Contas a receber: como funciona e como organizar em sua empresa?

As contas a receber são entradas de recursos da empresa, mas para que ela seja aproveitada é necessário organização. Descubra como fazer isso!
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Saber como organizar as contas a receber é um aspecto de extrema importância para a empresa. É por meio dessa organização que se torna possível ter um controle realmente eficiente sobre a gestão financeira. 

Quando bem geridos, esses documentos  auxiliam na sustentabilidade do negócio, já que o coração financeiro está no seu controle de caixa. 

Entenda de uma vez por todas o que são as contas a receber e o passo a passo de como organizá-las.  

O que são contas a receber?

Contas a receber são os valores que uma empresa tem a receber de seus clientes. São, portanto, a entrada de recursos no caixa, seja devido a alguma venda, ao rendimento de uma aplicação, recebimento de promissórias ou títulos de créditos a favor do negócio.

Assim, o departamento de contas a receber de uma empresa é responsável por organizar e processar as contas e pagamentos recebidos, por fazer as transações financeiras do dia a dia e realizar as verificações, classificação, cálculo, lançamento e registro de dados de contas a receber.

Além, disso, entre as rotinas relacionadas ao contas a pagar também estão:

  • Preparação de contas, faturas e depósitos bancários;
  • Acompanhamento da liquidação de títulos e vencimentos, dando as baixas necessárias em cobranças de débitos que estão em aberto;
  • Conciliação de retornos e pagamentos;
  • Confecção de borderôs;
  • Emissão de extratos bancários;
  • Realização de negociações e recuperações junto aos clientes inadimplentes. 

Contas a receber é ativo ou passivo?

As contas a receber são consideradas ativos da empresa. Essa organização se dá, pois são entradas de recursos que ela terá em seu caixa. 

As dívidas e outras obrigações financeiras são, por sua vez, identificadas como passivos. Tratam-se de gastos que a empresa terá em curto, médio ou longo prazo.

Qual a função do contas a receber?

Gerenciar de modo eficiente o contas a receber está entre as dicas para um bom planejamento financeiro empresarial. É dessa forma que você tem todos os valores que estão previstos para entrar no caixa detalhados por data. 

Com isso, pode-se programar para arcar com seus compromissos e também com despesas futuras, como manutenções eventuais ou até investimentos no negócio. Com essa gestão, sua empresa também está preparada para lidar com imprevistos.

Outros pontos relevantes do contas a receber são:

  • Tomar conhecimento de quem são os clientes inadimplentes e daqueles que pagam em dia;
  • Planejar estratégias de cobrança para não desestabilizar as finanças do negócio.

Os bons pagadores também são beneficiados com a gestão do contas a receber. Eles podem receber ofertas diferenciadas por pagarem as contas em dia, o que leva, consequentemente, à sua fidelização.

O que entra em contas a receber? Exemplos!

Tire suas dúvidas sobre o que é considerado contas a receber de uma empresa. Confira!

  • Pagamentos parcelados: os valores das parcelas que são pagos pelos clientes são registrados como contas a receber.
  • Faturas emitidas: quando acontece a emissão de faturas para os clientes pelo fornecimento de produtos ou serviços, este valor se torna parte das contas a receber até que o pagamento seja efetuado.
  • Vendas a crédito: quando a empresa permite que os clientes paguem em um período posterior – em geral, no cartão de cartão, esses valores pendentes entram nas contas a receber.
  • Adiantamentos e depósitos: alguns clientes podem fazer adiantamentos ou depósitos para garantir produtos ou serviços futuros. Esses adiantamentos são contabilizados como contas a receber até que o restante do pagamento seja feito e os produtos ou serviços sejam entregues.
  • Juros e multas: a cobrança de juros e multas devido a atrasos nos pagamentos também entram nas contas a receber.

Contas a receber e contas a pagar: qual a diferença?

As contas a receber são os registros das entradas e as baixas das vendas de uma empresa. Trata-se da quantia de dinheiro que sua empresa irá receber, seja diretamente de clientes ou de outras fontes. 

Por outro lado, as contas a pagar são todas as obrigações financeiras que uma empresa assume com os envolvidos, sejam funcionários, terceirizados ou parceiros de negócios. Nesse sentido, as contas a pagar podem ser:

  • compra de mercadorias e de matéria-prima;
  • pagamentos de salários e de tributos;
  • manutenções da empresa.

