A gestão de recursos humanos emerge como uma das áreas mais complexas no universo empresarial. Embora o Departamento de Recursos Humanos (RH) seja amplamente reconhecido, o mesmo não ocorre com o Departamento Pessoal, cuja relevância tende a ser subestimada.
No entanto, esse setor desempenha um papel essencial na eficiência operacional das empresas, encarregando-se de coordenar as atividades ligadas aos direitos e necessidades dos funcionários.
Assim sendo, é de extrema importância adquirir uma compreensão minuciosa das atribuições do Departamento Pessoal, distinguir de forma clara entre DP e RH, e dominar as etapas para instaurar uma unidade eficaz e bem organizada.
O objetivo primordial consiste em administrar a trajetória dos colaboradores nas empresas com consideração e responsabilidade.
O que é Departamento Pessoal?
O Departamento Pessoal é o setor da empresa responsável por atividades essenciais para a manutenção dos funcionários, como:
- admissão;
- férias;
- décimo terceiro;
- licenças;
- gestão de ponto e horários.
Apesar de burocrática, essa operação é que garante o controle e a organização de tudo o que está relacionado ao trabalhador, Ministério do Trabalho, Instituto de Seguridade Social (como cálculo do INSS) e Fundo de Garantia do Trabalhador (FGTS), por exemplo.
Qual é a importância do DP?
O Departamento Pessoal é fundamental para garantir que a relação de trabalho esteja de acordo com a legislação do país. Além disso, ele também deve atuar como apoio para a liderança e gestão de pessoas, agregando com diversas vantagens, ao:
- Evitar multas e processos por desconformidade
- Aumentar a satisfação dos funcionários
- Facilitar a redução do turnover (rotatividade de funcionários)
Segundo dados do CAGED (2022), o Brasil é o país com o maior índice de turnover do mundo. Por isso, se o DP conseguir atuar na redução desse índice, saiba que essa é uma grande ação para reter os funcionários que vão gerar mais resultados para sua empresa.
Qual a rotina do Departamento Pessoal?
Uma das principais rotinas do DP é dar suporte à direção e aos gestores, para acompanhamento da equipe, e informações precisas para não perder prazos e a empresa tomar providências imediatas.
O DP também media o contato da empresa com diversos órgãos públicos, emitindo guias e declarações fundamentais para o empreendimento se manter regularizado, sendo o principal deles o holerite ou contracheque. Dessa forma, faz o cumprimento das normas e, assim, evita multas e ações trabalhistas.
Quanto maior a quantidade de funcionários e de funções, mais difícil é esse acompanhamento, exigindo mais equipes capacitadas na gestão de pessoas, para os dados tratados serem controlados de forma profissional. Dentre as atividades presentes na rotina do Departamento Pessoal, estão:
- Admissão de funcionários;
- Período de licença;
- Faltas;
- Férias;
- Registro de ponto;
- Benefícios;
- Alterações salariais;
- Folha de pagamento;
- Suporte aos gestores e direção;
- Controle de impostos e normas trabalhistas;
- Desligamento de funcionários.
Quais são as funções de um profissional de DP?
O profissional que trabalha no Departamento Pessoal precisa ter uma noção das leis trabalhistas, além de ser uma pessoa organizada, proativa e empática. Afinal, ele precisará não só ter controle de informações importantes, como também um cuidado com a saúde e integridade física dos colaboradores, por meio do PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional, por exemplo.
Abaixo, separamos algumas das principais funções deste profissional. Confira:
Admissão de pessoal
Após o final do processo seletivo feito pelo RH, a parte burocrática de formalização de admissão é feita pelo DP. Isso inclui:
- recolhimento dos documentos necessários;
- registro junto aos órgãos trabalhistas;
- a elaboração e validação do contrato de trabalho.
Acompanhamento de frequência
O cumprimento da jornada, horas extras, adicional noturno, intervalo intra e interjornada. O controle de tudo isso também é feito pelo Departamento Pessoal, sempre visando evitar o absenteísmo.
Dentre as atividades de acompanhamento de frequência, estão:
- administrar as horas trabalhadas pelos colaboradores;
- efetuar os registros;
- montar as escalas de horários dos profissionais.
Fechamento da folha de pagamento
A folha de pagamento envolve diversos fatores que acontecem durante o mês, incluindo o salário, os benefícios, décimo terceiro e os recolhimentos de taxas, como imposto de renda, contribuição sindical, INSS e FGTS.
Por isso, é importante que o profissional de DP esteja muito atento na hora de executar essa atividade.
