O mapa de processo é uma ferramenta que utiliza critérios de planejamento e gestão, descrevendo visualmente todo o fluxo de uma tarefa ou trabalho. É uma forma de cadenciar e descrever todos os possíveis eventos que resultarão em um resultado final, identificando, assim, diferentes estágios do fluxo.
Por ser uma ferramenta de gestão muito ampla e estratégica, pode ser utilizada por qualquer tipo de empresa, desde que o gestor saiba aplicá-la de maneira correta. A partir dessa estratégia é possível verificar quais são os setores da empresa que mais ocorrem falhas e quais são as ações necessárias para solucioná-las.
Aqui, você vai entender o que é um mapa de processo, como a estratégia pode ajudar na gestão empresarial do seu negócio, quais são os diferentes tipos e as vantagens de utilizar esta estratégia e mais. Boa leitura!
O que é mapa de processos?
O mapeamento de processos é uma técnica muito utilizada em diversos setores empresariais. Objetiva a descrição detalhada e visual dos diversos processos e fluxos de trabalho que envolvem o objetivo final. Ele também pode ser chamado de fluxograma, fluxograma de processos ou diagrama do fluxo de trabalho.
O objetivo principal dessa estratégia é comunicar de forma direta e concisa como será o funcionamento e as diversas etapas de um processo específico. Desta forma, qualquer membro da equipe consegue compreender e realizar tarefas pontuais, mesmo se não tiver feito parte da concepção inicial do projeto.
A ferramenta permite que todo o processo de execução seja mais facilmente compreendido por todos e torna mais fácil a observação de erros e falhas a partir da análise . Uma gestão de qualidade é capaz de gerar insights de novas estratégias e soluções. Estes são essenciais para que a empresa promova mudanças positivas no fluxo de trabalho.
Como o mapa de processos pode ajudar?
O mapa de processos possibilita que as diversas ideias que envolvem a execução do projeto se tornem reais e palpáveis, a fim de agilizar os processos por meio da comunicação direta e detalhada. Aposta-se na descrição visual dos fluxos de trabalho.
A estratégia pode ser útil em diversos momentos da empresa, tanto para o gestor quanto para os colaboradores, tais como:
- Identificar falhas: ajuda a simplificar os processos e identificar as brechas e ineficiências do fluxo;
- Simplificar ideias: é o processo de dividir os fluxos complexos e demorados em etapas menores;
- Tornar o processo mais compreensível: possibilita a compreensão detalhada de todo o processo;
- Planejar-se para imprevistos: permite o planejamento para possíveis imprevistos e contingências, focando na solução criativa dos problemas;
- Atribuir responsabilidades: organizar e delegar as responsabilidades entre os envolvidos no processo;
- Comunicação clara: o formato visual intuitivo possibilita que a comunicação fique mais simplificada e clara;
- Decisões mais rápidas: a comunicação mais ágil permite que decisões cruciais sejam tomadas de forma mais rápida.
É interessante que os gestores estejam atentos a diferenciação entre a gestão de processos e gestão por processos, sabendo quando aplicar estes conceitos na gestão empresarial.
Tipos de mapa de processo
O mapeamento de processos compreende diversos tamanhos e formatos que objetivam o alcance de um mesmo propósito. Porém, vale a pena ter em mente que projetos e execuções podem necessitar de mapas específicos, tais como:
- Fluxograma
Este é a forma mais simples de contextualizar o fluxograma do processo, que utiliza símbolos responsáveis por ilustrar as diversas entradas e saídas das etapas que envolvem a conclusão do projeto.
Eles podem ser usados para planejar novos projetos, melhorar a comunicação entre a equipe, documentar processos e gerir fluxos de trabalho de forma mais eficiente.
- Mapa de alto nível do processo
Este tipo de modelo possibilita uma visão mais ampla e geral das diversas etapas essenciais de um processo, a fim de identificar as principais fases envolvidas.
Por não incluir as especificidades das operações, pode ser uma ferramenta muito útil no momento de discussão geral das etapas.
- Mapa detalhado do processo
Já o mapa detalhado do processo oferece todos os detalhes de cada etapa e subprocessos envolvidos, documentando todos os pontos de decisão e desenvolvimentos das execuções.
Este tipo de mapa de processo permite a compreensão mais eficaz e completa das diversas áreas e seus respectivos acertos e falhas, uma vez que traz uma análise extremamente minuciosa e detalhada.
- Diagrama de raia
Também conhecido como fluxograma funcional ou fluxograma de implementação, o diagrama de raia divide as diversas atividades do processo e as distribui entre cada responsável pela tarefa.
O modelo prioriza a participação ativa dos envolvidos e a interação entre os diversos participantes, sendo uma ferramenta interessante para o treinamento de funcionários.
- Mapa do fluxo de valor
O modelo de mapa do fluxo de valor é uma estratégia de gestão otimizada que descreve todo o processo de levar o produto ou serviço até o cliente. Usualmente, são mapas complexos e detalhados, com diversas informações específicas do fluxo logístico.
Sendo assim, é um modelo interessante para a identificação de possíveis desperdícios de recursos ou o reconhecimento de novas estratégias criativas e ousadas.
- Diagrama SIPOC
O conceito de SIPOC sugere o diagrama em inglês: fornecedores (suppliers); entradas (inputs); processo (process); saídas (outputs) e clientes (customers). Ao longo deste diagrama, é possível identificar os principais elementos de um processo a partir das etapas básicas, resultados e os diversos participantes.
Mapeamento de processos: eleve a gestão empresarial
Utilizar a estratégia de mapa de processos é contar com uma ferramenta interessante para os gestores que buscam otimizar a gestão empresarial e a eficiência da organização. Afinal, usar o mapeamento de processos na prática permite que as equipes possam mapear as diversas tarefas e gerir adequadamente as demandas e desafios do trabalho.
Neste artigo, você conheceu um pouco mais sobre esta ferramenta, os seus diversos tipos e como o mapa de processos pode auxiliar na finalização dos mais diversos tipos de projetos. Portanto, para otimizar a gestão empresarial do seu negócio, é importante estar atento às funcionalidades e benefícios que esta prática pode trazer.
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