Emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é uma exigência comum para empresas de diversos portes e segmentos. A NF-e facilita o controle de produtos e serviços comercializados, reduzindo riscos de erros e promovendo maior segurança e transparência fiscal.
Apesar disso, esse processo ainda gera dúvidas, principalmente entre empreendedores que estão estruturando melhor sua operação ou que desejam automatizar tarefas com mais controle e eficiência.
Neste conteúdo, você confere o passo a passo essencial para a emissão correta de Notas Fiscais Eletrônicas, os documentos obrigatórios e como automatizar esse processo com um ERP completo, que conecta todos os setores da sua empresa e elimina falhas operacionais.
O que é necessário para emitir uma Nota Fiscal Eletrônica?
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento digital com validade jurídica, transmitido à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) para registrar operações comerciais. Antes de começar a emitir, sua empresa precisa cumprir os seguintes requisitos:
- CNPJ ativo e regularizado;
- Inscrição Estadual ou Municipal (dependendo da atividade);
- Certificado Digital A1 ou A3;
- Credenciamento na SEFAZ do seu estado;
- Sistema emissor de NF-e autorizado;
- Dados tributários organizados (NCM, CFOP, CST, alíquotas etc.).
Como preencher dados para emissão da NF?
Preencher corretamente os dados de uma NF-e é essencial para garantir a validade do documento e evitar complicações fiscais. Os principais campos são:
- emitente: razão social, CNPJ, inscrição estadual/municipal e endereço;
- destinatário: nome ou razão social, CPF/CNPJ, endereço completo;
- itens vendidos: descrição, unidade, valor unitário e total;
- tributação: CFOP, NCM, ICMS, IPI, PIS, COFINS, ISS (para serviços);
- forma de pagamento: à vista, boleto, cartão, etc.;
- dados de transporte, quando aplicável.
Além disso, o tipo de nota fiscal emitida depende do seu setor e da operação:
Passo a passo para emitir Nota Fiscal Eletrônica corretamente
Emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) pode ser simples com o processo bem estruturado. Veja os passos:
1. Obtenha um certificado digital
O certificado digital valida juridicamente a nota. Há dois tipos:
- A1 (mais comum): armazenado no computador ou em nuvem, ideal para emissão integrada e automática via ERP;
- A3: exige um dispositivo físico (cartão ou token), menos prático, indicado para acessos restritos.
Você pode adquirir o certificado em autoridades certificadoras como Serasa, Receita Federal, entre outros.
2. Cadastre-se na SEFAZ ou Prefeitura
Para emissão de NF-e e NFC-e, cadastre sua empresa na SEFAZ do seu estado. E para emitir a NFS-e, o credenciamento é feito junto à prefeitura da sua cidade.
Cada estado ou município pode ter exigências próprias. Verifique prazos, formulários e documentos antes de iniciar o processo.
3. Escolha um software de emissão de nota fiscal confiável
Empresas que automatizam a emissão de NF-e com um ERP têm menos erros, ganham mais agilidade e melhoram a performance contábil e fiscal. Embora existam opções gratuitas, elas são limitadas.
A melhor alternativa é um sistema de gestão como o ERP Omie, que automatiza o preenchimento da NF-e, evita erros e conecta o processo de emissão com estoque, vendas e finanças.
Como o ERP Omie pode ajudar na emissão de notas fiscais eletrônicas?
Emitir Nota Fiscal Eletrônica(NF-e) corretamente vai muito além de cumprir uma obrigação: é uma etapa estratégica da gestão financeira e fiscal da sua empresa.
Com o ERP Omie, sua empresa automatiza esse processo e conecta áreas como vendas, financeiro e fiscal em uma só plataforma. Veja o que o sistema faz por você:
- preenche a nota automaticamente com dados do sistema;
- calcula tributos conforme o regime fiscal da empresa;
- envia a NF-e diretamente à SEFAZ;
- armazena XML e DANFE na nuvem;
- gera relatórios integrados com as vendas e o financeiro.
Vantagens estratégicas para sua empresa
O faturamento fica mais ágil, reduzindo o tempo de emissão de notas e evitando falhas ou rejeições. E com a automação, sua equipe ganha produtividade e pode focar em atividades mais estratégicas.
Além disso, a integração entre setores garante maior controle operacional e conformidade fiscal, protegendo sua empresa de autuações, facilitando auditorias e obrigações acessórias.
Cuidados ao emitir nota fiscal eletrônica
Mesmo com tecnologia, a emissão de NF-e requer atenção a detalhes, como:
- verifique alíquotas e tributos aplicáveis;
- mantenha o certificado digital dentro da validade;
- cadastre corretamente CFOP e NCM;
- atualize dados de clientes, produtos e fornecedores;
- fique atento aos prazos legais de emissão e envio.
Dúvidas frequentes sobre a emissão de NF-e
A emissão de NF-e ainda levanta muitas perguntas entre empreendedores. A seguir, respondemos às principais dúvidas sobre o tema.
Emitir NF-e é obrigatório para todas as empresas?
Sim, especialmente para quem atua no Lucro Real, Presumido e também, em muitos casos, no Simples Nacional ou como MEI com venda a outras empresas.
É possível emitir NF-e sem certificado digital?
Não. O certificado digital é um requisito fundamental para a emissão e funciona como uma assinatura eletrônica que assegura a autenticidade, integridade e validade jurídica da nota junto à Receita Federal.
É possível emitir NF-e para qualquer tipo de operação?
Desde que seja uma operação comercial prevista na legislação fiscal, sim. Vendas, devoluções, transferências e prestações de serviço podem exigir a emissão.
Posso emitir NF-e para outros estados?
A emissão de nota fiscal eletrônica interestadual é permitida, desde que a empresa esteja devidamente credenciada na SEFAZ do estado de origem e a operação esteja de acordo com a legislação vigente.
Como armazenar as NF-e corretamente?
A legislação exige que os arquivos sejam mantidos por 5 anos. O ideal é usar um sistema em nuvem, como o da Omie, que garante armazenamento automático e seguro.
Emita NF-e com mais agilidade e menos esforço com o ERP Omie
Deixe para trás as complicações das tarefas manuais, erros de preenchimento e processos desconectados.
Com o ERP Omie, sua empresa automatiza a Notas Fiscais Eletrônicas, garante conformidade com a legislação e integra tudo com as áreas de vendas, financeiro, contábil e estoque, em um só lugar.
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