Desde 2006, a emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é uma obrigação para a maioria das empresas brasileiras. Criada para substituir as antigas notas em papel, a NF-e facilita o controle de produtos e serviços comercializados, reduzindo riscos de erros e promovendo maior segurança e transparência no processo fiscal.
Se sua empresa precisa emitir NF-e, confira abaixo um guia completo sobre para que esse documento serve, como funciona e como implementá-lo de forma rápida e eficiente.
Vamos explorar cada etapa necessária de como emitir Nota Fiscal Eletrônica e os benefícios de automatizar o processo com um sistema de gestão integrado. Continue a leitura!
Para que serve a Nota Fiscal Eletrônica?
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento digital que registra transações comerciais e prestação de serviços. Ela foi criada para simplificar o recolhimento de impostos sobre a nota fiscal e organizar o faturamento das empresas, além de proteger o consumidor ao garantir que todos os produtos e serviços estejam devidamente registrados.
A emissão é obrigatória para empresas que recolhem ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) ou IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados). Negligenciar isso pode resultar em multas e sanções por sonegação fiscal. Mas, para os microempreendedores (MEI), o documento só é obrigatório em transações com outras empresas ou quando solicitado pelo consumidor final.
Benefícios da Nota Fiscal Eletrônica para a sua empresa
Emitir a nota fiscal de serviço ou produto vai além de uma obrigação legal; ela oferece diversas vantagens para a empresa e seus clientes. Alguns dos principais benefícios incluem:
- Automatização de processos: ao utilizar um sistema ERP integrado, você pode automatizar a emissão de notas fiscais, agilizando o processo e evitando erros manuais;
- Redução de fraudes: emitir notas eletronicamente diminui o risco de fraudes e facilita a verificação da autenticidade da transação;
- Maior credibilidade: a emissão de NF-e aumenta a transparência, facilita licitações e permite parcerias comerciais, além de garantir mais segurança para o cliente;
- Facilidade no armazenamento e controle fiscal: com a NF-e, é possível armazenar documentos em nuvem, economizando espaço e facilitando o acesso rápido aos registros;
- Melhor planejamento financeiro: com as informações registradas em um único sistema, sua empresa terá mais controle sobre os processos financeiros e fiscais, simplificando a gestão tributária.
Passo a passo para emitir a Nota Fiscal Eletrônica
Emitir a NF-e é um processo simples quando se conhece as etapas necessárias. Confira o passo a passo para iniciar a emissão de notas fiscais eletrônicas:
1. Adquira um certificado digital
O primeiro passo é obter um certificado digital para sua empresa. Esse certificado funciona como uma assinatura digital, garantindo a segurança e validade das notas fiscais emitidas. Para conseguir o certificado, escolha uma Autoridade Certificadora (AC) autorizada pelo ICP-Brasil, como Serasa Experian, Receita Federal ou Caixa Econômica Federal.
Existem dois tipos de certificados digitais:
- A1: armazenado no próprio sistema da empresa, o modelo A1 é ideal para uso em múltiplos dispositivos e é mais acessível em termos de custo. Ele é recomendado para empresas que desejam emitir NF-e de forma ágil e integrada;
- A3: armazenado em dispositivos físicos (como um token USB ou cartão), o modelo A3 exige a inserção do dispositivo para cada transação, sendo mais restritivo e adequado para uso em locais fixos ou onde poucas pessoas acessem o sistema.
2. Realize o credenciamento na SEFAZ ou Prefeitura
Após obter o certificado digital, credencie sua empresa na Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu Estado, para a emissão de notas fiscais que envolvem ICMS. No caso de notas de prestação de serviços, o cadastro é feito na Prefeitura. Consulte as exigências de documentos e requisitos específicos para obter a autorização.
3. Escolha um Software de Emissão de NF-e
Para otimizar o processo de emissão de notas fiscais, considere investir em um sistema ERP de gestão, que automatiza o lançamento e a geração das notas fiscais. Com o ERP Omie, é possível integrar as áreas de vendas, estoque e finanças, facilitando a emissão e o envio das NF-e de forma ágil e segura, além de gerar relatórios financeiros com maior precisão.
Como o ERP Omie pode ajudar na emissão de notas fiscais eletrônicas?
O sistema de gestão Omie oferece uma solução completa para facilitar a emissão de notas fiscais eletrônicas. Ao integrar todos os departamentos da sua empresa, o ERP Omie permite:
- Automação da emissão de notas: com as vendas registradas no sistema, o processo de emissão da NF-e ocorre automaticamente, poupando tempo e reduzindo falhas;
- Cálculo automático de impostos do lucro real ou presumido: com o ERP Omie, o cálculo dos tributos é realizado em tempo real, simplificando o trabalho do contador e evitando erros de cálculo;
- Armazenamento em nuvem: todas as NF-e ficam salvas na nuvem, proporcionando segurança e facilidade de acesso e de consulta;
- Conformidade fiscal: a Omie garante que todas as operações estejam dentro das normas, facilitando auditorias e a prestação de contas com o Fisco.
Importância de emitir NF-e para micro e pequenas empresas
Mesmo para microempreendedores e pequenas empresas, a emissão de NF-e é essencial para manter a regularidade e aproveitar as vantagens que o documento oferece.
Emitir a NF-e contribui para um negócio mais organizado, com maior controle fiscal e financeiro, além de aumentar a confiabilidade junto a fornecedores e clientes.
Perguntas frequentes sobre como emitir Nota Fiscal Eletrônica
É possível emitir NF-e sem certificado digital?
Não, o certificado digital é obrigatório para a emissão de NF-e, garantindo a segurança e autenticidade do documento e validação junto à Receita Federal.
A NF-e pode ser emitida para qualquer transação?
Sim, desde que seja obrigatória para a operação, conforme o tipo de atividade e a regulamentação estadual ou municipal.
Posso emitir NF-e de outro Estado?
Sim, empresas podem emitir NF-e para operações interestaduais, desde que estejam credenciadas na SEFAZ do estado de origem.
Como armazenar NF-e para garantir a validade?
Armazene suas NF-e digitalmente por cinco anos, conforme exige a legislação, utilizando um sistema em nuvem para facilitar o acesso.
Simplifique a emissão de NF-e com o ERP Omie
Agora que você conhece como emitir Nota Fiscal Eletrônica e os benefícios dessa prática, está pronto para otimizar a gestão fiscal da sua empresa. Com o ERP Omie, sua empresa automatiza o processo, assegura a conformidade e mantém todos os documentos acessíveis de forma rápida e segura.
Descubra como o Omie pode transformar a sua empresa em uma operação mais eficiente, segura e preparada para crescer.
Conheça as funcionalidades de nota fiscal do ERP Omie e veja como a gestão de notas fiscais pode ser mais prática e integrada!