Atestados, licenças e férias
O DP administra as licenças, atestados, afastamentos e acidentes de trabalho, além do cálculo do 13º salário e férias. Para tanto, recebe essas informações e os seus respectivos documentos, para integrar com a folha de pagamento. Ainda, administra os envios das informações para os órgãos públicos.
Processo demissional
O DP é o responsável pelo fim do contrato e faz todo trâmite de rescisão. Os profissionais que trabalham nesse setor também precisam enviar as informações aos órgãos responsáveis e gerar as documentações necessárias para o encerramento do contrato vigente.
Saúde e segurança do trabalhador
Para certificar que os colaboradores estão entrando ou saindo com saúde da empresa, o Departamento Pessoal também conta com alguns mecanismos: os exames admissionais, periódicos e demissionais.
Pagamento de impostos e contribuições
Calcular, reter e recolher impostos e contribuições dos colaboradores também são responsabilidades do DP. Esse controle rigoroso garante conformidade, evita problemas legais e mantém a integridade financeira da empresa.
Suporte aos colaboradores
É papel do profissional de DP esclarecer dúvidas sobre salários, benefícios e regulamentos, além de resolver conflitos e auxiliar em situações especiais como licenças. Ele deve sempre garantir uma comunicação eficaz e promover um ambiente de trabalho saudável.
Departamento Pessoal e Recursos Humanos
Embora estejam conectados e relacionados, Departamento Pessoal e RH têm funções diferentes:
- Recursos Humanos: deve promover as relações humanas e estimular as potencialidades de cada profissional, para que o ambiente de trabalho seja agradável e produtivo.
- Departamento Pessoal: é a área responsável por processos administrativo-burocráticos que envolvem a gestão de funcionários na empresa, garantindo que a organização cumpra as leis e normas, com o objetivo de evitar multas e processos trabalhistas.
Quais são as ferramentas do departamento pessoal?
O time de Departamento Pessoal utiliza várias ferramentas para gerenciar as atividades relacionadas a recursos humanos e administração de funcionários. Algumas das ferramentas mais utilizadas incluem:
- Software de folha de pagamento: que permite que o DP calcule salários, impostos, benefícios e outras compensações.
- Sistemas de gestão de ponto e frequência: que facilitam a gestão e o registro de horas de trabalho dos funcionários, além da gestão de faltas e férias, e monitoramento da pontualidade.
- Plataformas de Benefícios e Bem-Estar: Plataformas como a Benecard, Castlight Health e Virgin Pulse auxiliam no gerenciamento de benefícios oferecidos aos funcionários, como planos de saúde, programas de bem-estar e seguro de vida.
Quais as principais métricas do DP?
Para garantir a eficiência de parte da empresa, o DP é responsável por algumas métricas importantes. Veja abaixo quais são as principais que você, gestor, precisa se atentar:
- Taxa de rotatividade (Turnover): Essa métrica indica a porcentagem de funcionários que deixaram a empresa em relação ao número total de funcionários. Uma alta taxa de rotatividade pode indicar problemas na cultura organizacional, na gestão ou em outros aspectos que afetam a retenção de talentos.
- Custo de contratação: Essa métrica calcula os gastos associados à contratação de um novo funcionário, incluindo anúncios de vagas, entrevistas, integração, treinamento, entre outros.
- Índice de Absenteísmo: Mede a frequência com que os funcionários estão ausentes do trabalho, seja por doença, férias, licença médica, entre outros. Um alto índice de absenteísmo pode impactar a produtividade e a eficiência da equipe.
- Custo médio de treinamento por funcionário: Isso ajuda a entender o investimento feito na capacitação da equipe.
- Despesas com benefícios e compensações por funcionário: A partir desse indicador, é possível compreender os custos médios dos benefícios e compensações oferecidos a cada colaborador. Assim, fica mais fácil monitorar os gastos relacionados a pacotes de benefícios.
Como organizar o Departamento Pessoal?
O DP está em constante atualização, deixando de ser apenas um departamento operacional e se tornando cada vez mais estratégico, para apoiar as tomadas de decisão dos gestores e empreendedores.
Para estruturar esse setor, siga o passo a passo abaixo e organize-se da maneira correta para evitar problemas no futuro:
Identifique as prioridades
Liste todas as rotinas do Departamento Pessoal e pondere sobre quais seriam as prioridades. Busque definir quais atividades são urgentes e quais são importantes.
Não se esqueça de adicionar as principais datas fiscais do setor (que são obrigatórias) e seus prazos.
