Home Office: 5 dicas para manter o trabalho remoto produtivo!

Confira as melhores dicas para se adaptar ao trabalho remoto e manter a sua equipe motivada e produtiva.

27/Mar/2020
Gestão

Com a chegada da COVID-19 no Brasil e o confinamento de milhares de pessoas, consequentemente as empresas entraram em uma corrida pela adaptação ao trabalho remoto e diversos ajustes de processos estão sendo feitos para enfrentar o desafio da operação à distância.

Em alguns setores, o home office é uma realidade que já ganhou certo espaço nas empresas e muitas pessoas já são adeptas à essa modalidade. Porém, devido à pandemia que tomou conta do mundo nos últimos dias, o trabalho remoto tornou-se inevitável e necessário

Mas, você não está sozinho! Vamos te ajudar com dicas de produtividade e ferramentas para garantir que este desafio seja cumprido positivamente. Siga em frente e boa leitura!


1 - Realize uma gestão eficiente do trabalho remoto 

Em primeiro lugar, para que a transição aconteça de forma organizada, é preciso planejar e adotar boas práticas, determinar algumas regras com as equipes e utilizar ferramentas de comunicação e gestão modernas e eficientes. 

É preciso criar um plano de ação para as áreas que determine todas as etapas, prazos e responsáveis por cada projeto. Ou seja, organize os colaboradores de forma que todos saibam quais são as suas tarefas e prazos e realize encontros virtuais diários ou semanais para alinhar o andamento de cada uma das tarefas distribuídas. 

Mantenha as equipes sempre em contato e bem informadas sobre tudo o que acontece na empresa, qualquer novidade relevante deve ser compartilhada e lembre-se de também compartilhar os resultados positivos, principalmente neste período. 


2 - Faça videoconferências e aproxime quem está trabalhando a distância

Para garantir o contato entre todos os membros da equipe, existem diversas plataformas de videoconferência com funções práticas para tornar o dia a dia mais dinâmico, como o compartilhamento de tela, transferência de arquivos e até a gravação das reuniões. 


Aqui vão algumas dicas de plataformas para garantir seus encontros virtuais: 

Zoom Meetings - crie uma sala e compartilhe o link com os participantes. No modo gratuito, é possível ficar online por até 40 minutos, com até 100 pessoas. 

Google Hangouts - para reuniões mais simples, a plataforma integrada ao Gmail permite videoconferências de até 10 pessoas e basta gerar um link para convidar os participantes.

Skype - uma das ferramentas mais conhecidas, agora também com uma versão para o navegador, mais simples e que conecta até 50 convidados em uma videoconferência. Para empresas maiores, existe o Skype for Business, com diversas funções exclusivas e reuniões com até 250 participantes.

Microsoft Teams - a ferramenta da Microsoft conta com um plano gratuito que garante videoconferências de até 250 pessoas e espaço de 10GB por equipe e 2GB por usuário para guardar arquivos, além de outros recursos, como a integração com pacote Office (Microsoft Word, Excel, PowerPoint e OneNote).


Dica: peça ao time que ligue suas câmeras durante as reuniões e, no início ou ao final delas, tire 5 minutinhos para perguntar como está sendo o dia de cada um e realizar um bate papo mais informal entre todos.

Transforme a comunicação virtual em algo que aproxime as pessoas de alguma forma e aproveite para fortalecer os laços da equipe. No fim do dia, isso faz toda a diferença.  


3 - Utilize ferramentas de gestão para tornar o home office mais eficiente

Adote um gerenciador de tarefas e projetos para manter o trabalho da equipe organizado e acompanhar em tempo real o que está sendo realizado e concluído por cada um. É muito importante visualizar o fluxo de trabalho e ter acesso à informações rapidamente

Algumas empresas já possuem plataformas de gerenciamento de equipe mesmo dentro do escritório, para organização interna, acompanhamento das atividades pelas outras áreas, e principalmente, para que os superiores acessem dados com facilidade para tomada de decisões. 

