Organizar as contas a receber é uma medida importante para a saúde financeira de uma empresa, pois permite um controle eficiente dos recursos e sustentabilidade do negócio.
Isso porque você passa a ter mais rigor na gestão financeira ao garantir um fluxo de caixa estável. Saiba mais sobre o conceito de contas a receber, veja como cobrar e aprenda a organizá-las de forma eficaz para o sucesso da sua empresa.
O que são contas a receber?
Contas a receber são os valores que a empresa espera receber de seus clientes, incluindo vendas, rendimentos de aplicações, promissórias ou títulos de crédito.
O departamento responsável organiza e processa essas contas, realizando transações financeiras diárias, verificações, cálculos, lançamentos e registros. Quando necessário, realiza ainda as cobranças.
Entre as principais atividades do contas a receber, estão:
- preparação de contas, faturas e depósitos bancários;
- acompanhamento e baixa de títulos e vencimentos;
- conciliação de retornos e pagamentos;
- emissão de borderôs e extratos bancários;
- negociações e recuperações junto a clientes inadimplentes.
Qual a importância de saber quais são as contas a receber?
Identificar os valores que serão recebidos pela empresa permite fazer um planejamento financeiro e isso é necessário para que o negócio cumpra compromissos e possa crescer.
Assim, sabendo que vai entrar dinheiro, é possível se programar para realizar investimentos ou trocar equipamentos, por exemplo.
Mas é preciso cautela nessa hora, pois trata-se de uma projeção de valores que serão recebidos, então não comprometa as contas antes da confirmação da entrada desses recursos.
Como funciona uma conta a receber?
São recursos que a empresa vai receber, sendo importante fazer um plano de contas, detalhando valores esperados por data, para cumprir obrigações e planejar despesas futuras.
O controle de contas a receber também identifica clientes inadimplentes, facilita estratégias de cobrança e fideliza bons pagadores com ofertas especiais.
Exemplos do que entra em contas a receber!
Afinal, em contas a receber, o que faz um valor entrar nessa categoria? Confira o que está incluído:
- pagamentos parcelados – valores das parcelas que são pagos pelos clientes;
- faturas emitidas – quando acontece a emissão de faturas para os clientes pelo fornecimento de produtos ou serviços, este valor se torna parte das contas a receber;
- vendas a crédito – quando a empresa permite que os clientes paguem em um período posterior (em geral, no cartão de cartão);
- adiantamentos e depósitos – alguns clientes podem fazer adiantamentos ou depósitos para garantir produtos ou serviços futuros. Esses adiantamentos são contabilizados como contas a receber até que o restante do pagamento seja feito e os produtos ou serviços sejam entregues;
- juros e multas – cobrança de juros e multas devido a atrasos nos pagamentos.
Qual a diferença entre contas a pagar e receber?
As contas a receber são os registros das entradas e as baixas das vendas de uma empresa. Trata-se da quantia de dinheiro que sua empresa irá receber, seja diretamente de clientes ou de outras fontes.
Por outro lado, as contas a pagar são todas as obrigações financeiras que uma empresa assume, seja com funcionários, terceirizados ou parceiros de negócios.
Nesse sentido, as contas a pagar podem ser:
- compra de mercadorias e de matéria-prima;
- pagamentos de salários e de tributos;
- manutenções da empresa.
É essencial que o gestor conheça exatamente os valores que entram e saem do caixa, ou seja, tenha um controle das contas, para planejar o pagamento das obrigações.
Aqui, ter um plano de contas contábil para prever o pagamento de tributos também pode ajudar.
Como organizar as contas a receber? Veja 10 dicas
Para organizar suas contas a receber, vale a pena seguir esses 10 passos. Acompanhe.
1. Otimize o fluxo de caixa
Analise o fluxo de caixa regularmente para identificar áreas de melhoria. Use essa análise para ajustar processos e estratégias, garantindo que os recursos sejam bem alocados e os resultados financeiros maximizados.
2. Reduza a inadimplência
Avalie a carteira de clientes e identifique aqueles que frequentemente atrasam pagamentos. Desenvolva um sistema de acompanhamento e de cobrança para reduzir a inadimplência e manter um fluxo de caixa saudável.
3. Adote estratégias de cobrança eficiente
Implemente uma régua de cobrança que estabeleça prazos claros (calendário financeiro) e lembretes automáticos para os clientes. Personalize as abordagens de cobrança para diferentes perfis de clientes para melhorar a eficácia.
