Kanban: o que é e quais seus benefícios

Diversos métodos podem ser utilizados para organizar o fluxo de trabalho de uma empresa, e um dos mais populares é o chamado “kanban”. A metodologia surgiu no Japão e consiste em utilizar colunas e cartões para a organização das tarefas que devem ser executadas ou que já foram realizadas.

Esse sistema de organização visa tornar o fluxo de trabalho mais eficiente ao exibir em um quadro o status de todas as tarefas. Pode ser feito tanto de forma manual, com post-its, quanto por meio de um software online, assim todos os colaboradores poderão ter acesso a ele. 

A visualização dos status das atividades ajuda a equipe a entender a situação das operações e o que ainda falta ser concluído. Essa ferramenta de gestão de tarefas também é útil para identificar gargalos no fluxo e solucioná-los. Além disso, pode ser utilizado por empresas dos mais variados segmentos. Acompanhe a leitura e veja como.

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Como usar o kanban na sua empresa?

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Após entender mais sobre o que é kanban, é preciso saber como ele funciona. Basicamente, para utilizar o método, é preciso listar todas as tarefas que precisam ser executadas e distribuí-las no quadro.

Na metodologia kanban, o quadro é dividido em colunas. As mais comuns são “a fazer”, “em execução” e “feito”. Entretanto, você pode adicionar outros tipos de colunas conforme o fluxo de trabalho da sua empresa. 

Depois, é preciso adicionar as tarefas, que podem ser representadas por cartões ou post-its. Conforme as atividades passam de um status para outro, é preciso mover os cartões entre as colunas. Dessa forma, todos poderão saber em que pé cada tarefa está.

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Vantagens de utilizar o kanban na gestão de processos

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O kanban pode ser uma boa maneira de promover a gestão de tarefas na sua empresa, já que o quadro permite que a equipe visualize o andamento dos processos, literalmente. Veja a seguir as principais vantagens desse método:

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Comunicação integrada

Mesmo que o kanban seja utilizado por meio de um sistema automatizado, ao qual todos os colaboradores têm acesso, ou um quadro na parede, esse método estimula a comunicação interna. Isso porque, ao atualizá-lo com o status das tarefas, cada membro da equipe contribui para informar aos demais sobre o que está trabalhando.

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Priorização de atividades

Ao classificar a prioridade de cada atividade por meio de um sistema de cores, é possível se certificar de que as tarefas mais importantes, ou que possuem um prazo para serem cumpridas, serão finalizadas primeiro. Dessa forma, a equipe já saberá o que priorizar no momento, o que dá mais autonomia para todos.

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Aumento da produtividade

Ao utilizar o sistema kanban, também é possível fazer com que a equipe esteja mais focada nas atividades que precisa executar. Quando o profissional se empenha em resolver uma tarefa por vez sem ficar ansioso com a quantidade de trabalho, isso o torna mais produtivo.

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Estímulo do trabalho em equipe

Principalmente em empresas onde, para que as atividades sejam concluídas elas precisam passar por diversos setores diferentes, o método ajuda os colaboradores a trabalharem em equipe. Cada um entende o seu papel no fluxo de trabalho e sua importância para que as tarefas sejam concluídas com sucesso.

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Controle sobre as atividades

Outra vantagem em utilizar esse método é que o gestor pode ter mais controle sobre o andamento das atividades, já que precisa apenas dar uma olhada no quadro para saber o que está acontecendo. Essa visão mais transparente sobre o status das tarefas também incentiva os colaboradores a finalizarem sua parte do trabalho.

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Flexibilidade do fluxo de trabalho

O kanban permite mais flexibilidade ao fluxo de trabalho, pois o quadro pode ser facilmente personalizado conforme a necessidade da empresa. É possível adicionar ou remover colunas a qualquer momento, além de reorganizar as prioridades. Por isso, o método se adequa a companhias de diversos portes, com variadas quantidades de colaboradores.

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Como tornar a gestão mais produtiva?

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Neste artigo, vimos como funciona o kanban e como essa metodologia pode ser aplicada em uma empresa para organizar melhor o fluxo de trabalho. Mas você também pode contar com a tecnologia para tornar a gestão mais eficiente. O sistema de gestão empresarial é um exemplo disso.

Com essa tecnologia, o gestor tem mais controle sobre as operações da companhia, além de ter acesso a relatórios detalhados, com dados estratégicos que podem fazer toda a diferença nas tomadas de decisões. Para entender melhor como a tecnologia contribui para aumentar a produtividade, leia nosso ebook exclusivo e saiba mais.

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