Em um mundo cada vez mais digital e interconectado, as empresas enfrentam desafios para se manterem eficientes e competitivas. É aqui que o sistema ERP entra em cena, como um verdadeiro aliado da gestão.
Neste guia completo, vamos mostrar com todos os detalhes como funciona um ERP, seus benefícios, diferentes tipos, como implementá-lo e muito mais. Conheça a fundo essa ferramenta indispensável que vai ajudar sua empresa a crescer e ser mais produtiva!
ERP: o que é e como funciona?
A sigla ERP significa Enterprise Resource Planning, ou em português, Sistema de Gestão Empresarial. Um ERP é um software que permite gerenciar todas as áreas de uma empresa de forma integrada e em uma única plataforma.
Um dos objetivos principais dessa ferramenta é a automatização de processos de cada área e o trabalho de forma sincronizada das informações em tempo real.
Como se trata de um sistema de gestão integrado, ele ajuda a eliminar problemas como retrabalho, a duplicidade de tarefas e tarefas excessivamente burocráticas.
Suas funcionalidades contribuem para uma rotina empresarial mais colaborativa e eficiente. Como resultado, as tomadas de decisão da empresa tornam-se muito mais coerentes, pois é embasada em dados que estão disponíveis de forma segura e confiável no sistema.
Quais são os módulos básicos que um sistema ERP precisa ter?
Um bom sistema ERP atende as necessidades das empresas, tanto por diferentes módulos básicos e padronizados quanto com extensões anexadas, conforme necessário. Alguns exemplos dos módulos básicos de um ERP são:
- Emissão de notas fiscais eletrônicas de produtos e serviços;
- Controle financeiro;
- Produção;
- Compras;
- Gerenciamento de estoque;
- Gestão comercial — CRM;
- PDV on-line.
A partir desses sistemas de gestão muitas empresas já conseguem operar e ter sucesso na automatização de suas atividades e otimização de processos.
Contudo, caso necessário, existem ainda softwares que contam com APIs (Interfaces de Programação de Aplicações) que podem ser integrados ao ERP, deixando a ferramenta mais completa e robusta.
Também é possível criar e moldar personalizações exclusivas para a sua empresa na própria plataforma escolhida.
Diferença entre ERP on-cloud (na nuvem) X ERP on-premise
O ERP na nuvem e o ERP on-premise são dois tipos deste sistema. Ambos têm um propósito e funções parecidas, mas compartilham diferentes aspectos ligados à infraestrutura.
O ERP on-cloud (nuvem):
- é online e pode ser acessado de qualquer lugar e dispositivo com acesso à internet;
- não precisa ser instalado;
- é uma solução mais barata em comparação ao modelo on-premise;
- dados são armazenados na nuvem, em um ecossistema totalmente seguro;
- nuvem conta com mecanismos confiáveis de segurança, como criptografia.
O ERP on-premise, por sua vez:
- demanda uma infraestrutura, um ambiente físico e investimento;
- é um sistema que precisa ser instalado nas máquinas da empresa para ser utilizado;
- possui um data-center alocado dentro da empresa para instalação e armazenamento dos dados;
- necessita de manutenção periódica para ser atualizado, aprimorado ou personalizado.
Quais as vantagens e benefícios em usar um ERP?
Uma das principais vantagens do sistema ERP é a possibilidade da gestão integrada dos processos empresariais. Com isso, um empreendimento colhe ganhos indispensáveis para seu crescimento saudável e sustentável.
Veja mais alguns dos principais benefícios em usar um ERP.
Otimização e automação de processos
Ao utilizar um ERP, ocorre uma redução do tempo das atividades burocráticas realizadas. A automatização de tarefas e processos por meio da tecnologia de inteligência artificial permite simplificar a realização das demandas, sem perder a qualidade.
Gestão integrada e segurança dos dados
Com o auxílio de um ERP, todas as informações da sua empresa se concentram em uma única plataforma, possibilitando total integração entre os setores e departamentos.
Além disso, o software proporciona a segurança dos dados e das operações realizadas, que ficam armazenados em grandes bancos de dados criptografados.
O armazenamento desses dados é realizado de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Redução de riscos e melhores tomadas de decisões
Ao obter os dados de qualquer área da empresa com rapidez e agilidade, você e sua equipe adquirem um maior poder de análise de qualquer risco ou falha nos processos em tempo real.