4. Use ferramentas de automação
Adote software de automação financeira para agilizar a emissão de faturas, o acompanhamento de pagamentos e a reconciliação de contas. Isso reduz erros e libera tempo para tarefas estratégicas.
5. Faça um planejamento financeiro empresarial
Inclua as contas a receber no planejamento financeiro. Estabeleça metas claras e monitore o progresso regularmente para garantir que a empresa mantenha um fluxo de caixa positivo.
6. Negocie dívidas e renegocie contratos
Ofereça condições flexíveis para clientes inadimplentes, como prazos estendidos ou descontos para pagamentos antecipados. Renegocie contratos para garantir que os termos sejam viáveis tanto para a empresa quanto para os clientes.
7. Ofereça incentivos financeiros para clientes
Crie programas de incentivos, como descontos para pagamentos antecipados ou benefícios para compras em grandes quantidades. Isso pode aumentar a fidelização e garantir entradas de caixa mais rápidas.
8. Analise os indicadores financeiros
Monitorar indicadores-chave, como o prazo médio de recebimento e a taxa de inadimplência é importante para ajustar estratégias e melhorar a saúde financeira da empresa.
9. Faça a gestão de riscos financeiros
Identifique possíveis riscos financeiros por meio da análise de dados e prepare planos de contingência. Isso inclui ter reservas financeiras e estratégias para lidar com inadimplência ou crises econômicas.
10. Use tecnologias na gestão financeira
Utilize sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) para integrar todas as áreas financeiras da empresa. Isso facilita a coleta de dados, a análise de informações e a tomada de decisões estratégicas.
Implementar essas práticas ajuda a empresa a manter um controle rigoroso das contas a receber, um sistema eficiente de fluxo de caixa e garante a sustentabilidade do negócio.
Contas a receber: como cobrar?
Uma dúvida de muitos empreendedores é como lidar com clientes inadimplentes. É comum não se sentir à vontade em ter que cobrar, mas tenha em mente que você vendeu um produto ou serviço.
Nessa hora, conhecer o perfil do cliente pode ajudar, pois você sabe se a melhor abordagem é por e-mail, SMS, ligação telefônica ou WhatsApp.
Ao mandar uma mensagem ou conversar com o cliente, seja sempre educado e ofereça possibilidades, como extensão de prazo de pagamento ou renegociação da dívida.
É essencial ainda treinar sua equipe de cobrança para que a abordagem seja sempre respeitosa e amigável. Com isso, há mais chances de ter sucesso na cobrança e ainda de fidelizar o cliente.
Perguntas frequentes sobre contas a receber?
Veja as perguntas mais frequentes sobre contas a receber com respostas rápidas.
Contas a receber é ativo ou passivo?
As contas a receber são consideradas ativos da empresa, pois representam entradas futuras de recursos. Em contraste, dívidas e obrigações financeiras são classificados como passivos, indicando gastos futuros.
Como fazer as contas a pagar?
O controle de contas a pagar pode ser feito com medidas simples, como listar despesas pendentes, definir prazos de pagamento e priorizar pagamentos urgentes.
Como funciona o controle de contas a pagar e a receber?
O controle de contas a pagar registra e acompanha despesas e o de contas a receber monitora valores a receber. Ambos mantêm a saúde financeira e o fluxo de caixa.
Qual a rotina das contas a receber?
Registrar vendas, gerar faturas, acompanhar pagamentos recebidos e reconciliar contas.
Qual a principal vantagem de gerenciar contas a receber?
As contas a receber incluem todos os valores esperados, não apenas de clientes. Integram, assim, processos financeiros, garantindo o sucesso da empresa a médio e longo prazo.
Como um sistema ERP pode ajudar na gestão financeira?
Com um sistema ERP, o empreendedor facilita a gestão financeira, automatiza processos e conta com análises integradas. Com isso, tem um controle das contas a pagar e receber, das notas fiscais, vendas e pode planejar os recursos da empresa com mais tranquilidade.
Não dá para usar apenas planilhas soltas, pois qualquer erro pode passar uma visão errada da saúde financeira da empresa. Então, para agilizar a rotina empresarial e ter mais controle do dinheiro que entra e sai da empresa, a dica é contar com um sistema de gestão.
Em um cenário empresarial cada vez mais competitivo, a gestão eficiente de contas a receber não é apenas uma necessidade operacional, mas uma estratégia vital para o sucesso financeiro de qualquer organização.
Ganhe eficiência nos processos e minimize riscos financeiros do seu negócio: conheça todas as funcionalidades do sistema ERP Omie!
