Tudo o que você precisa saber sobre folha de pagamento

Saiba como funciona a folha de pagamento, aprenda os itens necessários e como otimizar a sua folha empresarial.
Navegação Rápida
Navegação Rápida

A folha de pagamento é um elemento essencial na gestão de qualquer empresa, representando não apenas a remuneração dos colaboradores, mas também o cumprimento das obrigações trabalhistas e fiscais.

Entender como ela funciona, fazer corretamente a contabilidade,  saber quais são os descontos aplicáveis e os processos envolvidos é fundamental para garantir a transparência e a eficiência na administração dos recursos humanos.

Continue lendo para descobrir tudo o que você precisa saber sobre este tema crucial para o bom funcionamento de qualquer negócio!

Banner - da gestão financeira à organização de contratos

O que é folha de pagamento?

A folha de pagamento é um documento que registra as movimentações de contabilidade e atividades de cada funcionário dentro de uma empresa. Com ela, a companhia demonstra todos os rendimentos e descontos que o funcionário teve no mês.

O portal trabalhista do Governo Federal do Brasil eSocial integra informações e obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, facilitando o cumprimento das obrigações legais pelas empresas e proporcionando maior transparência e segurança nas relações de trabalho.

Como funciona o processo de folha de pagamento?

O processo de folha de pagamento envolve várias etapas que incluem o registro de horas trabalhadas, cálculo do INSS, salários e benefícios, aplicação de descontos e deduções, e a preparação de documentos legais como holerites e guias de recolhimento de tributos.

Esse processo é repetido mensalmente pelo Departamento Pessoal (DP) e requer precisão para garantir que todos os pagamentos sejam feitos corretamente e dentro do prazo, evitando as prescrições trabalhistas.

Qual a importância da folha de pagamento?

A folha de pagamento desempenha um papel fundamental na gestão financeira, no cumprimento das obrigações trabalhistas e na manutenção de um ambiente de trabalho saudável e motivador.

Ela promove transparência financeira, auxilia no controle e planejamento orçamentário, permite a avaliação de desempenho dos colaboradores e garante a segurança social através do repasse correto de contribuições previdenciárias e impostos.

Libere seu crescimento - banner omie desplanilhe-se

Discriminação da folha de pagamento: quais informações são obrigatórias?

A discriminação da folha de pagamento é essencial para a transparência nas relações trabalhistas. As informações obrigatórias incluem:

1. Identificação do trabalhador

  • Nome completo do funcionário;
  • Número do registro social (RG) ou número de identificação social (NIS/PIS/PASEP);
  • Número de inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF);
  • Endereço residencial.

2. Dados da empresa

  • Nome e CNPJ da empresa;
  • Endereço comercial.

3. Período de referência

  • Mês e ano aos quais a folha de pagamento se refere.

4. Salário e remuneração

  • Valor do salário base;
  • Benefícios, gratificações, prêmios e adicionais;
  • Descontos legais e autorizados.

5. Horas trabalhadas

  • Número de horas trabalhadas;
  • Horas extras, se aplicável.

6. Descontos e deduções

  • Descontos obrigatórios (INSS, Imposto de Renda Retido na Fonte, entre outros);
  • Descontos autorizados pelo funcionário (vale-transporte, plano de saúde, empréstimos, etc.).

7. Informações sindicais

  • Contribuições sindicais, se aplicável.

8. Férias e licenças

  • Período de férias, se houver;
  • Licenças médicas ou outras licenças especiais.

9. FGTS

  • Valor depositado no FGTS do empregado.

10. Informações adicionais

  •  Eventuais bonificações;
  •  Adiantamentos.

banner calculadoraWEBP

Principais descontos da folha de pagamento

Os descontos feitos na folha de pagamento geralmente incluem contribuições obrigatórias e autorizadas:

INSS

Desconto sobre a remuneração total para garantir os benefícios da aposentadoria. Calculado de forma progressiva.

IRRF

O IRRF, ou Imposto de Renda Retido na Fonte, é calculado com base na tabela da Receita Federal, descontado mensalmente.

Faltas e atrasos

Descontos por faltas não justificadas ou atrasos sem atestado.

Vale-transporte

Desconto de 6% sobre o salário para custear o transporte do empregado.

Plano de saúde e odontológico

Descontos relacionados à participação do funcionário nos custos dos planos oferecidos pela empresa.

Pensão alimentícia

Desconto determinado judicialmente, quando aplicável.

Como calcular a folha de pagamento?

