Toda empresa, para realizar suas operações, precisa se relacionar com fornecedores, prestadores de serviço e outros tipos de pessoas e empresas, contratando e comprando produtos ou serviços. Nesse sentido, uma boa gestão de contas a pagar deve começar antes de qualquer contratação.
Ainda, com um bom planejamento financeiro que define quais serviços ou produtos precisam ser comprados e com uma excelente pesquisa de mercado para definir os melhores custos.
Naturalmente, existe uma relação muito direta com a administração de contas a receber. Essa ligação deve permitir que a gestão de cobranças gere dinheiro, em tempo e quantidade suficientes, para quitar as contas a pagar.
Então, uma empresa bem administrada precisa ter um controle financeiro empresarial que una boas práticas de contas a pagar e receber!
E é sobre isso que vamos tratar ao longo deste artigo. Continue a leitura e entenda o que são contas a pagar e receber, fluxo de caixa, veja como um sistema de gestão pode ajudar, além de dicas importantes de organização financeira. Vamos lá?
Gestão financeira: o que é contas a pagar e a receber?
Um bom planejamento financeiro empresarial exige um bom controle de contas a pagar e receber, certo? Por isso, vamos entender definitivamente as ações de pagamento e recebimento de uma empresa.
Basicamente, esses valores representam tudo o que vai acontecer com o dinheiro do seu negócio. Por isso, manter este controle efetivo pode garantir melhores previsões para o seu fluxo de caixa.
Contas a pagar são todas as obrigações financeiras assumidas por uma empresa, ou seja, qualquer tipo de pagamento, seja de seus colaboradores, contas de consumo, como água, luz, aluguel, internet e telefone ou compra de matéria-prima.
Já as contas a receber são todos os recebimentos previstos para entrar no seu fluxo de caixa, desde o recebimento de uma duplicata paga por um cliente, até os juros dos investimentos.
Para entender se a sua empresa está trabalhando de forma sustentável e garantir os saldos positivos, é preciso colocar todas as contas lado a lado e realizar análises completas para entender se haverá dinheiro suficiente obtido pelas contas a receber, para quitar todas as contas a pagar.
Por esse motivo, é muito importante realizar um controle efetivo desse processo, por meio de ferramentas que ajudem a colocar em prática uma gestão financeira de qualidade.
Leia também: Passo a passo de como organizar as contas a receber
Por que fazer o controle de contas a pagar e quais são os seus objetivos?
Controlar contas a pagar é uma forma de identificar obrigações financeiras com antecedência, de modo a organizar a gestão financeira de uma empresa e evitar surpresas ao final de determinado período analisado.
No entanto, o controle de contas a pagar não está ligado somente ao pagamento de boletos em dia, mas também à tomada de decisões mais estratégicas, principalmente em momentos de crise financeira. Assim, é preciso ter dados para decidir os rumos de um negócio de forma mais inteligente e assertiva.
Com o controle de contas a pagar, é possível prever o quanto de recurso será necessário para pagamentos futuros, por exemplo. Se não existe um acompanhamento, o gestor não saberá o quanto ele costuma investir em matéria-prima ou se houve gastos elevados com algum tipo de conta em um determinado período.
Dessa forma, pode-se dizer que o grande objetivo vai além do que só manter o pagamento de dívidas e boletos recorrentes.
Sistema de gestão para contas a pagar e receber
O melhor método para sua empresa ter um bom controle de contas é usando um sistema de gestão financeira. Nesse sentido, é comum organizações usarem planilha de contas a pagar. Entretanto, um sistema traz muitas vantagens:
- pode ser gratuito, como o Omie.Fit;
- evita erros, como fórmulas mal preenchidas;
- permite melhores análises, mais estratégicas.
Além disto, um sistema de contas a pagar e receber, como o OMIE, vai lhe permitir gastar menos dinheiro com tarifas de cobrança, prever melhor a relação do fluxo de caixa – comparação diária do que você tem para receber e para pagar – e até mesmo oferecer acesso a empréstimos para cobrir falhas, com taxas e burocracias muito menores do que nos bancos.
Entenda o que é um fluxo de caixa
Qualquer empresa tem contas a receber de seus clientes e contas a pagar para seus fornecedores. A questão central é que as datas e valores do que será recebido dos clientes e as datas e valores do que será pago aos fornecedores nem sempre coincidem.
Pode ser que você venda sempre à vista e pague sempre a prazo. Nesse caso, você tem o dinheiro em mãos na hora e só vai pagar seus fornecedores mais adiante. Mas é possível também ocorrer o contrário. Você pode estar pagando seus fornecedores sempre à vista e seus clientes lhe pagando a prazo. Isso cria um desencontro no caixa.
Entre um cenário e outro existem muitas configurações possíveis em relação à velocidade do que você tem para receber e a velocidade do que você tem a pagar.
Fazer essa comparação, prevendo o que será recebido e pago a cada dia na semana, mês, trimestre e anos futuros é o que chamamos de fluxo de caixa: instrumento que permite a administração de contas a receber e a pagar.
Quando você prevê com antecedência eventuais descompassos, pode pensar em como utilizá-los a seu favor, por exemplo, comprando à vista e obtendo mais desconto ou aplicando o recurso de maneira inteligente.
