Cadernos, pastas e muitos papéis: a rotina do contador já foi assim. Mas, graças à automação contábil, essa realidade mudou: a tecnologia agilizou processos e permitiu que contadores pudessem atuar de forma mais estratégica com seus clientes.
Apesar dos processos de aprimoramento pelos quais a contabilidade passa há muitos anos e de todas as mudanças significativas que a profissão vem trilhando, nenhuma impactou tanto quanto o progresso tecnológico. Junto a isso, diversas novas possibilidades têm surgido para esses profissionais.
Aqui, você vai encontrar os principais benefícios, de forma prática, oferecidos pela automação contábil!
O que é automação contábil?
Para entender seus benefícios, é preciso entender do que se trata a automação contábil na sua essência. Vamos compreender!
A automação contábil é basicamente usar tecnologia para realizar tarefas contábeis de forma mais rápida e eficiente. Em vez de fazer manualmente tudo, como digitar números em planilhas ou calcular fórmulas, a automação usa programas de contabilidade para fazer parte desse trabalho por você.
Por exemplo, em vez de inserir manualmente cada transação financeira em uma planilha, um software de automação contábil pode se conectar diretamente ao sistema bancário e importar essas transações. Isso economiza tempo e reduz erros humanos.
Além disso, a automação contábil pode incluir coisas como criar relatórios financeiros automaticamente, gerar faturas para clientes e fazer cálculos de impostos. É possível ainda utilizá-la para lembretes para você sobre datas importantes, como prazos fiscais.
7 benefícios da automatização contábil
1. Economia de tempo
Um dos primeiros ganhos proporcionados pela automação contábil é a otimização do tempo com tarefas operacionais. Com esse suporte, você reduz o tempo gasto em processos manuais repetitivos.
Alguns exemplos de atividades que podem ser realizadas são o cadastro de dados e o envio de impostos, folha de pagamento e outros documentos para os clientes. Assim, você consegue se concentrar em rotinas mais estratégicas e analíticas.
Portanto, processos que demandam tempo, desperdiçam energia e não entregam retorno de valor na mesma proporção são substituídos por sistemas. Essa adequação faz com que essas atividades sejam feitas em maior quantidade e menor tempo, aumentando a produtividade da empresa.
2. Redução de erros
Mesmo que você seja super cuidadoso, sempre existe o risco de cometer erros – como digitar um número errado ou pular uma linha. E um pequeno erro pode causar grandes problemas!
A automação contábil entra em cena para minimizar esses erros. Em vez de depender inteiramente da entrada manual, os softwares de automação podem importar informações de outras fontes, como seu sistema bancário ou registros de vendas.
Além disso, ferramentas para gestão contábil são projetadas para realizar cálculos complexos de forma rápida e precisa. Isso ajuda a garantir que os números nos seus relatórios financeiros estejam corretos, sem a necessidade de fazer os cálculos manualmente.
3. Acesso aos dados em tempo real
Imagina que você é responsável por manter as finanças de uma empresa em ordem. Antigamente, isso significava esperar até o final do mês para ter uma visão clara de como estavam as finanças da empresa. Mas, com a gestão contábil moderna, tudo mudou!
Agora, graças à tecnologia e aos sistemas de gestão contábil, você pode acessar os dados financeiros da empresa em tempo real. Isso significa que você pode ver o que está acontecendo com as finanças da empresa a qualquer momento, sem ter que esperar pelo final do período.
Se um cliente faz um pagamento, você pode ver isso instantaneamente no sistema. Se uma despesa é registrada, você pode acompanhar isso sem precisar esperar até o próximo relatório mensal.
Esse acesso a dados em tempo real é super útil porque permite que você tome decisões mais rápidas e informadas. Isso permitirá que você seja mais estratégico com seus clientes, aumentando a percepção de valor a respeito do seu serviço.