É função do gestor responsável pelas contas a receber e a pagar saber exatamente qual o valor que entra no seu caixa. É assim que ele pode planejar o pagamento total dos gastos com as obrigações.

Como organizar as contas a receber? 10 dicas rápidas 

Para conseguir organizar as contas a receber, é importante seguir as dicas a seguir. 

Otimização de Fluxo de Caixa

Olhar estrategicamente para o fluxo de caixa te dá um suporte importante nas contas a receber da empresa. Afinal, é esse olhar apurado que identifica melhorias que podem ser feitas no processo, buscando aumentar os resultados.

Redução de Inadimplência

Uma boa carteira de clientes é aquela que possui, em sua maioria, clientes que pagam corretamente. Assim, o contas a receber se torna essencial para manter garantir o recebimento de valores. Lembre-se: cliente inadimplente é custo!

Estratégias de Cobrança Eficiente

Se o número de clientes em dívida com a sua empresa tem aumentado, é hora de parar e resolver essa questão. Estabeleça uma régua de cobrança para garantir que as entradas de dinheiro aconteçam no tempo previsto. 

Uso de Ferramentas de Automação Financeira

A tecnologia veio para facilitar a operação das empresas. Assim, sistemas e ferramentas que possibilitam automatizar os processos financeiros podem ser implementados para melhorar o fluxo, diminuir a perda de tempo e, é claro, aumentar os resultados.

Planejamento Financeiro Empresarial

As empresas precisam ter clareza de onde querem chegar e o planejamento financeiro é o caminho que as levam até lá. O contas a receber é parte desse processo e precisa ser pensado estrategicamente, assim como outros itens.

Negociação de Dívidas e Renegociação de Contratos

Valores que poderiam ser perdidos e, por consequência, gerarem prejuízos maiores para a empresa, podem ser renegociados. Ofereça condições de pagamentos e melhoria de valores para garantir a entrada desse dinheiro. 

Incentivos Financeiros para Clientes

Descontos e promoções podem ser um incentivo bastante eficiente para garantir a entrada de dinheiro a receber. Clientes que pagam adiantado, que compram em grandes quantidades ou que mantêm a recorrência podem ser contemplados com esses estímulos.

Análise de Indicadores Financeiros

Empresas que não acompanham seus números não encontram formas de crescer. Analisar métricas auxilia na gestão financeira, indo além das contas a receber. 

Gestão de Riscos Financeiros

Com os números em mãos, você passa a ter uma visão bastante ampla da saúde das finanças do seu negócio. Essa visão possibilita identificar riscos financeiros que a empresa pode entrar, dando tempo para implementar um plano de contingência, por exemplo.

Uso de Tecnologias na Gestão Financeira

Fazer tudo isso que pontuamos acima manualmente é um desafio muito grande. Coletar dados, cruzar as informações e gerar análises estratégicas requer um sistema ERP que possibilita tudo isso de maneira segura e eficiente. 

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Ainda com dúvidas contas a pagar e receber?

Descubra as perguntas mais frequentes sobre esse assunto e aprenda mais com respostas rápidas. 

Como fazer as contas a pagar? 

Faça uma lista de despesas pendentes, defina prazos de pagamento e priorize pagamentos com base na urgência e disponibilidade de recursos.

Como funciona o controle de contas a pagar e a receber?

O contas a pagar registra e acompanha as despesas pendentes da empresa e o contas a receber monitora os valores a receber. Ambos os processos visam manter a saúde financeira da empresa e o fluxo de caixa adequado.

Qual a rotina das contas a receber?

Registrar vendas, gerar faturas para clientes, acompanhar os pagamentos recebidos e reconciliar as contas fazem parte da rotina do setor.

O que preciso saber sobre contas a receber?

Um ponto que não pode ser esquecido sobre as contas a receber é que os valores vão além dos pagamentos de clientes. É preciso conhecer tudo que envolve dinheiro a receber pela empresa.

O contas a receber integra os processos financeiros da empresa e deve ser tratado com atenção para garantir o sucesso do negócio a médio e longo prazo. 

Cada vez mais, as fontes de receitas das empresas têm se diversificado e, por isso, os valores a receber devem ser monitorados.

Descubra como um sistema ERP funciona e como ele pode ser o seu aliado na hora de gerir as finanças do seu negócio. 

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