Descubra como emitir sua nota fiscal de devolução

Aprenda agora mesmo como emitir uma nota fiscal de devolução com ajuda de um passo a passo completo. A Omie pode auxiliar você nesse processo de maneira eficiente!
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No varejo, gerar notas fiscais para operações de compra e venda é uma rotina comum. Ao mesmo tempo, algo que também costuma acontecer é quando clientes decidem devolver as mercadorias. Para isso, é necessário emitir uma nota fiscal de devolução. 

Esse é um procedimento importante para sua organização financeira e contábil. Entenda detalhes sobre a nota fiscal de devolução, seus prazos e como ela funciona e confira um passo a passo de como emiti-la neste guia completo. 

O que é uma nota fiscal de devolução?

A nota fiscal de devolução é um documento que substitui o Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), que foi emitido no momento da venda. Assim, ela precisa ser emitida após uma devolução, como forma de cancelar a operação de compra ou venda. 

A nota fiscal de devolução indica que as mercadorias adquiridas por um comprador foram recusadas ou devolvidas. Por isso, o documento deve conter informações iguais às da nota original. 

Seu principal objetivo é especificar que foi feita uma anulação total ou parcial de uma venda. Isso significa que a mercadoria pode voltar ao estoque do vendedor e que impostos precisam ser recalculados, o que vai ajudar no controle financeiro da empresa.

Quais são os tipos de nota fiscal de devolução? 

Essencialmente, há dois tipos de notas fiscais de devolução que o empreendedor precisa conhecer. Entenda a seguir. 

Devolução com nota fiscal emitida pelo destinatário

Acontece quando o destinatário se responsabiliza por emitir a nota fiscal de devolução, e envia o documento junto com o produto até a volta ao vendedor. 

No preenchimento dessa nota de devolução, o destinatário não pode se esquecer de: 

  • preencher o campo “finalidade” com “NF de devolução”;
  • deixar registrado o número, a série e a data da nota fiscal original;
  • apontar o motivo da devolução.

Devolução com a mesma nota fiscal

É o caso de devoluções nas quais o destinatário encaminha a mercadoria com a mesma nota. 

Nessa situação, o único cuidado necessário é anotar, no verso da nota, o motivo da devolução, e a mercadoria vai transitar com o mesmo Danfe.

Ao receber o item devolvido, o vendedor precisa:

  • emitir uma nota de entrada, com os dados do documento de saída, de modo que deixe claro que o produto retornou, podendo voltar ao estoque e vendas;
  • arquivar em local específico o documento fiscal original (Danfe) com as demais notas;
  • se certificar que o canhoto da nota não esteja assinado ou destacado, pois isso significaria que a mercadoria foi entregue.

Como emitir uma nota fiscal de devolução?

Para emitir uma nota fiscal de devolução, o empreendedor não pode deixar de incluir algumas informações obrigatórias, independentemente do sistema de emissão de notas que use para fazer esse processo. 

Confira o passo a passo de como emitir uma nota fiscal de devolução de mercadoria:

  1. Informe a finalidade da geração do documento (nesse caso, de devolução). 
  2. Selecione a opção de nota de saída.
  3. No campo “Notas Referenciadas”, informe o número da chave de acesso da nota fiscal de compra, localizado no campo superior direito do documento.
  4. Preencha os dados referentes ao fornecedor ou cliente, responsável por receber a mercadoria.
  5. Adicione informações de frete e transportadora, se for o caso.
  6. Preencha os dados do produto.
  7. Adicione informações referentes à tributação.
  8. Use o campo de informações adicionais, se for preciso.
  9. Clique em “Salvar” e, em seguida, valide a nota por meio de um certificado digital.
  10. Transmita a nota para o sistema da Sefaz e aguarde o retorno positivo do processo.

Quando é necessário emitir uma nota fiscal de devolução?

Um empreendimento precisa emitir uma nota fiscal de devolução nas seguintes situações:

  • O cliente devolve o produto, seja por defeito, troca, insatisfação, etc.
  • A venda não foi concluída, e por isso, cancelada, devido a eventos como desistência, erro no estoque, duplicidade, etc.;
  • O serviço foi cancelado ou não prestado — da mesma forma como acontece com produtos. 

Qual é o prazo para emissão de nota fiscal de devolução?

Conforme a legislação vigente, não há um prazo para emitir nota fiscal de devolução de mercadoria, o importante é seguir o período de garantia do produto. Todavia, vale a pena observar as regras de cada estado e as datas de recolhimento das obrigações fiscais. 

É fundamental que o vendedor deixe claro as condições de devolução da mercadoria, como seu estado de conservação, necessidade de embalagens e outros detalhes. 

Em geral, muitas empresas realizam esse processo cerca de até 30 dias depois que o produto foi devolvido. 

Qual a diferença entre emitir uma nota fiscal de devolução e cancelar uma nota fiscal? 

O cancelamento de notas fiscais existe, mas é um processo diferente da emissão de uma nota fiscal de devolução. Por isso muitos empreendedores ficam confusos com esses termos. 

Em primeiro lugar, o cancelamento de uma nota fiscal no sistema pode ser solicitado em casos de:

  • Erro de digitação;
  • Erros nos cálculos dos tributos;
  • Nota não autorizada; 
  • Desistência por parte do cliente;
  • entre outros. 

Nesse caso, o empreendedor pode entrar no sistema e cancelar a nota. Nesse caso, é preciso observar:

  • Os prazos, que podem variar, mas giram em torno de 24 horas;
  • Se o destinatário não tem ciência da nota — ou seja, não recebeu uma cópia do arquivo por e-mail, por exemplo. 

Resumindo, o cancelamento da nota pode ser solicitado quando o item não foi de fato vendido e nem foi transportado. 

Já a nota fiscal de devolução é emitida quando o produto foi enviado e o cliente tem ciência da emissão da nota, mas, por diferentes motivos, resolveu retornar a mercadoria. 

Por que emitir uma nota fiscal de devolução é importante?

Gerar uma nota fiscal de devolução é fundamental, principalmente devido às implicações diretas na contabilização de impostos relacionados às vendas e devoluções de produtos. 

Essa nota possibilita às empresas solicitar a anulação de impostos pagos, como o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

Ao emitir essa nota, a empresa evita o pagamento excessivo de tributos, garantindo que não haja prejuízos financeiros desnecessários. Além disso, a nota fiscal de devolução serve como comprovação de que um item retornou e está apto para ser reintegrado ao estoque, possibilitando uma nova venda.

A formalização do processo de devolução é crucial para evitar erros e créditos tributários indevidos. Portanto, a emissão da nota fiscal, especialmente no contexto de devoluções, demanda atenção especial por parte da sua empresa.

Use o sistema Omie ERP para emitir a nota fiscal de devolução

A emissão da nota fiscal de devolução impacta na contabilidade correta de impostos, no relacionamento com o cliente, no melhor fluxo de serviços e, especialmente, no controle financeiro do seu empreendimento. 

Logo, contar com um sistema para emissão de notas fiscais é indispensável para gerar documentos corretos e centralizar os processos em um só lugar, de maneira rápida, segura e eficiente. 

O sistema ERP da Omie é uma ferramenta completa, intuitiva e simples. Concentra em um só lugar diversos processos financeiros, como a emissão de documentos fiscais, que vão aprimorar sua gestão e o trabalho da sua equipe. Saiba mais sobre e comece a elevar seus resultados hoje mesmo!

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