O Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, também conhecido como eSocial, é parte integrante do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e foi criado como um processo de aceleração do crescimento do Governo Federal.
O eSocial chegou para agregar a parte trabalhista e previdenciária sobre a folha de pagamento, e foi efetivamente implantado pelo Decreto n° 8.373/2014. Tudo que é relacionado a área trabalhista deve ser enviado ao eSocial, não só os dados referentes ao empregados, mas também a contribuintes individuais, avulsos e estagiários.
Um de seus objetivos é reunir em um único local a folha de pagamento e todos os seus eventos, como admissão, rescisão, férias, 13º salário, entre outros. Além disso, o eSocial simplifica e uniformiza todas as informações e obrigações acessórias, garante os direitos trabalhistas conforme exposto na legislação e viabiliza a fiscalização de todas as obrigações e débitos.
Desta forma, o eSocial também trouxe a necessidade de readequação de sistemas de folha de pagamento para que os gestores possam enviar os seus eventos de forma adequada e não ter de lidar com divergência de informações.
Obrigatoriedade do eSocial
De maneira geral, toda relação empregatícia de carteira assinada precisa enviar as informações ao eSocial, regra válida inclusive para MEI. Para obrigatoriedade de envio das informações ao eSocial, os contribuintes foram organizados por Grupos assim definidos pelo artigo 2° da portaria Conjunta SPREV/RFB/ME n° 076/2020:
1º Grupo:
- Entidades Empresariais com faturamento total de receita bruta declarada na Escrituração Contábil Fiscal (ECF), acima de R$ 78 milhões, no ano de 2016
2º Grupo:
- Entidades Empresariais com faturamento total de receita bruta declarada na Escrituração Contábil Fiscal (ECF) abaixo de R$ 78 milhões, no ano de 2016
3º Grupo:
- Simples Nacional (enquadrada em 01.07.2018)
- Empresas abertas após 01.07.2018, mesmo que não optantes pelo Simples Nacional
- MEI
- Entidades sem Fins Lucrativos
- Empregador Pessoa Física (exceto doméstico)
4º Grupo:
- Órgão Público do Poder Executivo Federal, Estadual, do Distrito Federal ou Municipal
- Órgão Público do Poder Legislativo Federal, Estadual, do Distrito Federal ou Municipal
- Órgão Público do Poder Judiciário Federal e Estadual
- Autarquia Federal, Estadual, do Distrito Federal ou Municipal
- Fundação Pública Federal, Estadual, do Distrito Federal ou Municipal
- Órgão Público Autônomo Federal, Estadual, do Distrito Federal ou Municipal
- Comissão Polinacional
- Consórcio Público de Direito Público e de Direito Privado
- União, Estado, Distrito Federal ou Município
- Fundação Pública de Direito Privado Federal, Estadual, do Distrito Federal ou Municipal
- Fundo Público da Administração Indireta Federal, Estadual, do Distrito Federal ou Municipal
- Fundo Público da Administração Direta Federal, Estadual, do Distrito Federal ou Municipal
- Organizações Internacionais, Representação Diplomática Estrangeira e Outras Instituições Extraterritoriais
Como funciona o envio e a sequência?
As informações devem ser enviadas por meio de eventos que possuem layouts pré-definidos. Estes são classificados em eventos iniciais e de tabelas, eventos não periódicos e eventos periódicos. Veja abaixo:
Eventos iniciais: o primeiro evento a ser transmitido ao eSocial, onde terá identificação do empregador/contribuinte.
Eventos de tabela: é enviada a tabela do empregador, com ela vão ter informações que serão utilizadas por outros envios, os periódicos e não periódicos.
Eventos não periódicos: situações entre o empregado e o empregador que não tem data pré-fixada e dependem de acontecimentos na relação empregatícia, por exemplo admissão, alteração de dados cadastrais ou rescisão.
Eventos periódicos: eventos que tem data fixa para acontecer, por exemplo a remuneração do trabalhador ou o pagamento de rendimentos.
É importante lembrar que esses eventos devem ser enviados nessa ordem para evitar erros, já que um evento depende de informações de outro para ser validado.
Quais são os benefícios do eSocial?
O eSocial trouxe diversos benefícios, tanto para os empregados quanto para os empregadores. Dentre eles, a melhora do controle dos cadastros dos funcionários, que precisam estar sempre atualizados para facilitar a comunicação das empresas com os empregados.
Com ele também há mais segurança em relação a fraudes, já que as informações serão repassadas diretamente aos órgãos do governo e estarão reunidas em um único local. Assim, fica mais difícil omitir dados, aumentando a transparência das informações prestadas.
Outro ponto importante é a efetividade na garantia dos direitos trabalhistas. Com o eSocial, o empregado tem menos chances de sofrer qualquer lesão em relação aos seus direitos e o empregador corre menos risco de receber uma reclamatória trabalhista.
Com todos os documentos organizados e atualizados, a empresa tem condições de fazer uma melhor gestão dos seus funcionários e assim evitar gastos desnecessários, o que pode garantir melhores estratégias para o crescimento da sua empresa.
Leia também: O que é e como fazer folha de pagamento?
O que mudou com a simplificação do eSocial?
Em 2019, o governo publicou a lei nº 13.874/2019, que deu início a simplificação do eSocial. Desde então eram aguardadas as mudanças que estavam sendo prometidas.
E então, em outubro de 2020, o governo anunciou as novidades dentro do programa de desburocratização, chamado Descomplica Brasil, oficializado na portaria conjunta 76 e 77/2020. O novo layout foi criado de forma colaborativa e contou com a participação de empresas e entidades representativas de diversas categorias profissionais.
