Passo a passo de como organizar as contas a receber

Aprenda o passo a passo de como organizar as contas a receber da sua empresa e destrave sua gestão financeira hoje mesmo.

23/Mai/2022
Empreendedorismo

Ter absoluto controle sobre a gestão financeira da sua empresa é essencial para o futuro de negociações, assim como para que o relacionamento com seus clientes e parceiros de negócios seja saudável e rentável, por isso, saber o passo a passo de como organizar as contas a receber é tão importante.

A contas a receber, se bem gerida, auxilia na sustentabilidade do seu negócio, já que o coração financeiro de uma empresa está no seu controle de caixa.

Neste artigo, entenda de uma vez por todas como funciona na prática o passo a passo de como organizar as contas a receber e veja nossas dicas para ter êxito na organização desta importante gestão, que pode colocar tudo a perder caso não seja bem administrada.

O que é contas a receber?

Basicamente, contas a receber são os valores que uma empresa tem a receber de seus clientes, obtidos por aumentos, que chamamos de entradas, também com as reduções, que são as baixas das vendas. 

Aqui, entram todos os benefícios futuros que a empresa acertou com os seus clientes, assim como as promissórias, títulos de créditos a favor da empresa.

Assim, falando na rotina, o departamento de contas a receber de uma empresa é responsável por processar as contas e pagamentos recebidos em conformidade com as políticas e procedimentos financeiros da mesma. 

Além disso, entram nas responsabilidades as transações financeiras do dia a dia e as verificações, classificação, cálculo, lançamento e registro de dados de contas a receber. 

O responsável pela tarefa também prepara contas, faturas e depósitos bancários, assim como acompanha a liquidação de títulos e vencimentos, dando as baixas necessárias em cobranças de débitos que estão em aberto. 

Além disso, faz a conciliação de retornos e pagamentos, confeccionando borderôs, emitindo extratos bancários e realizando negociações e recuperações junto aos clientes inadimplentes. O departamento de contas a receber é responsável pela administração da conta “clientes a receber”, do ativo da empresa. 

Cuidar criteriosamente desse setor com responsabilidade e sagacidade traz muitos benefícios para os gestores financeiros, como conhecer quem são os clientes que pagam em dia e merecem uma atenção em questões de possíveis descontos, ofertas diferenciadas, algum “mimo” por se comprometer em pagar em dia, o que leva, consequentemente, a mais uma das técnicas de fidelização.

Entenda a diferença de contas a receber e contas a pagar

Realizando o perfeito equilíbrio entre os valores que entram no caixa, com o montante a pagar disponível, sem negativar o caixa, o progresso é certo. 

Isso porque, esses são montantes de extrema importância, que ajudam ao responsável financeiro a determinar a saúde da empresa, separando recursos para pagar contas da empresa, como fornecedores e impostos, recebendo o valor correto das vendas realizadas aos clientes.

Sobre as diferenças, quando citamos as contas a receber, estamos falando sobre os registros das entradas e as baixas das vendas de uma empresa. Trata-se da quantia de dinheiro que devem para sua empresa, sejam fornecedores ou clientes e, até mesmo, parcelas de venda a prazo.

No caso das contas a pagar, são todas as obrigações financeiras que uma empresa assume com seus colaboradores, que podem ser funcionários ou parceiros de negócios, e seus fornecedores. Logo, é um tipo de conta que registra os compromissos a serem acertados com respectivos fornecedores ou obrigação tributária.

Dentre muitas coisas, essas contas podem ser:

  • compra de mercadoria e de matéria-prima;
  • pagamentos de salários e de tributos;
  • manutenções da empresa.

O gestor responsável pelas contas a pagar e a receber deve saber exatamente qual o valor que entra no seu caixa, para assim, conseguir determinar o pagamento total dos gastos.

Um ponto de atenção: é preciso que as contas a pagar não consumam o valor total do dinheiro em caixa, para possibilitar que novos investimentos sejam feitos e, desse modo, a sua empresa evolua e cresça no mercado.

Leia também: Contas a pagar: o que é e como fazer de forma eficiente

Atenção! Não se deixe enganar pelas contas a receber

Uma eficiente e sensata gestão entre contas a receber e contas a pagar elevará a empresa a um nível maior com segurança, possibilitando uma ampla visão do negócio, utilizando um correto planejamento e procedimentos técnicos adequados. 

Procedendo com uma correta harmonização entre as contas a pagar e os prazos de contas a receber, dias de trabalho mais tranquilos e otimizados surgem naturalmente, sem bater a incerteza da possibilidade de honrar com os compromissos necessários para manter a empresa funcionando.

Essa é uma grande preocupação entre os empreendedores, já que, se mal planejada, a relação entre contas a receber e contas pode afetar a saúde financeira do negócio.

Para você ter mais clareza dessa situação, veja este exemplo: uma empresa que possui R$10 mil para receber em 10/06/2022, poderá enfrentar dificuldades se tiver que pagar uma conta de R$20 mil na data de 05/06/2022. Situação delicada, não é mesmo?

Então, não se deixe enganar pelas contas a receber, ou seja, não se vislumbre ofuscando as contas que você deverá honrar para pagar. Faça um planejamento para pagar em dia, sem multas e sem acréscimos, mantendo o seu nome e o da sua empresa sempre em avaliações positivas no mercado.

Passo a passo de como organizar as contas a receber

Se você é o responsável pela gestão das contas a receber da sua empresa e se sente ainda perdido, calma! Aos poucos e com experiência firmada, você vai organizando sua rotina e encaixando de acordo com seu ritmo e necessidade.

