Gerir a contabilidade de um negócio é um desafio e, para isso, existem diversas ferramentas que ajudam no controle financeiro, tais como o livro caixa. Para aproveitar suas funcionalidades, é preciso saber como preencher o livro caixa corretamente.
Ele serve para controlar a entrada e saída de dinheiro, sendo responsável por reunir dados como montante em conta, datas das transações e histórico das negociações. O item é indispensável para manter a organização contábil de um negócio, visto que é mais fácil encontrar informações importantes para consultas e tomadas de decisões.
O recurso também auxilia na escrituração contábil e ajuda a evitar problemas tributários. Muitos contadores, porém, apesar de conhecerem o livro caixa, ainda não sabem preenchê-lo de forma adequada ou mesmo explorar suas funcionalidades por inteiro. Por isso, neste post, entenda sua importância e algumas dicas práticas.
Qual a importância do livro caixa para o contador?
Um livro caixa deve reunir todas as informações de movimentação financeira de uma empresa, sendo esses registros diários, mensais ou anuais. Diversas empresas podem se beneficiar com o registro de um livro contábil, mesmo que não tenham a obrigação de fazê-lo.
O documento serve para documentar todas as movimentações financeiras, sejam de entrada ou saída de caixa. Para isso, devem ser registradas as transações de pagamentos ou recebimentos, por cheque ou transferência, de contas relacionadas às vendas e negociações, além do pagamento de contas fixas ou emergenciais.
Ainda, o livro caixa serve tanto para controle financeiro interno quanto para a prestação de contas junto à Receita Federal. Assim, é importante que arquivos, como comprovantes e recibos, estejam bem armazenados para a comprovação de informações relacionadas ao financeiro.
Não ter um livro caixa pode trazer desvantagens, como o descontrole financeiro e problemas com o fisco, pois a desorganização pode acarretar dificuldades na hora de prestar contas.
Muitas vezes, o livro contábil é confundido com a Demonstração de Fluxo de Caixa (DFC), um relatório que lista a origem de recursos e como eles foram aplicados. Mas, as duas ferramentas não têm relação direta, já que suas finalidades são distintas.
Quem precisa fazer o fluxo de caixa?
Algumas empresas devem manter, por obrigação, o livro caixa, apesar de ser facultativo para a maioria dos regimes tributários existentes. Atualmente, de acordo com a legislação 9.317/96, somente as empresas optantes pelo Simples Nacional são obrigadas a fazer o registro do livro caixa com todas as observações feitas pela lei.
As empresas enquadradas no Simples Nacional são aquelas que têm uma receita bruta anual de R$ 4,8 milhões, logo, obrigatoriamente precisam declarar os valores de fluxo de caixa. Com a ajuda de um livro contábil, esses valores de entrada e saída podem ser facilmente acessados.
Existe uma diferença quanto à obrigatoriedade no que diz respeito a outros documentos de registro, como os livros diários, por exemplo. Neste caso, o preenchimento é obrigatório a todas as empresas sujeitas à escrituração contábil, independentemente do tamanho, conforme o Decreto-Lei 486.
Porém, mesmo com a restrição de apenas um regime, o livro caixa pode ser mantido por empresas de diversos portes e segmentos de mercado.
Como preencher o livro caixa corretamente?
Por se tratar de um documento contábil oficial de uma empresa, o livro caixa deve ser padronizado, seguindo certos preceitos. Claro, alguns vão variar de empresa para empresa, mas há padrões obrigatórios que devem ser seguidos. Confira!
Informações que não podem faltar
É preciso dar atenção a informações que não devem faltar em um livro contábil para não cometer erros na hora de realizar o preenchimento.
Nesse sentido, os dados que não podem faltar no preenchimento de um livro caixa são:
- data da transação;
- breve histórico do registro;
- débito (entrada de dinheiro);
- crédito (valor que saiu do caixa da empresa);
- saldo atual.
O saldo atual, também chamado de montante em caixa, pode ser calculado da seguinte forma:
- Saldo atual = saldo anterior + recebidos – pagamentos
Separe em etapas estruturais
O preenchimento do livro contábil deve ser separado em etapas estruturais, por isso, um passo a passo deve ser seguido na hora de realizá-lo. Desse modo, ele pode ser dividido em três partes principais.
Etapa 1: Termo de Abertura
Como o próprio nome diz, o termo de abertura é o início do documento. Nele, deve conter a finalidade do livro caixa, o nome da empresa e suas principais informações, como endereço e CNPJ.
Além disso, é necessário indicar, também, o número de folhas que constam no documento e a data. Vale lembrar que ele deve estar assinado.
Etapa 2: Folhas de Escrituração
Nessa etapa, os valores de entrada e saída financeira devem ser especificados. Assim, organize considerando as datas e disponha-as de forma individual.
Ainda, insira as informações em tabelas, de modo que cada uma seja equivalente a um mês de serviço. Não deixe de registrar o saldo final (mês) e total (em caixa). Na tabela de apresentação de dados, insira-os em ordem crescente. Também devem ser informadas as datas das transações.
Etapa 3: Termo de Encerramento
O termo de encerramento se assemelha ao de abertura. Trata-se da última página do documento e deve reafirmar os dados presentes no termo de abertura, como a data e assinatura do responsável.
Tenha uma rotina de atualização
Após criar o seu primeiro livro caixa, é importante ter em mente que o documento requer atualização constante. Criar uma rotina de atualização do livro contábil dará ao seu negócio um panorama geral da situação financeira de maneira simples de ser consultada.
Por fim, a boa gestão do livro caixa implica em manter o registro de todas as movimentações em dia, controlando os gastos em busca do equilíbrio financeiro.
Livro caixa: uma ferramenta essencial para o empreendedor e contador
Aqui, percebemos que o fluxo de caixa é um recurso poderoso para reunir informações acerca da entrada e saída de capital de um negócio. Apesar da falta de obrigatoriedade para a maioria dos regimes tributários, é inegável a importância para o controle das finanças dos negócios.
Neste conteúdo, você aprendeu a definição de livro caixa e como preenchê-lo evitando erros. Vale ressaltar que as empresas que contam com a tecnologia na gestão administrativa e financeira saem na frente na hora de reunir essas informações para a gestão do controle financeiro.
A contabilidade do futuro está na automação de processos e integração de dados. Por isso, invista em ferramentas e soluções como as da Omie. Mantenha-se atualizado e inove a forma de realizar o controle financeiro, com mais facilidade.
