5 dicas para organizar as rotinas contábeis da sua empresa

Organizar as rotinas contábeis da sua empresa aumenta a produtividade e ajuda a otimizar os processos. Quer saber mais? Acesso e confira!

28/Jan/2021
Contabilidade

Todo mundo que trabalha em um escritório de contabilidade sabe que as rotinas contábeis são bastante atribuladas e lidam com diversos processos e etapas. São diversos papéis, documentos e listas com exigências individuais de cada cliente que fazem com que essa organização seja necessária.


Em geral, as rotinas contábeis envolvem todas as análises financeiras que uma empresa possui, seja ela grande, média ou pequena. Alguns exemplos são resultados, controle de caixa, balanços e análise dos prejuízos e lucros. Dessa forma, tudo que envolve o funcionamento da empresa faz parte.


Por isso, abaixo vamos te apresentar todos os principais pontos das rotinas contábeis e dar 5 dicas de como organizar esse funcionamento para tornar sua empresa muito mais produtiva. 


1. Faça uma divisão dos departamentos

Com a alta demanda e ritmo intenso de trabalho, o ideal é que a sua empresa tenha uma divisão das tarefas para que a organização seja mais eficiente e as rotinas contábeis não saiam do controle. 


Sejam para pequenas, médias ou grandes empresas, definir os departamentos é fundamental para que o colaborador entenda perfeitamente as suas atribuições e quais são as responsabilidades de cada setor. Além disso, é muito mais fácil mensurar o desempenho e produtividade dos funcionários.

2. Tenha um mapeamento dos processos

Quer identificar aquelas tarefas das rotinas contábeis de uma empresa que não estão fazendo sentido com o negócio? Faça um mapeamento dos processos. Fica muito mais fácil conseguir propor o que deve ser feito ou não pela equipe responsável. 


Nesse caso, a principal vantagem é evitar com que o trabalho seja feito de uma forma que precise ser refeito. Ou seja, minimiza os retrabalhos e a execução acaba sendo ideal.             

3. Classifique e delegue as tarefas

Sabe aquelas tarefas que acabam se tornando um dos desafios do contador moderno por serem extensas e acabam sobrecarregando os profissionais? Nesse caso, o ideal é identificar e classificar quais são as ações realizadas com frequência e delegar para alguém do time.


Para que isso saia dentro do previsto e que tenha o controle das rotinas contábeis, o ideal é fazer uma lista de todas as ações e classificá-las como: urgentes, importantes e não urgentes, urgentes mas não tão importantes se as que podem ser feitas com um tempo mais longo. A estratégia nesse caso é delegar o que é operacional e se concentrar nas que precisam de criatividade. 

4. Capacite a sua empresa 

Proporcionar cursos de rotinas contábeis para os colaboradores é uma excelente forma de deixar a sua equipe preparada e com aprendizagem contínua. Fornecer treinamentos e estabelecer um padrão para distribuir as metas e objetivos facilita o trabalho diário.


E por isso é importante que os funcionários saibam lidar com erros e aprender com eles para desenvolver e crescer a equipe. Além disso, feedbacks são ótimos momentos para expor o que precisa ser melhorado e evitar que os mesmos erros aconteçam no futuro.

5. Implemente ferramentas de gestão

Ter ferramentas de gestão facilita a organização diária e faz com que a produtividade da empresa aumente. Por isso, se você ainda faz esse gerenciamento através de papéis e documentações, saiba que os tempos mudaram e tarefas que acontecem online trazem muito mais resultados.


Com um sistema 100% online você pode agilizar as suas tarefas e rotinas contábeis com facilidade. Tudo isso com segurança e integridade dos dados da empresa, controle do negócio a qualquer hora e em qualquer lugar. 


As vantagens e facilidades são várias como: emissão de nota fiscal, gestão financeira, CRM e gestão de oportunidades, compra, estoque e produção, vendas e marketplace, antecipação de recebíveis e integração com o contador. 

Algumas informações importantes

Após organizar a sua empresa com um sistema em nuvem, vale entender quais são as rotinas contábeis em execução e andamento com o uso de um calendário virtual. Outra dica que pode te auxiliar a manter todos os compromissos, reuniões e datas importantes. 


Para dar mais autonomia à equipe e deixá-los trabalhar com mais criatividade, vale deixar com que os próprios funcionários definam a organização e distribuição das demandas de acordo com o departamento responsável. E por fim, vale acompanhar alguns livros contábeis que não podem faltar em sua gaveta! Confira algumas opções:


  • Contabilidade básica, de José Carlos Marion;
  • Contabilidade gerencial - Ferramentas para melhoria de desempenho empresarial;
  • Contabilidade tributária, de Edmilson Patrocínio de Souza;
  • Teoria da Contabilidade, de Sérgio de Iudícibus;
  • Como Fazer Uma Empresa Dar Certo Em Um País Incerto, de Instituto Endeavor,
  • A Evolução das Ciências Contábeis no Brasil, de Carlos Eduardo Barros Leite.



Aumente a produtividade da sua empresa!

Como já dito anteriormente, é muito importante ter controle das rotinas contábeis mensais, principalmente pela mensuração dos resultados, o que consequentemente ajuda a analisar qual está sendo a produtividade de cada colaborador e da equipe ou setor. 


Sabe aquela priorização de tarefas importantes? Ao incluir um software de gestão em sua empresa, é muito mais fácil identificar quais são as ações que podem ficar em backlog e serem feitas posteriormente. Experimente grátis o sistema Omie!


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