Também será possível prever momentos em que faltará dinheiro, e você poderá negociar com seus fornecedores condições mais adequadas de compra, planejar melhor os compromissos financeiros futuros que vai assumir e, em último caso, preparar-se para obter crédito com antecedência.
Confira mais em um guia completo sobre Fluxo de Caixa.
Dicas importantes para a organização de contas a pagar
Pensando em um melhor controle financeiro, separamos algumas dicas importantes para a organização de contas a pagar. Confira:
- garanta que as compras e contratações aconteçam sempre depois de uma pesquisa e comparação de preços, especialmente no caso de fornecedores constantes e antigos;
- antes de comprar, verifique no fluxo de caixa projetado para a data do vencimento se existem recursos disponíveis;
- no momento do pedido de compra, já inclua o compromisso no sistema de contas a pagar;
- na chegada de itens adquiridos, confira se os preços e condições de pagamento estão de acordo com o pedido e veja se os dados no sistema de contas a pagar estão corretos;
- certifique-se sobre a existência de impostos a pagar sobre o que foi comprado. Contratação de serviços podem ter incidência de impostos retidos na fonte e compras de itens de outros. Ainda, estados podem ter necessidade de recolhimento de impostos na entrada. Oriente-se com seu contador a este respeito;
- se houver impostos a pagar sobre compras e contratações, registre essa previsão no sistema de contas a pagar;
- não misture os gastos pessoais dos sócios com as contas a pagar da empresa. O sócio deve ter uma remuneração de pró-labore determinada, com data de pagamento, e apenas o valor referente a ele deve ficar no contas a pagar da empresa;
- acompanhe com antecedência o seu fluxo de caixa e, quando necessário, negocie as condições com os credores;
- não conte com limites de créditos que sua empresa tenha pré-aprovado como se fossem dinheiro à sua disposição. Eles custam caro.
Dicas importantes para a administração de contas a receber
As contas a receber também devem ser controladas com cautela pelos gestores financeiros. Veja algumas dicas importantes:
- antes de definir as condições de vendas a prazo, analise seu fluxo de caixa e tenha em mente que existe um custo financeiro em conceder essa opção para seus clientes;
- lembre-se que antecipar o recebimento de créditos junto a clientes custa caro e pode consumir seu lucro;
- use um meio de cobrança com tarifas justas. Taxas de máquinas de cartão e tarifas de cobrança bancária variam muito no mercado, logo, você precisa pesquisar o tempo todo as melhores tarifas;
- mantenha o cadastro de clientes sempre atualizado;
- considere sempre os riscos de inadimplência. Crie critérios bem definidos e seguros para conceder prazo para seus clientes;
- não controle o “contas a receber” pelos relatórios bancários ou de administradoras de cartão. Use sempre um software de gestão financeira, como o OMIE. As administradoras de cartão recusam o pagamento de operações e os relatórios bancários podem fornecer informações incompletas;
- tenha métodos de cobrança bem definidos e ágeis para lidar com clientes inadimplentes.
Problemas que podem ser enfrentados para fazer o controle das contas a pagar e receber
Alguns problemas podem surgir hora de fazer o controle de contas a pagar e receber. Nem sempre as datas de recebimentos e pagamentos vão combinar. Nesse momento, o negócio deve estar preparado para enfrentar esse desafio, que pode gerar perda de credibilidade, atrasos, multas e dívidas.
Além disso, o gerenciamento das informações também pode se tornar um desafio, pois uma venda é capaz de gerar diversos documentos que devem ser armazenados com segurança e que, também, fornecem informações valiosas para o controle das contas.
Outro problema que envolve contas a pagar é o pagamento duplicado ou perdido, que afeta diretamente o fluxo de caixa já que envolve dinheiro e pode resultar em sérios danos. Há, ainda, outro parecido com esse, só que com contas a receber, é a cobrança indevida por parte da empresa.
Além disso, existem erros que podemos ressaltar em relação a contas a receber e que podem gerar problemas é deixar prazos passarem, não garantir todas as informações e documentos necessários para cobranças e ignorar valores pequenos, mas que no final das contas, fazem a diferença.
Fique sempre ligado no fluxo de caixa
Mesmo que sua empresa esteja com um bom fluxo de caixa, mantenha a atenção. A dinâmica do mundo dos negócios exige que você esteja o tempo todo com um excelente controle financeiro empresarial, e isso só depende da sua dedicação!
Realizar a gestão financeira do seu negócio com eficiência e dedicação deve ser uma tarefa diária, indispensável para que suas contas a pagar e receber se tornem uma maneira efetiva de fornecer as melhores informações estratégicas para a sua empresa.
Contas a pagar e receber: utilize a tecnologia para um melhor controle
Aqui, você teve uma visão geral completa sobre contas a pagar e também ficou por dentro de detalhes importantes sobre as contas a receber. Ainda, entendeu que fazer o controle financeiro dessas contas é cuidar da saúde financeira de um negócio.
Mas para realizar essa atividade de forma ainda mais eficiente, deve contar com a ajuda da tecnologia, como no caso de sistemas de gestão, conforme mencionamos ao longo do conteúdo.
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