimentos, a recepção do retorno desses arquivos e por fim, a realização da conciliação bancária, para que a posição do seu caixa no final do dia esteja batendo com a realidade de seu extrato e o saldo em conta. 


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Se você utiliza Omie, este processo de conciliação passa, a partir de agora, a contar com uma automação que gera otimização do tempo de trabalho do seu time e traz muito mais assertividade para o processo como um todo. Entenda como:


Automatizando o processo de pagamento

A partir de agora, para os bancos Itaú, Santander, Bradesco, Caixa Econômica Federal e Safra*, o processo de transmissão e recebimento de ordens de pagamento é gerado de forma mais fácil, uma vez que o setup tenha sido feito na plataforma.*

Você pode usar este processo automatizado tanto na gestão do contas a pagar quanto na gestão do contas a receber. Esta automação pode gerar horas úteis de produtividade para seu time, além de maior assertividade e segurança nos dados.

Em primeiro lugar, é importante que você homologue a transmissão destes arquivos com sua instituição financeira. Este processo pode levar algum tempo e seu gerente de conta é seu apoio neste momento.

Uma vez homologado junto ao seu banco, você pode seguir o passo a passo da automação, dividido em 4 passos simples:

  1. Em contas correntes, marque as opções que deseja transmitir para o banco
  2. Preencha as informações bancárias dos clientes e dos fornecedores
  3. Selecione a conta corrente e a forma de pagamento (boleto e transferência)
  4. Transmita o arquivo para o banco selecionado.


Por que automatizar este processo? O que eu ganho com esta automação?

Quando este processo de gestão dos recebimentos / pagamentos não é feito de forma automatizada, é necessário que alguém do time fique responsável por este processo, investindo bastante do seu tempo na checagem constantemente na própria instituição bancária com a qual se tem relacionamento, se cada um dos pagamentos foi ou não registrado no banco.

A partir disso, se dá início ao processo de conciliação bancária, que mais uma vez, é feito sem o auxílio da automação e requer que o profissional que executa a tarefa, tenha um olhar bastante minucioso para que não hajam divergências financeiras, cobranças indevidas ou falta de acompanhamento correto do volume de inadimplência. 

Por outro lado, uma vez automatizado o processo, a organização como um todo só tem a ganhar.

Principais benefícios da automação dos processos no financeiro

1 - Seu time mais feliz e produtivo

Realizar tarefas repetitivas e maçantes pode levar ao desgaste profissional e a perda de produtividade; seu time financeiro pode ser alocado em tarefas analíticas e ganhar tempo com esta automação.

Ao invés de ter que entrar diariamente no banco para checar as posições de pagamento, com a automação passa a ser possível conferir em poucos cliques e diretamente no módulo financeiro do Omie, a posição do caixa em tempo real,

Assim, aquela hora/homem que seu time gastava fazendo uma tarefa que não agregava valor, pode ser direcionada para uma que faça muito mais sentido para seu negócio!
Em nossos levantamentos, percebemos que, se a empresa mantém uma rotina semanal de gestão de pagamento, a automação permite o ganho de um dia e se a rotina mantida é a diária, ganho de 2 horas/dia.


2 - Redução de custos e ganho de assertividade

Sabe aquele custo com malote, com horas a fio no telefone, com horas no site do banco? Não precisa mais investir o dinheiro da empresa nestes custos - a automação dos pagamentos e recebimentos nativa do Omie resolve estas questões ao fazer digitalmente a comunicação com os bancos com os quais seu negócio mantém relacionamento.


3 - Mais segurança pra você e seus clientes

Os boletos gerados no Omie, além de atender aos padrões recomendados pela Febraban, também são gerados com senha. 

Este fator de segurança associado a automatização dos apontamentos de envio e recebimento de cobranças e pagamentos, traz muito mais segurança, produtividade e assertividade ao seu controle de caixa.

E suas informações contábeis e fiscais também passam a ser geradas de forma integrada em tempo real com seu contador, que tem acesso a todas elas através do Painel do Contador, e pode, a partir destas informações, usar a contabilidade de forma consultiva para lhe oferecer apoio na tomada de decisões estratégicas.


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* Verifique no detalhe o passo a passo para cada banco em nossos Artigos do Ajuda Omie ou no chat do nosso time de Suporte. 


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