Entre eles, estão as confederações patronais, o Conselho Federal de Contabilidade (CFC), a Associação Brasileira das Empresas de Tecnologia da Informação e Comunicação, o SEBRAE, a Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Fenacon).
O novo sistema segue as seguintes premissas:
- Foco na desburocratização: substituição das obrigações acessórias;
- Não solicitação de dados já conhecidos;
- Eliminação de pontos de complexidade;
- Modernização e simplificação do sistema;
- Integridade e continuidade da informação,
- Respeito pelo investimento feito por empresas e profissionais.
O eSocial simplificado trouxe mais algumas novidades para os seus usuários, como a redução de eventos e uma expressiva redução do números de campos do layout. Outra alteração que foi bem aguardada é a utilização do CPF como identificação única do trabalhador, excluindo campos que exigiam o NIS / PIS.
A ideia é simplificar ao máximo para que as entregas fiquem mais rápidas, já que assim a empresa ganha mais agilidade na entrega das informações e ainda evita erros e multas.
Segurança da informação é outro ganho importante, pois agora o sistema vai coletar as informações já cadastradas direto pelo portal do governo, evitando a transmissão de dados divergentes.
Um detalhe importante é que a simplificação não quer dizer a descontinuidade do programa. As empresas ainda têm a obrigatoriedade de enviar as informações e no prazo estipulado previsto pelo governo.
Aproveite que o manual do eSocial foi atualizado e baixe agora mesmo para ficar po dentro de todos os prazos e enquadrar a sua empresa de acordo com o cronograma do eSocial. Não deixe para a última hora.
Se a sua empresa já envia informações para o eSocial, não se preocupe. O portal será atualizado automaticamente e você não precisará enviar novamente as informações.
Obrigações que serão substituídas
O eSocial Simplificado substitui diversas obrigações acessórias hoje existentes, e sua integração com outros sistemas permitirá ampliar o ritmo de substituições.
Dentre as obrigações já substituídas, temos o CAGED, a anotação da Carteira de Trabalho (que passou a ser 100% digital para as empresas), Livro de Registro de Empregados, além da RAIS para empresas que já prestam informações de folha de pagamento.
Muitas outras serão substituídas em breve, como:
- CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho)
- CD – Comunicação de Dispensa
- PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
- DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
- MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
- Folha de pagamento
- GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
Quais eventos serão alterados?
Eventos removidos:
- S-1030 – Tabela de Cargos/Empregos Públicos;
- S-1035 – Tabela de Carreiras Públicas;
- S-1040 – Tabela de Funções/Cargos em Comissão;
- S-1050 – Tabela de Horários/Turnos de Trabalho;
- S-1060 – Tabela de Ambientes de Trabalho;
- S-1080 – Tabela de Operadores Portuários;
- S-1250 – Aquisição de Produção Rural;
- S-1295 – Solicitação de Totalização para Pagamento em Contingência;
- S-1300 – Contribuição Sindical Patronal;
- S-2221 – Exame Toxicológico do Motorista Profissional;
- S-2245 – Treinamentos, Capacitações, Exercícios Simulados e Outras Anotações;
- S-2250 – Aviso Prévio;
- S-2260 – Convocação para Trabalho Intermitente.
Eventos incluídos:
- S-2231 – Cessão/Exercício em Outro Órgão;
- S-2405 – Cadastro de Beneficiário – Entes Públicos – Alteração;
- S-2410 – Cadastro de Benefício – Entes Públicos – Início;
- S-2416 – Cadastro de Benefício – Entes Públicos – Alteração;
- S-2418 – Reativação de Benefício – Entes Públicos;
- S-2420 – Cadastro de Benefício – Entes Públicos – Término.
Quando o novo eSocial entra em vigor?
O novo sistema entra em vigor no ano 2021 de acordo com o calendário abaixo:
- 05/2021 – eventos de folha de pagamento do grupo 3 (optantes pelo Simples Nacional, empregador pessoa física exceto doméstico), produtor rural PF e entidades sem fins lucrativos);
- 06/2021 – eventos de Saúde e Segurança do Trabalhador do grupo 1 (grandes empresas);
- 07/2021 – início do envio de informações pelos órgãos públicos.
Quais são as possíveis multas?
As empresas que não enviarem as informações seguindo as recomendações estará sujeita a multa e penalidades. Por isso, é necessário um cuidado extra no envio das informações, já que essas multas poderão resultar em um aumento dos custos.
Veja alguns exemplos de multas e penalidades que podem ser aplicadas:
Folha de pagamento: o descumprimento de envio gera multa de a partir de R$1.812,87, então é importante que a empresa automatize cada vez mais o envio dessas informações.
Admissão de colaborador: as informações de admissão deverão ser enviadas 01 dia antes do colaborador começar a trabalhar. Se esse prazo for descumprido, a empresa poderá ser penalizada em R$3.000,00, de acordo com o artigo 47 da CLT.
Não pagamento das verbas rescisórias: de acordo com o artigo 477 da CLT, caso o empregador não efetue o pagamento das verbas rescisórias dentro de prazo de validade, a empresa poderá arcar com uma multa de R$170,26 por colaborador, com o acréscimo de outra no valor do salário.
Com o eSocial funcionando bem e de forma simplificada, como já está sendo implantado pelo governo, a relação entre empregados e empresas pode melhorar muito. Nada novo foi criado, apenas consolidado de forma digital. Ou seja, tudo o que a CLT já tem previsto em um único banco de dados.
O eSocial é parte integrante do programa do Governo Federal para unificar a escrituração fiscal, contábil e trabalhista das empresas. Isso gera modernização e faz com que o departamento pessoal seja visto de forma mais estratégica dentro das companhias.
