Desde 2006, a emissão de nota fiscal eletrônica é obrigatória para todas as empresas brasileiras, independentemente de seu porte. É um método mais seguro do que a nota fiscal tradicional para garantir os produtos e serviços comercializados.
Ela veio para substituir a nota fiscal de papel, que gerava muitos erros de preenchimento, adulterações e exigia espaço físico para arquivamento. Ainda assim, com o passar dos anos, existem empresas que possuem muitas dúvidas na emissão da NF-e.
Por isso, acompanhe este post o que é a nota fiscal eletrônica, quais os tipos existentes no mercado e como fazer para emitir rapidamente a nota fiscal eletrônica para seu cliente.
O que é nota fiscal eletrônica e para que serve?
A nota fiscal eletrônica é um documento para registrar as operações de comércio de produtos e prestação de serviços de uma empresa. Sua finalidade é o recolhimento de impostos sobre essas operações e validar o faturamento do negócio.
Caso a empresa se recuse a emitir, pode sofrer as punições legais enquadradas como sonegação fiscal e outros crimes. Os microempreendedores, no entanto, só são obrigados a emitir nota fiscal para pessoas jurídicas ou por exigência do consumidor pessoa física.
A NF-e proporciona vantagens como a segurança e garantia dos seus produtos ou serviços aos clientes, participação em licitações e o fechamento de negócios com outras empresas que exigem a emissão desse documento.
Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica
Para atender a diferentes necessidades dos empreendimentos e dos clientes, estão disponíveis diferentes categorias de nota fiscal eletrônica. Veja as características de cada uma delas e entenda qual mais se adequa ao ramo de negócio da sua empresa:
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A NF-e é obrigatória para operações de comercialização de produtos em que incidam ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços). Substituiu os modelos de notas tradicionais 1 e 1A.
Sua autenticidade é assegurada pelo certificado digital e a autorização da SEFAZ. Nos próximos tópicos, você saberá como tirar esse certificado e a autorização.
Nota Fiscal de Serviços Eletrônicos (NFS-e)
É a versão para prestação de serviços que incide ISS (Imposto sobre Serviço) e veio substituir a Declaração de Serviços. Sua emissão está vinculada à autorização da prefeitura do município onde está sediada a empresa.
É emitida diretamente no site da prefeitura ou através de sistemas de gestão contábil integrados ao site do município. Cada cidade estipula os impostos incidentes sobre a nota fiscal e seus próprios códigos de registro.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
O CT-e é uma nota fiscal eletrônica para serviços de transporte rodoviário de carga. Veio para reduzir a burocracia de emissão de vários documentos fiscais impressos: modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27.
Ele reuniu todos esses documentos em um só. Sua autenticidade é validada pelo certificado digital e pela autorização da SEFAZ.
Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)
A NFC-e registra a venda de produto ou serviço ao consumidor final, substituindo o cupom fiscal e a nota tradicional tipo 2. Detalha o produto ou serviço comercializado e os custos envolvidos.
Existe também o Cupom Fiscal Eletrônico, que substitui a NFC-e no Estado de São Paulo.
Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)
A NFA-e é uma nota fiscal avulsa eletrônica usada por empresas que possuem baixo volume de vendas e não estão obrigadas a emitir qualquer um dos modelos anteriores de NF-e. O modelo é muito utilizado pelos microempreendedores individuais (MEI).
Pode ser preenchida diretamente no site da SEFAZ de cada Estado, mediante solicitação e autorização para cada nota a ser emitida.
Quais os benefícios de emitir nota fiscal eletrônica?
Além de ser um documento fiscal obrigatório, a emissão da nota fiscal eletrônica traz muitos benefícios para sua empresa em comparação com a nota fiscal tradicional. Confira a seguir:
Automatização de processos
Por meio de um sistema de gestão ERP e um certificado digital empresarial, é possível automatizar o processo de emissão de notas fiscais eletrônicas.
Nesse sistema, as vendas são lançadas e todas as informações das vendas são redirecionadas automaticamente para a emissão das notas fiscais eletrônicas. Assim, o processo é bem mais rápido e seguro.
Redução do risco de fraudes e erros
A nota fiscal eletrônica também reduz o risco de fraudes e erros ao ser emitida em ambiente digital, pois elimina o lançamento de informações manuscritas.
Antes desse formato de nota fiscal, era mais fácil ocorrerem rasuras ou adulterações escritas na nota fiscal tradicional.