A precisão e tempo para planejar os ajustes necessários, assim, aumentam consideravelmente.
Com acesso rápido a informações confiáveis, a sua empresa sai na frente no mercado competitivo — o que permite fazer um bom planejamento financeiro empresarial e tomar decisões no momento certo!
Diminuição de erros
Com um sistema ERP, você diminui drasticamente os erros e falhas no gerenciamento de qualquer informação.
Em especial, aqueles causados pela integração de dados automática entre os módulos e setores, evitando também a duplicidade de lançamentos. Com o sistema, é possível substituir facilmente as planilhas e arquivos em papel!
Gestão comercial
Muitos ERPs possuem uma plataforma de gestão comercial própria ou permitem a integração de outro aplicativo.
Por isso, o software é extremamente eficiente para tarefas como analisar o desempenho das equipes comerciais, histórico de negociações e vendas concretizadas.
Existe também a possibilidade de melhor avaliação da performance de um produto vendido ou serviço realizado.
Faturamento de notas sem complicação
A emissão de notas fiscais em um ERP costuma ser um processo extremamente simples e rápido.
Elas integram-se aos módulos comercial e financeiro para conciliação dos dados de faturamento e podem ser automaticamente enviadas ao cliente por e-mail, facilitando sua rotina e também do financeiro de quem você atende.
Por que usar um sistema ERP na minha empresa?
O mesmo sistema ERP pode funcionar de diferentes maneiras para cada categoria de empresa, dependendo do plano ou pacote oferecido. Uma coisa é certa: ele pode ser um dos maiores aliados para o crescimento de qualquer uma delas, seja ela de pequeno, médio ou grande porte.
Micro e pequenas empresas
Para as micro e pequenas empresas, o sistema pode se tornar o primeiro passo para uma organização completa de todas as atividades e dados de uma vez por todas.
Muitos dos pequenos empresários têm certa dificuldade em organizar as informações, simplesmente porque não acreditam que isso seja necessário (ainda).
Porém, com um baixo investimento, o mesmo empresário pode:
- organizar suas informações corretamente;
- automatizar tarefas e garantir muito mais tempo para pensar na melhor estratégia de evolução;
- ter dados corretos facilmente em mãos;
- conquistar eficiência e produtividade nos seus processos.
Médias empresas
Para as médias empresas, que já contam com um pouco mais de complexidade em seus processos, o uso de um sistema ERP colabora para:
- aprimorar as análises empresariais;
- permitir que colaboradores atuem de modo mais estratégico;
- eliminar muitos processos manuais com tarefas automatizadas;
- garantir que informações são geradas com mais rapidez, de forma mais completa e precisa;
- ter processos mais eficientes devido à integração dos setores;
- impulsionar o planejamento estratégico.
Grandes empresas
Os softwares mais utilizados nas grandes empresas são aqueles que, de alguma forma, transformam o trabalho pesado e complexo do dia a dia em operações mais simples. Aqui, o sistema ERP entrega valor ao:
- oferecer background completo de Inteligência Artificial, para que todas as demandas sejam atendidas de modo completo e eficiente;
- implementar um sistema mais robusto e cheio de funcionalidades;
- adicionar extensões que complementam a base do sistema e oferecem funções específicas para a operação.
Como saber se um ERP é seguro e confiável?
Para que o sistema ERP integre setores e dados de um negócio com eficácia, é necessário saber se o software de gestão empresarial é confiável.
Recomendamos que você leia e pesquise muito sobre as opções de ERP que mais se encaixam na sua operação, antes de decidir qual deles irá implementar em seu empreendimento.
Aqui vão algumas dicas importantes:
1. Cuidado com as promessas milagrosas
Fique atento aos sistemas muito baratos! Eles podem funcionar muito bem para alguns tipos de empresas, porém, seus pacotes costumam oferecer funções mais básicas que podem não se encaixar em todos os tipos de negócios. Por isso:
- analise todas as particularidades da sua operação;
- avalie se o sistema atende realmente a todas as suas necessidades com eficiência;
- revise suas “dores” e as carências dos seus processos;
- entenda quais são os principais desafios da sua gestão;
- considere uma desenvolvedora do software que entenda quais são as suas reais necessidades e ofereça a solução que atenda melhor a sua empresa.