Calcular a folha de pagamento envolve diversos critérios para garantir precisão e conformidade legal. Aqui estão eles:

  • Salário base: determine o salário base de cada funcionário, considerando horas trabalhadas, salário fixo ou salário por produção;
  • Horas extras: calcule horas extras, se aplicável, e aplique as respectivas alíquotas;
  • Adicionais e benefícios: inclua adicionais como insalubridade, periculosidade, gratificações e benefícios como vale-transporte e vale-refeição;
  • Descontos legais: calcule descontos obrigatórios, como INSS e Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF);
  • Outros descontos: considere descontos autorizados pelo funcionário, como pensão alimentícia, empréstimos consignados, entre outros;
  • Férias e 13º Salário: inclua valores referentes a férias e 13º salário, se aplicável;
  • FGTS: calcule o valor do FGTS a ser depositado na conta do trabalhador;
  • Encargos sociais: considere os encargos sociais, como a parte patronal do INSS;
  • Total a pagar: some todos os valores e obtenha o total a ser pago ao funcionário;
  • Documentação legal: prepare a documentação legal, incluindo holerites, comprovantes de pagamento e guias de recolhimento de tributos.

Quais os principais proventos da folha de pagamento?

Os principais proventos da folha de pagamento são os valores pagos ao trabalhador que compõem a parte positiva, refletindo os benefícios recebidos.

Eles incluem o salário base, horas extras, adicionais como noturno, insalubridade e periculosidade, gratificações, comissões, Participação nos Lucros e Resultados (PLR), e benefícios como vale-transporte, vale-alimentação e plano de saúde.

Os proventos englobam o salário família, salário maternidade, horas de prontidão ou sobreaviso, e abonos e bonificações.

Como reduzir a folha de pagamento?

Existem estratégias para desoneração da folha de pagamento. Algumas abordagens incluem:

  • Revisão de benefícios: avalie e negocie contratos de benefícios para reduzir custos;
  • Programas de incentivo: implemente programas de incentivo para melhorar a produtividade sem aumentar custos;
  • Treinamento e desenvolvimento: invista em capacitação para aumentar a eficiência dos funcionários;
  • Flexibilidade no trabalho: ofereça jornadas alternativas ou trabalho remoto para reduzir custos operacionais;
  • Revisão de processos: melhore a eficiência interna para economizar tempo e recursos;
  • Uso eficiente de tecnologia: automatize tarefas repetitivas para otimizar o trabalho;
  • Negociação com fornecedores: renegocie contratos para obter melhores condições;
  • Avaliação de desempenho: recompense funcionários produtivos para promover a meritocracia;
  • Benefícios flexíveis: permita que os funcionários escolham benefícios adequados às suas necessidades;
  • Compartilhamento de recursos: maximize a eficiência compartilhando recursos entre departamentos.

Perguntas frequentes (FAQs)

O que é e-Folha?

O portal e-Folha é um sistema eletrônico do Governo Federal criado para simplificar a gestão das folha de pagamento online de servidores ativos, aposentados e pensionistas.

Quais são as três funções da folha de pagamento?

  1. Registro financeiro dos salários, benefícios e descontos.
  2. Cumprimento legal das obrigações trabalhistas e fiscais.
  3. Controle e gestão financeira dos custos de pessoal.

Qual a diferença de holerite e folha de pagamento?

O holerite é um comprovante individual de pagamento para o funcionário, enquanto a folha de pagamento é um documento abrangente que inclui registros de todos os funcionários da empresa.

Problemas com a folha de pagamento em sua empresa? A Omie pode ajudar

Em um cenário empresarial em constante evolução, a automação da folha de pagamento  é essencial para a eficiência operacional e a conformidade. 

Os sistemas automatizados simplificam a gestão financeira e também liberam recursos, impulsionando estratégias mais centradas no capital humano. 

Agora que você já sabe como fazer a folha de pagamento, está pronto para elevar o patamar da sua empresa e firmar sua marca no mercado? Conte as funcionalidades da Omie.

Banner experimente - simplifique sua rotina e integre todas as áreas da sua operação

Compartilhe este post
Facebook
Twitter
LinkedIn
WhatsApp
Conteúdos relacionados
Conheça a cnae: homem e mulher a frente de notebook
Aprenda como consultar e classificar corretamente sua empresa conforme suas atividades com o CNAE.
IPI - Imposto Sobre Produtos Industrializados
Descubra o que é IPI, como ele impacta seu negócio e como calculá-lo corretamente.
Tabela TIPI
Saiba o que é, para que serve e como acessar a Tabela TIPI: entenda como a tecnologia pode ser um