Para o trabalho remoto, esta é uma dica extremamente importante. É preciso reforçar o uso dessas ferramentas e entender a importância de deixá-las sempre atualizadas, para que todos os projetos da empresa sejam concluídos corretamente e dentro dos prazos determinados


Veja dicas de gerenciadores de tarefas fáceis de usar para você adotar agora e começar a aumentar a produtividade da sua equipe: 

Trello - com uma interface simples e versão gratuita, o software trabalha em modelo de cartões que podem ser arrastados através de uma linha do tempo para concluir o andamento das tarefas. 

Asana - seu maior atributo é poder personalizar sua interface de acordo com as necessidades de cada equipe. Possui um visual bastante intuitivo e objetivo, e também possui versão gratuita. 

Runrun.it - com planos a partir de R$250,00 mensais, sua empresa terá recursos totalmente personalizados e exclusivos para gerenciar suas equipes de forma completa. 


4 - Mantenha a equipe motivada e incentive pequenas “pausas” durante o trabalho remoto

Organize sua equipe de forma que todos possam produzir com eficiência, mas sem ultrapassar os limites físicos e mentais. Determine horários de trabalho e cumpra-os. Evite mandar mensagens ou fazer calls fora do horário determinado e incentive seus colaboradores a fazer pequenos intervalos durante o expediente.

Um exemplo prático e muito eficiente é a chamada técnica Pomodoro de produtividade, que funciona basicamente em, 25 minutos de trabalho intercalados com pausa de 5 ou 10 minutos para fazer o que quiser, como ir ao banheiro, checar as redes sociais ou apenas tomar uma água e descansar. Acesse Tomato Timer e veja na prática. 

Manter a equipe “desafogada” é o ponto chave para mantê-la produzindo com eficiência e motivação. Não sobrecarregue demais. Estar em casa, às vezes, permite que as pessoas trabalhem mais ou se dediquem apenas ao trabalho 24 horas por dia, e isso não é saudável. 

Portanto, funcione como se estivesse no escritório. Faça com que seus colaboradores dediquem parte do dia à vida pessoal e a cuidar de si mesmos. Afinal, estamos passando por um momento onde cuidar é muito importante, fique atento à isso! 


5 - Aprenda a vencer as barreiras do home office

Para trabalhar de casa, existem certas barreiras que precisam ser vencidas, como pequenas distrações, ficar de pijama o dia inteiro ou controlar os limites entre vida pessoal e profissional. 

Lembre-se: trabalhar de pijama, jamais! Isso acaba tirando a sensação de que estamos trabalhando e atrapalha a autodisciplina. Troque de roupa e organize sua estação de trabalho antes de começar!

Escolha um lugar silencioso e que te permita trabalhar com postura e organização. Evite trabalhar do sofá, por exemplo. Escolha uma mesa com uma cadeira confortável em um ambiente que te permita focar em suas tarefas.

Evite a sobrecarga de trabalho. Como já falamos anteriormente, neste momento é preciso manter o equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Trabalhe e dedique-se aos seus projetos, mas lembre-se de manter sua vida pessoal em dia e tire um tempo para você mesmo diariamente


Vamos juntos!

Aqui na Omie, nossas equipes estão colaborando com as recomendações do Ministério da Saúde e estamos trabalhando remotamente para garantir o melhor atendimento aos nossos clientes e parceiros, sempre pensando na prosperidade e crescimento das PME’s brasileiras

O home office é uma prática que exige adaptação e muita dedicação, portanto, é normal que haja certa diminuição de foco e produtividade nos primeiros dias para as equipes que nunca trabalharam nessa modalidade. Mas, não se assuste!

Seguindo nossas dicas, com certeza, todos nós vamos conseguir encarar este momento como uma nova oportunidade para remoldar e aperfeiçoar processos para encarar o futuro com muito mais força e determinação. #VamosJuntos

E você pode contar com a gente neste momento difícil! Precisa de um ERP? Entre em contato para experimentar ou até garantir o seu gratuitamente, de acordo com o seu enquadramento e faturamento.

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