4. Melhoria na conformidade
Como contador, você sabe o quanto é importante que as empresas estejam consoante as leis e regulamentos fiscais. No entanto, acompanhar todas essas regras podem ser complicado e demorado.
Aqui é onde a gestão contábil entra em jogo. Com sistemas de gestão contábil modernos, você pode automatizar processos relacionados à conformidade. Isso significa que o software pode ser configurado para garantir que todas as transações financeiras estejam sendo registradas corretamente de acordo com as leis e regulamentos locais.
Além disso, esses sistemas são geralmente atualizados regularmente para refletir quaisquer mudanças nas leis fiscais e regulamentações contábeis. Assim, você não precisa se preocupar em estar sempre por dentro de todas as mudanças – o software faz isso por você.
5. Gestão do fluxo de caixa
O fluxo de caixa é essencial para o sucesso financeiro de uma empresa. Ele representa o dinheiro que entra e sai do negócio e é importante manter esse fluxo equilibrado para garantir que a empresa possa pagar suas contas, salários e outras despesas.
Ter uma visão clara e atualizada do fluxo de caixa com o uso de um ERP contábil também ajuda na tomada de decisões financeiras. Por exemplo, se você sabe que terá um mês com baixas receitas, pode tomar medidas proativas para reduzir despesas e conservar o dinheiro.
6. Análise de dados
Você lida com muitos números e informações financeiras todos os dias. A análise de dados avançada permite que você vá além de simplesmente registrar esses números e explore padrões, tendências e insights ocultos nos dados.
Por meio da automação contábil, você pode usar ferramentas e softwares avançados que podem analisar grandes volumes de dados rapidamente. Dessa forma, você pode identificar padrões e tendências nos dados financeiros da empresa que podem não ser óbvios à primeira vista.
Essas ferramentas podem ajudar a identificar quais produtos ou serviços estão gerando mais lucro e quais podem estar precisando de ajustes. Elas também podem ajudar a prever futuros padrões de vendas com base em dados históricos, contribuindo com o planejamento financeiro.
Outro ponto é que a análise de dados avançada pode ajudar a identificar possíveis fraudes ou irregularidades nos dados financeiros. Afinal, ela fornece alerta sobre padrões suspeitos que merecem uma investigação mais aprofundada.
7. Maior escalabilidade
Pense na escalabilidade como a capacidade de crescer e lidar com mais trabalho sem que isso cause grandes problemas. Para um contador, isso significa que o sistema contábil deve ser capaz de lidar com um aumento no volume de transações sem sobrecarregar ou comprometer a qualidade do trabalho.
Com a gestão contábil adequada, isso é possível. Os sistemas modernos são projetados para serem escaláveis, o que significa que podem lidar facilmente com um aumento na demanda. Ele pode processar automaticamente, registrar mais transações e gerar relatórios financeiros sem que isso leve a atrasos ou erros.
A escalabilidade também significa que o sistema pode se adaptar às mudanças nas necessidades da empresa. Se a empresa decidir expandir para novos mercados, o sistema contábil pode ser facilmente ajustado para lidar com essas mudanças.
Vale ressaltar que a escalabilidade é uma tendência da contabilidade e de muitos outros segmentos. Ela pode proporcionar ganhos expressivos para o negócio.
Automação contábil com a Omie
Um bom ERP contábil faz a diferença na hora de fazer com que a automação seja um processo ágil e realmente importante para as empresas e escritórios contábeis.
Com a plataforma Omie, o contador encontra tudo o que precisa para oferecer contabilidade digital automatizada e em tempo real aos seus clientes. Essa entrega é possível porque a Omie uniu tecnologia e conhecimento para construir o futuro da contabilidade.
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Fabiano Azevedo, contador consultor, CEO e sócio do escritório Tática Contabilidade. Como palestrante, com conteúdo voltado para o mercado de contabilidade e empreendedorismo, desenvolve um trabalho de disseminação de conhecimento na intenção de ser um fator de soma na vida profissional das pessoas.