2. Pesquise (muito!) sobre o desenvolvedor do ERP
É muito importante, além de investir em um sistema de qualidade, conhecer o desenvolvedor e a experiência que ele vai te proporcionar. Logo, siga esse passos:
- entenda se o fornecedor possui o know-how de mercado;
- confira como o software pode atender cada categoria de segmento;
- procure saber como funciona o atendimento pós-venda, o suporte na implementação e o suporte técnico, ajuda no caso de dúvidas, ocorrências, etc.;
- entenda como a desenvolvedora se comporta em cada uma dessas fases;
- busque referências confiáveis, cases de sucesso e descubra como ela atua quando surgem problemas;
- opte por uma empresa com total credibilidade para evitar qualquer prejuízo.
3. Verifique a complexidade da implementação
Outro ponto importante a se considerar é o processo de implementação de um ERP à sua operação e à sua rotina de trabalho. Para tal:
- questione como será feito o trabalho pela desenvolvedora, quanto tempo vai levar até que o software esteja funcionando completamente e quais os possíveis impactos operacionais;
- verifique como funcionam os pacotes de treinamentos para os seus colaboradores;
- pergunte se a implementação será virtual ou presencial;
- investigue o que é necessário para fazer a migração e todos os custos envolvidos;
- realize uma análise completa tanto sobre o ERP quanto de seu desenvolvedor;
- procure entender a periodicidade das atualizações, conforme as novidades do mercado, como funcionam;
- pesquise o nível de satisfação dos clientes com o suporte técnico e se o custo benefício vale realmente a pena para a sua empresa.
Como fazer a implantação de um ERP?
Para implantar um ERP na sua empresa é necessário pensar em alguns processos, que visam a transição rápida e totalmente eficiente em todas as áreas. Entenda:
- Ao tomar a decisão de contratar ou trocar de ERP, converse com suas equipes e colaboradores para avaliar e iniciar todos os backups necessários para a migração dos dados.
- Após pesquisar e descobrir o software ideal para o seu negócio, verifique tudo o que a solução escolhida está apta para fazer pela sua empresa.
- Se decidir contratar, é importante selecionar algumas pessoas responsáveis para acompanhar a implantação.
- Ao determinar essas pessoas, investigue como o processo de migração e cadastro de dados acontece no sistema escolhido. Assim, a equipe concentra atenção exclusiva e os detalhes podem ser acompanhados mais de perto para que tudo ocorra dentro do planejado;
- Ao final do processo, certifique-se de que tudo está funcionando corretamente e lembre-se de garantir o treinamento adequado para todos os usuários.
Lembre-se que a maioria dos ERPs conta com pacotes exclusivos de treinamentos on-line ou presenciais, dependendo da sua necessidade.
Nunca deixe de contratar um treinamento para os seus colaboradores! É essencial que todos saibam utilizar a ferramenta e tenham em mente tudo o que ela pode oferecer para as atividades do dia a dia.
Assim, o aumento da produtividade é garantido e a estratégia de implementação de um ERP fará mais sentido.
É possível fazer integrações com o sistema ERP?
Como já falamos aqui, sim, é possível fazer muitas integrações com sistemas ERPs, visto que eles utilizam APIs abertas, permitindo a conexão com outros programas e aplicativos complementares.
As APIs são, basicamente, uma ponte entre os sistemas feita por meio da programação. Essa é uma das formas mais seguras de integrar sistemas diferentes, pois restringe as informações que serão trocadas entre eles, otimiza a performance e garante a segurança dos dados.
Quando você opta por integrar o seu ERP a uma plataforma especializada em determinada atividade, como uma plataforma de e-commerce, por exemplo, são aumentadas as possibilidades e o alcance do seu negócio.
Outro exemplo de integração é entre o ERP e o Business Intelligence (BI). Enquanto o ERP coleta dados importantes sobre os custos de determinado produto, por exemplo, o BI usa as informações para calcular e comparar o número de vendas entre outros períodos e entender como o mercado está reagindo ao seu produto.
Dessa forma, sua empresa agiliza a organização de dados importantes para a tomada de decisão com muito mais precisão de detalhes e maior controle sobre a sua performance.
Como escolher o melhor ERP para o meu tipo de negócio?
A contratação de um sistema ERP pode ser o principal pilar de novas estratégias empresariais na busca dos melhores resultados para o seu negócio.