Aqui vai uma recomendação: monte um calendário, que deverá ser atualizado todo ano com as mudanças trabalhistas. Nele, devem constar as datas obrigatórias, como recolhimento do FGTS, entrega da GFIP/SEFIP, entrega da cópia da GPS, emissão da DARF para IRRF e INSS.
Mapeie o seu processo
Após listar as rotinas, escreva cada uma delas em um papel ou crie um documento online. Nele, deve haver o passo a passo para garantir que as demandas de cada etapa serão cumpridas.
Por exemplo: na admissão, anote o que deve solicitar ao trabalhador, quais documentos emitir, qual prazo para enviar ao eSocial e em quanto tempo deverá ser concluído.
Quando você tem um mapa de processos, fica muito mais fácil entender as etapas a serem seguidas.
Delegue as tarefas
Redistribua as funções na equipe, considerando as mudanças trazidas pela tecnologia de gestão. A tendência é que, com tanta mudança no Departamento Pessoal, algumas atividades não existam mais, gerando a necessidade de redistribuir funções ou de automatizar processos.
Use indicadores de desempenho
Mensure o desempenho das rotinas para entender os efeitos das intervenções realizadas e, assim, analisar a necessidade de novas mudanças.
Entre as estatísticas mais importantes estão os custos, rotatividade de funcionários, tempo para concluir tarefas, satisfação com o atendimento e número de horas extras realizadas no departamento.
Para ajudar nesse desafio, a aplicação de planos de ação podem ser interessantes, como o método 5W2H. Perguntas como “o que fazer?”, “como fazer?”, “quanto custará?”, dentre outras, trarão novas percepções do processo e ajudarão a estruturar processos cada vez mais eficientes.
Utilize tecnologias para auxiliar
Usar a tecnologia a seu favor é fundamental para otimizar processos, ganhar tempo e ter mais organização. Um sistema ERP possibilita o acompanhamento das informações referentes aos processos de DP, melhorando e otimizando a gestão das operações, assim como seu acompanhamento se torna mais efetivo acerca das atividades do setor.
Outras questões de DP
Se você chegou até aqui, sabe que o Departamento Pessoal é um setor que mantém a engrenagem da empresa rodando de forma saudável. Afinal, ele é quem garante que as normas trabalhistas serão sempre cumpridas, evitando problemas como multas e ainda garantindo a maior satisfação do funcionário.
Mesmo assim, ainda podem existir dúvidas frequentes sobre a área ou os profissionais do setor. Pensando nisso, separamos algumas respostas que podem te ajudar:
O que são indicadores de Departamento Pessoal?
Os indicadores de Departamento Pessoal são medidas quantitativas que permitem avaliar o desempenho, a eficiência e a eficácia das atividades relacionadas à gestão de recursos humanos e pessoal em uma organização.
Esses indicadores oferecem insights sobre como o departamento está operando, ajudando a monitorar o cumprimento das obrigações trabalhistas, a satisfação dos colaboradores e a eficiência dos processos.
Quem faz RH pode trabalhar no Departamento Pessoal?
Sim, profissionais que atuam na área de Recursos Humanos podem trabalhar no Departamento Pessoal. Afinal, mesmo que os times de RH e DP tenham funções distintas, existe uma sobreposição significativa de competências e conhecimentos entre essas duas áreas.
O que é mais importante no Departamento Pessoal?
No Departamento Pessoal, a conformidade legal é indispensável, já que isso garante o cumprimento de leis e regulamentações trabalhistas. Mas outros pontos também são importantes, como: precisão na folha de pagamento e benefícios, atendimento eficaz aos colaboradores, eficiência nos processos e ética na gestão.
Como se chama o profissional de Departamento Pessoal?
O profissional que atua no Departamento Pessoal é geralmente chamado de “Analista de Departamento Pessoal”, “Assistente de Departamento Pessoal” ou simplesmente “Profissional de Departamento Pessoal”. O título pode variar um pouco dependendo da empresa e da estrutura organizacional.
Aprenda mais sobre a gestão de pessoal em uma empresa
Empreendedores que estão começando a escalar sua empresa ou gestores que iniciaram em cargos de liderança recentemente precisam de um apoio extra para garantir as boas práticas na rotina.
Pensando nisso, separamos algumas leituras importantes, que merecem a sua atenção. Veja abaixo:
Além dessas recomendações, é importante que você use a tecnologia a seu favor através de um sistema ERP. Com ele, fica mais fácil organizar as demandas, ter mais controle sobre as atividades do time e garantir um crescimento saudável e sem complicações legais.
