Saber como organizar uma empresa é um dos maiores desafios da gestão, e sabemos que uma gestão eficiente é fundamental para alcançar o sucesso nos negócios. Contudo, muitos empreendedores enfrentam desafios na organização e no gerenciamento de suas atividades diárias.
Um estudo do Sebrae aponta que 29% das microempresas fecham após os cinco primeiros anos por falta de planejamento. Com os dias lotados de reuniões e tarefas, nem sempre o empreendedor consegue olhar de forma estratégica para o negócio, e descuidar de alguns pontos pode significar a extinção de um negócio. Mas, a boa notícia é que existem formas de fazer isso de forma prática e neste artigo você aprenderá como.
Como a gestão pode ser afetada com uma empresa desorganizada?
A falta de organização em uma empresa pode gerar diversos impactos negativos na gestão do negócio. A ausência de informações claras e atualizadas dificulta a análise precisa da situação financeira, de estoque e de vendas, o que leva a tomada de decisões ruins. Uma empresa desorganizada também afeta a operação.
A falta de padronização de processos e procedimentos gera retrabalho, erros e perda de produtividade. Tarefas simples se tornam complexas e consomem tempo excessivo, prejudicando a agilidade na execução das atividades diárias.
Outro impacto negativo da desorganização é a dificuldade em manter um bom relacionamento com clientes e fornecedores. Informações desencontradas, atrasos em entregas e erros no atendimento são consequências da falta de organização interna. Tudo isso somado, atrapalha o crescimento da empresa e até pode acarretar na falência do negócio.
Como uma empresa organizada funciona?
A organização empresarial é um conjunto de práticas e estratégias adotadas para otimizar a gestão do negócio e garantir a eficiência e o sucesso a longo prazo. Uma empresa organizada, por tanto, é aquela que estabelece processos e estruturas eficientes para gerenciar suas atividades.
Esse tipo de empresa trabalha com fluxos de traOrganização da Empresa: Como Melhorar em Alguns Passosbalho compreensíveis e bem definidos, documentando os procedimentos e as responsabilidades de cada equipe, a fim de que todos saibam o que fazer e como fazer. Com essas definições a empresa ganha em produtividade, qualidade e redução de erros.
Como organizar uma empresa do zero?
Quando é preciso organizar uma empresa desorganizada, é fundamental estabelecer uma base sólida de processos para obter resultados positivos. Organizar uma empresa do zero envolve uma série de passos e práticas que ajudarão a estruturar o negócio de forma eficiente e promover seu crescimento sustentável.
A seguir, confira algumas etapas importantes a serem consideradas nesse processo.
Identifique áreas com problemas
Faça uma análise completa do seu negócio e identifique as áreas que estão apresentando dificuldades ou que apresentam espaço para melhorias. Isso pode incluir problemas financeiros, falta de controle de estoque, ineficiência operacional, entre outros. Identificar essas áreas permitirá que você priorize suas ações de organização e aloque recursos adequadamente.
Defina um plano de ação
Uma vez identificadas as áreas problemáticas, é hora de definir um plano de ação. Estabeleça metas entendíveis e objetivas para cada área, crie um cronograma para implementar as ações necessárias e faça com que todos os envolvidos com o processo estejam cientes sobre o que está sendo proposto. Isso ajudará a manter o foco e a acompanhar o progresso na organização da empresa.
Digitalize a papelada
A organização física de documentos pode ser uma tarefa desafiadora e demorada e uma forma eficiente de solucionar esse problema é digitalizar a papelada. Utilize scanners ou serviços de digitalização para converter documentos em formatos eletrônicos. Dessa forma, fica mais fácil o acesso às informações, reduz a utilização de espaço físico e ainda dá mais segurança aos documentos.
Crie e organize os processos
A criação de processos bem definidos é essencial para manter a empresa organizada. Para isso, documente as etapas e os procedimentos de cada atividade, desde as operações diárias até os processos estratégicos. Isso garantirá que todos os colaboradores sigam um padrão de trabalho consistente, aumentando a eficiência e reduzindo erros.
Alimente uma cultura organizacional
A cultura organizacional desempenha um papel fundamental na manutenção da organização em uma empresa. Promova valores que incentivem a organização, como a importância da comunicação, o respeito aos processos estabelecidos e o comprometimento com a qualidade. Estimule a colaboração entre a equipe e incentive a busca contínua por melhorias.
Adquira um sistema ERP
Um sistema ERP é capaz de gerenciar diversas áreas, como finanças, administração, estoque e produção, vendas e questões relacionadas à contabilidade em uma única plataforma. Isso permite uma visão completa e em tempo real do desempenho da empresa, facilitando a tomada de decisões e promovendo a eficiência operacional.
Como avaliar a organização da empresa?
O processo de avaliar a organização da empresa é essencial para promover melhorias contínuas e garantir a eficiência do negócio. E há diversas formas para fazer isso: utilize indicadores de desempenho, colete feedback dos colaboradores, analise os processos internos e verifique a cultura organizacional. Depois, identifique áreas de melhoria e tome medidas para otimizar a organização da empresa.
Para auxiliar nesse processo, conheça o sistema ERP da Omie. Ele pode ser uma ferramenta valiosa para centralizar e otimizar as operações da sua empresa, contribuindo para a organização e o crescimento do seu negócio.