Veja o passo a passo que elaboramos para você de como organizar suas contas. Estude-o com calma, aplique em seu negócio e tenha ótimos resultados.

Faça um levantamento dos valores e datas de vencimento dos seus recebimentos

É essencial manter um registro atualizado de suas contas a receber, seja por planilhas ou sistemas de gestão. Tenha o controle das datas de vencimento e de recebimento e uma projeção do valor que será necessário estar no caixa no momento de pagar as obrigações financeiras importantes para a atividade da empresa. Fique de olho!

Deixe o fluxo de caixa organizado

Muito bem, você organizou suas datas para não ter surpresas ao longo do mês. Com isso,  você tem um fluxo de caixa montado. Assim, sabe quanto terá de saldo ou falta de recursos para honrar seus compromissos ao longo de um período. 

Lembre-se que as contas a receber sempre precisam estar relacionadas com as contas a pagar, para projetar seu fluxo de caixa. Nossa dica: realizar a projeção do fluxo de caixa de três em três meses.

Atualize o cadastro de clientes

Estamos falando de organização, não é mesmo? Assim, não há como organizar as contas a receber da sua empresa se os dados cadastrais dos seus clientes estão desatualizados.

Sugerimos que crie um banco de dados com CPF, CNPJ, endereço, telefone, e-mail, e demais informações que sejam relevantes. Ainda, um bom sistema de CRM poderá ser muito útil para essa atualização constante.

Envie as cobranças com antecedência

Você pode ter um funcionário que se dedique à cobrança e a faça com antecedência, com total diplomacia e tato, como pede a situação.

Para tanto, é necessário que esse profissional esteja preparado e munido dos melhores argumentos para fazer uma boa negociação e, ao mesmo tempo, conseguir reter o cliente, sem causar um desgaste.

Óbvio que nem sempre o cliente deixa de pagar por má-fé. É comum, simplesmente, que ele se confunda ou esqueça as datas de pagamento. Então, instrua o responsável para enviar mensagens SMS ou e-mail para lembrá-lo sobre a data de vencimento.

Ofereça opções para pagamento

É recomendável que além do boleto, você ofereça mais uma opção de pagamento para os seus clientes, como o cartão de crédito. Essa tática é ótima e eficiente para reduzir o seu índice de inadimplência. 

Na prática, isso facilita a vida do cliente e a cobrança automática garante que o pagamento seja feito sem imprevistos.

Dê descontos para pagamento antecipado

Quem não gosta de um desconto, não é mesmo? Esse é um método que funciona sempre e instiga os clientes a pagarem antecipadamente, mantendo seu fluxo organizado e em dia. Nesse sentido, você pode oferecer um desconto na fatura seguinte ou até mesmo um brinde. 

Entre em contato com os clientes inadimplentes

Faça contato com os seus clientes inadimplentes e ofereça uma negociação justa e clara. Mas essa negociação deve ser boa para ambas as partes, então, antes de se comprometer, verifique se ela será boa para você também. 

Dica: a negociação pode ser na mudança de forma de pagamento, congelamento de juros e mora diária, redução no valor ou parcelamento da dívida. Converse com seu cliente e o ouça também, para que essa negociação seja satisfatória e direta.

Use um sistema de gestão para ajudar a gerir as contas a receber

Claro que a organização das contas a receber pode ser realizada através de planilhas. Contudo, muito mais fácil que usar uma planilha é utilizar um bom sistema de gestão financeiro que ajudará a controlar as contas a pagar e receber, além do fluxo de caixa, gerando diversos relatórios e monitorando os pagamentos.

Assim, você tem a lista de clientes adimplentes e inadimplentes, bem como evita eventuais erros que uma planilha de contas a pagar e receber pode gerar, por digitações ou fórmulas equivocadas.

Quer mais dicas completas de como administrar as contas a receber? Então, leia nosso texto complementar: Dicas importantes para a administração de contas a receber.

Conte com a ajuda de um sistema de gestão financeira

Como citamos, usar planilhas ajuda na organização. Mas nada se compara a um eficiente sistema de gestão financeira online, completo e seguro, como o sistema ERP da Omie, que oferece controle sobre as contas a receber e as contas a pagar.

Nosso sistema de gestão financeira permite muitas vantagens. Veja algumas: 

  • pode ser gratuito, como o Omie.Fit;
  • evita erros, como as fórmulas mal preenchidas;
  • permite melhores análises e mais estratégicas.

Um sistema de contas a pagar e receber, como o Omie, possibilita que você gaste menos dinheiro com tarifas de cobrança, além de prever melhor a relação do fluxo de caixa – comparação diária do que você tem para receber e para pagar – e até mesmo oferecer acesso a empréstimos para cobrir falhas no fluxo de caixa, com taxas e burocracias muito menores do que nos bancos.

Organização financeira é tudo

Como vimos, organização é a palavra de ordem quando se trata da gestão financeira de uma empresa e seu fluxo de caixa.

Para ter sucesso na gestão de contas a receber, um bom planejamento, detalhado e bem pensado, é fundamental e qualquer erro de datas de vencimento ou dados de algum cliente digitado com falhas, pode ser um veneno lento para o coração financeiro da sua empresa. 

A Omie possui as soluções mais completas e eficientes no mercado para atender às suas expectativas e necessidades. Entre em contato hoje mesmo com nossos consultores e conheça a solução ideal para sua empresa crescer e se destacar no mercado atual. Vamos juntos?

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