Aumento da confiança
Com a segurança do lançamento das informações na nota fiscal eletrônica, ela tornou-se um documento mais confiável para a empresa e para os clientes. É uma garantia de qualidade dos produtos ou serviços contratados para o cliente.
Gera mais credibilidade à empresa e facilidade de negociação. Para participar de licitações e ser fornecedor de outras pessoas jurídicas, é exigida a emissão de notas fiscais.
Melhor controle fiscal e financeiro
Com as notas fiscais eletrônicas, ficou mais fácil fazer o controle contábil e fiscal das empresas e mais ainda, se estiver tudo automatizado por meio de um sistema ERP de gestão.
As informações podem ser integradas entre o sistema da empresa e o sistema do contador para facilitar o trabalho de controle e fiscalização. Com a função de cálculo automático de impostos, as informações podem ser enviadas diretamente para a fiscalização.
Facilidade no arquivamento de documentos
Fica muito mais fácil realizar o armazenamento das notas fiscais eletrônicas em nuvem e não precisar de um grande espaço físico para arquivar pilhas de documentos.
Com o backup do software, diminui a possibilidade de perdas, danificações ou extravios de documentos.
Como emitir Nota Fiscal Eletrônica?
Com tantas vantagens para o seu negócio, agora é só seguir o passo a passo para começar a emitir suas notas fiscais eletrônicas:
Adquira um certificado digital
O primeiro passo para emitir a NF-e é ter um certificado digital empresarial. É uma ferramenta de assinatura digital para ter validade legal e legitimidade às transações comerciais de produtos e serviços.
Para ter seu certificado digital, é preciso buscar uma Autoridade Certificadora (AC) autorizada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP). Entre elas estão: Receita Federal, Caixa Econômica Federal e Serasa Experian.
Existem várias outras empresas que podem te auxiliar no processo de emissão do certificado digital. Escolha uma, no site do ICP, que atenda no seu Estado.
Solicite a emissão do certificado na AC escolhida e agende um dia e horário para validação dos dados da empresa. Após a verificação das informações e confirmação da identidade do solicitante, o certificado digital é emitido.
Existem dois tipos de certificado digital:
A1
Formato armazenado em nuvem, para ser baixado pelo solicitante e pode ser usado diretamente em sistemas de automatização de gestão ERP.
É mais indicado para empresas onde vários colaboradores irão utilizar o certificado e não precisam compartilhar login e senha de acesso. Pode ser utilizado em vários equipamentos eletrônicos ao mesmo tempo.
A3
Formato armazenado em dispositivos como pen drives, cartões ou tokens. Nesse formato, é preciso inserir o dispositivo no computador ou fazer a leitura via celular para usar o certificado digital na emissão de NF-e.
Para usar, é exigido login e senha de acesso e só pode ser usado em um equipamento de cada vez.
Credenciamento na SEFAZ ou Prefeitura
A outra etapa para emissão de nota fiscal eletrônica é realizar um cadastro na Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de seu Estado, no caso de venda de produtos ou na Prefeitura, para prestação de serviços.
Consulte a SEFAZ do seu município ou do seu Estado para conhecer as regras e documentos necessários e solicitar a autorização de emissão das notas fiscais eletrônicas.
Contrate um software ERP ou emissor
Para facilitar ainda mais a emissão da nota fiscal eletrônica, adquira um software de gestão ERP para integrar todo o sistema de gestão da sua empresa.
Com o software ERP, a emissão da nota fiscal eletrônica será automática e rápida, de acordo com o lançamento de vendas, faturamento e o estoque disponível. Inclui também a atualização imediata do cálculo de impostos incidentes sobre o valor da nota fiscal.
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Para facilitar o trabalho das empresas e contadores, a Omie desenvolveu um sistema ERP de gestão que integra com os sistemas de emissão de notas fiscais eletrônicas e cálculo automático de impostos.
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Diminui a burocracia, melhora a gestão do seu tempo e aumenta a produtividade de seus colaboradores, dá mais segurança aos seus clientes e ao seu negócio.
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Importância de emitir nota fiscal
Agora você já sabe todas as obrigações – e vantagens! – em emitir uma nota fiscal eletrônica, até mesmo para microempreendedores.
O documento ajuda tanto na parte legal de uma empresa, fazendo com que ela seja idônea e confiável, mas também impactada em questões de produtividade, redução de fraudes, diminuição de custos e muito mais controle e planejamento financeiro.
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