Se você possui uma empresa, pode enfrentar situações em que um cliente compre produtos via e-commerce e, ao receber o item, queria devolvê-lo ou trocá-lo. Assim, gera necessidade de emissão de nota fiscal de devolução, documento que garante e oficializa o retorno do produto para a loja.
Com a nota de devolução da mercadoria, é possível registrar os valores pagos, as condições de pagamento e os termos para devolução. Se você quer tirar as dúvidas sobre o assunto, continue a leitura e aprenda como emitir uma nota fiscal de devolução, em que situações utilizá-la e quais as melhores práticas.
O que é nota fiscal de devolução?
A nota fiscal de devolução é um documento que substitui o Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), nota emitida no momento da venda. Assim, precisa ser emitida após uma devolução, indicando que as mercadorias adquiridas por um comprador foram recusadas ou devolvidas.
O documento deve conter informações iguais às da nota fiscal de vendas, ou seja, é importante ter cuidado para não preencher dados errados na hora da emissão. No entanto, o Código Fiscal de Operações e Prestações de entradas e saídas de mercadorias (CFOP) é diferente, sendo esse um ponto de atenção para emitir a nota de devolução.
O principal objetivo de uma nota fiscal de devolução é especificar que foi feita uma anulação total ou parcial de uma venda. Isso significa que a mercadoria pode voltar ao estoque do vendedor e que impostos podem ser calculados corretamente, o que vai ajudar no controle financeiro da empresa.
Tipos de nota fiscal de devolução
Há diferentes particularidades das notas fiscais de devolução que o empreendedor precisa conhecer para saber quais se aplicam ao seu negócio. Confira.
Devolução com nota fiscal emitida pelo destinatário
Nesse caso, o destinatário devolve a nota para a empresa, assim ele é responsável pela emissão da nota fiscal de devolução e o documento deve acompanhar o produto até a volta ao vendedor.
No preenchimento da nota de devolução, o destinatário não pode se esquecer de preencher o campo “finalidade” com “NF de devolução”. Também é preciso deixar registrado o número, a série e a data da nota fiscal original, ou seja, o Danfe e o motivo da devolução.
Devolução com a mesma nota fiscal
Há também a possibilidade de o destinatário devolver a mercadoria com a mesma nota. Nessa situação, o único cuidado necessário é anotar, no verso da nota, o motivo da devolução, e a mercadoria irá transitar com o mesmo Danfe.
Após o recebimento do item devolvido, o vendedor precisa emitir uma nota de entrada. No documento, devem constar dados do documento de saída, de modo que deixe claro que o produto retornou, podendo voltar ao estoque e vendas.
Aqui, o documento fiscal original (Danfe) deve ser arquivado em registro específico, separado das demais notas fiscais. Lembrando que o canhoto da nota não pode ser assinado ou destacado, pois isso significaria que a mercadoria foi entregue.
Nota fiscal de devolução e cancelar nota fiscal
Uma dúvida comum sobre a nota de devolução é saber se o procedimento é o mesmo que o cancelamento de nota fiscal. Saiba que são dois procedimentos de contabilidade diferentes.
O objetivo da nota de devolução é anular uma compra, já o cancelamento de uma nota fiscal é realizado quando o serviço ou produto ainda não foi entregue. É preciso pesquisar ainda qual é o prazo para cancelar nota fiscal no seu estado, pois existem variações.
Por que fazer a emissão da nota fiscal de devolução no caso de produtos devolvidos?
Conforme mencionado, a venda e a devolução de produtos implica diretamente na contabilização de impostos. Em outras palavras, não emitir as duas notas corretamente gera cálculos incorretos de impostos para o seu negócio.
Nesse sentido, na nota de devolução, os cálculos do IPI (Impostos sobre Produtos Industrializados) e do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) podem ser prejudicados, caso não sejam emitidos de forma correta e eles tenham incidido sobre a venda.
Nesse ponto, uma dúvida comum é como destacar ICMS em nota de devolução do Simples Nacional. O empreendedor deve fazer a indicação na área de “Informações Complementares”, ou no corpo da nota fiscal (no caso dos modelos 1, 1-A, ou Avulsa), indicando a alíquota do ICMS e o número da NF de compra do produto que foi devolvido.
Formalizar a devolução evita erros e créditos desnecessários de tributações. Por isso, a emissão de nota fiscal de devolução merece atenção especial da sua empresa.
Como emitir uma nota fiscal de devolução
Ao precisar fazer a nota de devolução, o MEI ou empresário de qualquer outro tipo de negócio, deve conhecer o passo a passo de emissão do documento. Normalmente, algumas informações são obrigatórias e devem ser preenchidas independentemente do sistema que você estiver solicitando para emissão. Confira as principais etapas de como fazer a nota fiscal de devolução de mercadoria:
- Informe a finalidade da geração do documento (nesse caso, de devolução). Em seguida, opte pela opção de nota de saída.
- No campo “Notas Referenciadas”, informe o número da chave de acesso da nota fiscal de compra, localizado no campo superior direito do documento.
- Preencha os dados referentes ao fornecedor ou cliente, responsável por receber a mercadoria.
- Adicione informações de frete e transportadora, se for o caso.
- Preencha os dados do produto.
- Adicione informações referentes à tributação.
- Use o campo de informações adicionais, se for preciso.
- Clique em salvar e, em seguida, valide a nota por meio de um certificado digital.
- Transmita a nota para o sistema da Sefaz e aguarde o retorno positivo do processo.
Cabe acrescentar que, segundo a legislação, não há um prazo para emitir nota fiscal de devolução de mercadoria, o importante é seguir o período de garantia do produto. É fundamental que o vendedor deixe claro as condições de devolução da mercadoria, como seu estado de conservação, necessidade de embalagens e outros detalhes.
Use o sistema Omie ERP para emitir suas notas fiscais de devolução
Entre os sistemas disponíveis no mercado para a emissão de notas fiscais, o destaque é o sistema Omie, um sistema ERP completo, com funcionalidades voltadas para uma gestão financeira empresarial eficiente, como a emissão do documento fiscal de devolução.
O sistema Omie é intuitivo e simples de ser utilizado. Assim, contadores e empreendedores podem fazer a nota fiscal de devolução de modo ágil, aproveitando todas as facilidades da tecnologia.
Emissão de nota fiscal de devolução: use um sistema ERP
A emissão da nota fiscal de devolução impacta na contabilidade correta de impostos, no relacionamento com o cliente, no melhor fluxo de serviços e no controle financeiro do seu empreendimento.
Logo, um sistema ERP é indispensável, pois ajuda a obter informações e centralizar os processos em um só lugar, de maneira rápida, segura e eficiente. Com isso, você e sua equipe ganham tempo para emitir a nota fiscal de devolução e outros documentos.
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