Todavia, é preciso se atentar em alguns detalhes importantes para definir o melhor ERP, dentre tantas ofertas no mercado, para a sua atual necessidade. Veja abaixo algumas dicas:
Analise o momento da sua empresa
Faça um check-up completo de todas as atividades e necessidades da sua empresa atualmente, somadas a todas as demandas que existem ou podem surgir durante a sua jornada empresarial.
Analise as possibilidades e esteja seguro de que o ERP pode atender com propriedade tudo o que foi analisado no seu negócio.
Um ERP é um investimento que exige certos desafios. Portanto, esteja ciente desses desafios e realize estudos completos das suas reais necessidades para garantir que o retorno seja conforme o esperado.
2. Avalie a sua estrutura empresarial
Não adianta nada adquirir um software cheio de funcionalidades, se os computadores da sua empresa não estão preparados para operar, por exemplo. Por isso, avalie os recursos disponíveis na sua empresa.
Certifique-se de obter servidores e bancos de dados eficientes para garantir a melhor usabilidade do sistema contratado, desde sua implantação até a utilização no dia a dia.
3. Considere o número de usuários permitidos no ERP
Lembre-se de checar qual é o limite de usuários que a ferramenta disponibiliza em cada plano ou pacote oferecido.
O ideal é que todos os seus colaboradores acessem o software e sejam treinados adequadamente para isso, de modo que a ferramenta seja explorada ao máximo.
4. Analise o seu orçamento
Por último, mas não menos importante: realize um orçamento para observar os valores e produtos que melhor se encaixam nas suas possibilidades.
Consulte outros empresários, consultores de ERP e o responsável pelo financeiro da sua empresa. Com isso, será possível avaliar a melhor oferta, lembrando dos custos com cursos e treinamentos, além de possíveis necessidades adicionais, como upgrades ou melhorias.
Então, quando devo implementar um ERP na minha empresa?
A contratação de um ERP completo deve ser priorizada nas suas estratégias empresariais e planejada quanto antes. Infelizmente, muitos empresários só enxergam a real necessidade da implementação de um software de gestão quando as coisas começam a perder o controle.
A boa notícia é que a tecnologia, atualmente, está 100% a favor dos empresários. O gerenciamento de ponta a ponta de uma empresa, desde um simples cadastro de um cliente até a integração de todos os dados financeiros, é indispensável.
Com isso, a empresa ganha competitividade, mais precisão e agilidade com base em processos modernos e inteligentes.
Aprenda mais sobre ERP com a Omie
- Sistema ERP para MEI: o que é e qual a importância?
- Os diferenciais de um ERP para pequenas empresas – Blog Omie
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Outras dúvidas sobre software ERP em empresas
Conheça mais detalhes sobre o sistema e os benefícios do ERP.
Qual o melhor sistema ERP para pequenas empresas?
Existem ótimas opções no mercado de ERP para pequenas empresas, como a Omie. A melhor opção é aquela que seja funcional para seu negócio, que ajude no crescimento e ofereça um bom custo-benefício.
Qual a diferença entre SAP e ERP?
O SAP (Software Applications and Products) é um tipo de ERP, um sistema desenvolvido pela empresa alemã e muito popular em todo o mundo. Trata-se, então, de um produto de uma marca. Já o ERP é a solução como um todo.
Qual o melhor ERP para E-commerce?
O melhor ERP para e-commerce é aquele que permite ser integrado de forma eficiente e fluida com sua plataforma de vendas. Vale a pena também conferir se o ERP terá funcionalidades que auxiliem no dia a dia de vendas, como gestão de estoque e emissão de notas fiscais.
Quantos tipos de ERP existem?
Alguns dos principais tipos de ERP são:
- ERP Desktop (ou ERP Legado)
- ERP BackOffice para E-commerce
- ERP engessado
- ERP na nuvem
- ERP local
- ERP Personalizado
- ERP de código aberto
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Atualmente, a necessidade de ser competitivo, responder de forma rápida ao mercado e ter dados para embasar as decisões fazem parte do dia a dia de qualquer empresa, independentemente do tamanho.
Por isso, o sistema ERP é um apoio com o qual vale a pena contar em uma empresa. Por ser altamente flexível e modular, ele é a solução ideal tanto para quem está começando — e não precisa de uma ferramenta tão robusta — como para quem já tem uma grande operação.
Seja qual for a necessidade do seu negócio, o sistema ERP é uma plataforma criada para isso: tornar empresas mais eficientes, modernas, produtivas e rápidas com o suporte da tecnologia.
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