Para uma empresa, independente do segmento ou porte, conseguir crescer e escalar seus negócios, é preciso investir em otimizar e automatizar processos. O BPM (Business Process Management) é uma ferramenta que pode apoiar essa estratégia.
Descubra nesse artigo o que é o BPM, como aplicá-lo na sua empresa e a importância para os negócios, que podem se beneficiar muito com sua utilização, visto que traz agilidade e clareza para os processos gerenciais.
O que significa BPM?
BPM é a sigla para Business Process Management, ou Gestão de Processos de Negócios, em português. É um conjunto de práticas que apoiam a melhoria contínua de processos nas empresas, contando, para isso, com ferramentas, softwares e metodologias para sua execução.
Seu principal propósito é integrar as ações da companhia com as estratégias estabelecidas, incentivando a melhoria contínua para resultados com mais qualidade e eficiência. Além dos clientes, todos os setores são beneficiados, porque com o BPM é possível desenhar práticas que tornarão os processos mais alinhados aos objetivos.
Isso dá um norte para todos agirem, modelando os processos e ações, para otimizar e tornar as atividades mais ágeis e eficientes. Com base nisso, podemos definir o que não é BPM:
- Não é um produto ou serviço
- Não é uma metodologia
- Não é uma ferramenta
- Não é um segmento de mercado
Com o BPM, os gestores podem definir, modelar, aplicar, acompanhar, medir, controlar e automatizar processos em todos os setores da empresa, pois sua utilização é ampla e visa integrar tudo o que é feito aos objetivos estratégicos da companhia.
Para isso, contará com ferramentas, programas, metodologias, cultura organizacional e tecnologia para ser colocado em prática e trazer os resultados de melhoria contínua para a gestão de processos da empresa.
Como funciona o Business Process Management?
O BPM demanda algumas etapas para sua utilização na empresa, envolvendo os colaboradores nesse processo e trazendo uma visão mais estratégica e analítica das ações da companhia.
Assim, as atividades fluirão melhor e exigirão menos esforço, com melhores resultados. Para que tudo isso aconteça, alguns passos são necessários:
- Mapeamento dos processos: o primeiro ponto é mapear todos os processos da empresa e avaliar se correspondem com as estratégias da companhia. Nesse momento, vale a pena ouvir o que os envolvidos nas etapas têm a dizer. Após analisar tudo, liste os processos mais críticos, que serão priorizados nos próximos pontos.
- Modelagem das ações: aqui, os processos são redesenhados, considerando melhorias em suas ações, de modo que apoie o atingimento dos objetivos da empresa. Para isso, é interessante organizar visualmente as etapas de cada processo, utilizando, por exemplo, um organograma, para que todos consigam visualizar os passos necessários.
- Implementação: nesse momento, as ações determinadas serão colocadas em prática, utilizando o novo formato de processo desenhado. O ideal é realizar testes em pequenos grupos de ações, com cronograma das etapas, determinação das ferramentas que apoiarão a implementação e treinamento dos envolvidos. Vale também estabelecer metas para esses processos, de modo a saber quanto houve de melhora em sua execução.
- Monitoramento e controle: agora é momento de acompanhar os indicadores do processo, para monitorar a execução dos processos e entender se o novo formato está atendendo às expectativas. A partir da análise dos resultados, os gestores saberão se é necessário realizar novos ajustes no processo.
- Melhoria contínua e refinamento: por fim, é hora de otimizar o fluxo de ações, melhorando alguns pontos ou corrigindo etapas. Aqui, o objetivo é melhorar os indicadores desse processo e ajudar em uma execução cada vez melhor e mais fluida, trazendo melhores resultados para a empresa.
Qual é a importância da gestão de projetos para as empresas?
Talvez um dos pontos mais básicos para mencionar seja a melhoria dos processos, tornando-os mais otimizados e ágeis. Mas a aplicação do BPM vai além disso e traz outras vantagens para a companhia:
- Mais controle das ações: quando se sabe o que está sendo feito, é mais fácil gerenciar o tempo para sua execução, além de se ter mais confiança ao longo do processo. Também facilita a implementação e acompanhamento de indicadores de desempenho, que mostrarão a eficiência das ações executadas.
- Maior transparência nos processos: quanto maior a clareza das ações, melhor será a análise dos processos e o entendimento de tudo que é feito, além dos responsáveis de cada etapa. Isso facilita a gestão das atividades pelos colaboradores e ajuda os gestores a identificar pontos de melhoria.
- Redução de custos: ao minimizar erros nos processos, o BPM ajuda a reduzir custos da gestão e, ao aumentar a eficiência dessas ações, o faturamento da empresa pode aumentar, gerando mais lucratividade.
- Aumento de produtividade: com processo bem definidos e otimizados, os colaboradores realizarão suas atividades mais rapidamente, contando com a tecnologia e com as melhores práticas para a execução das ações. A soma desses fatores é o aumento da produtividade e da qualidade das entregas.
- Mais segurança: o BPM ajuda na identificação de falhas ao longo dos processos, que podem trazer riscos para a empresa, como vazamento de informações ou problemas com clientes e fornecedores. Assim, ao otimizar e melhorar continuamente os fluxos de ações, a empresa ganha segurança, especialmente por contar com recursos e métodos que reforcem a defesa dos dados.
Para ter uma gestão de processos eficiente, que traga todas essas vantagens, vale a pena contar com um ERP, sistema de gestão empresarial, que ajudará a automatizar e otimizar processos em diversas áreas da companhia, como estoque, vendas, gestão de projetos e financeiro.
A tecnologia é uma grande aliada nesse momento, por isso os gestores devem contar com as melhores soluções disponíveis para ter bons resultados.
Melhore a qualidade dos seus processos
Investir em otimizar os processos da empresa é uma das formas de ajudar na manutenção dos negócios, pois aumenta a produtividade dos colaboradores, minimiza erros e melhora a qualidade das entregas.
Tudo isso pode ser realizado com a aplicação do BPM, um conjunto de práticas que visa integrar as ações da companhia com as metas estabelecidas. Nesse processo, diversas tecnologias podem ser utilizadas, para facilitar a otimização dos processos, inclusive o ERP.
O sistema de gestão empresarial é um importante recurso que os gestores podem utilizar, pois ajudará a mapear e organizar diversas atividades cotidianas da companhia. Saiba mais sobre os benefícios de utilizar um software ERP na sua empresa.
