À primeira vista, gestão de processos e gestão por processos podem soar como sinônimos, parecem ser a mesma coisa. Porém, a diferença é grande quando se trata da aplicação desses conceitos na gestão empresarial.
Basicamente, uma empresa que faz gestão por processos faz também gestão de processos, mas isso nem sempre acontece no inverso. Isso porque, na maioria das organizações, o gerenciamento de processos é aplicado em departamentos, numa estrutura verticalizada na qual existem o gerente, o supervisor e os demais executores.
Quando falamos em gestão por processos, falamos em gerenciar por meio deles, e não por departamento, apesar de os setores não serem extintos na maioria das vezes. A gestão aqui é feita na horizontal, com fluxos interligados, nos quais quem gerencia é o dono do processo e não o gerente de departamento.
Contudo, uma coisa é certa: se você atua na área de gestão, precisa dominar esses dois conceitos. Continue lendo neste artigo para entender a diferença entre gestão de processos e gestão por processos e saber em qual momento sua empresa se encontra.
Gestão de processos, o que é?
Empresas que visam a ampliar seus negócios de maneira consistente no mercado precisam ter processos bem definidos e estruturados. Somente assim é possível criar fluxos de trabalho eficientes com melhor aproveitamento do tempo, destinar os recursos necessários para cada tarefa, gerenciar a produtividade, reduzir os custos operacionais, entregar produtos com qualidade e manter a satisfação do cliente.
Diante de todas essas necessidades, você já entendeu que a gestão de processos busca estruturar todas as etapas do processo produtivo ou de prestação de serviço, da definição da matéria-prima e dos fornecedores à transformação em produto ou experiência em si, para que o cliente receba exatamente o que deseja.
Uma gestão de processos bem-feita nada mais é do que uma forma de:
- otimizar os recursos disponíveis, sejam pessoas, sejam ferramentas;
- promover uma redução dos custos operacionais;
- melhorar a qualidade das entregas;
- elevar a satisfação dos clientes com as melhores entregas.
Por fim, com a implantação da gestão de processo, cada processo é mapeado em suas fases de execução e sempre monitorado, o que possibilita ao gestor destrinchar o ponto em que as coisas não deram certo e criar medidas para corrigi-las.
O que é gestão por processos?
Pela leitura até aqui, sabemos que a gestão de processos sistematiza as tarefas da empresa, define as etapas para sua execução e aplica melhorias contínuas sempre que necessário.
Já a gestão por processos visa a integrar todos os os processos de uma empresa, com objetivos estratégicos comuns. Ou seja, os setores trabalham de forma organizada, gerenciada, analisada e conduzida por seus processos, num sentido horizontal, e não atendendo aos departamentos específicos.
É uma nova forma de organizar atividades de trabalho, mais moderna e menos burocrática, gerida a partir de seus processos e que traz resultados positivos, como:
- visão mais ampla e analítica dos negócios;
- facilidade maior em identificar gargalos;
- integração entre equipes de setores distintos.
Quando se instala uma gestão por processo, espera-se:
- gerenciamento que responde à estratégia da organização como um todo;
- foco no desenvolvimento do produto/serviço para o cliente;
- aplicação e análise permanente do desempenho dos processos por meio de indicadores;
- direcionamento e capacitação das equipes de trabalho por processo, e não por departamento;
- comunicação fortalecida em todos os níveis da organização.
Gestão por processos e de processos, qual a diferença?
Com os termos já definidos, podemos dizer, então, que a empresa que faz gestão de processos tem suas etapas produtivas mapeadas, monitoradas, mantidas sob controle e funcionando conforme o planejado no estabelecimento do processo.
Agora, uma empresa que faz a gestão por processos enxerga a organização de forma mais ampla, com as áreas de atuação correlacionadas e integradas em suas atividades. Vários processos são conectados entre si, e a gestão monitora o resultado como um todo, com o intuito garantir a satisfação do cliente.
Contudo, vale dizer que, embora o modelo de gestão por processos pareça ser o modelo ideal para todas as empresas, não é tão fácil de ser aplicado, pois muitas organizações ainda esbarram em barreiras como:
- Dificuldade de visualizar os processos gerais e não isolados e tendem a ver seus processos de forma departamental, cuja análise ainda está centrada em problemas pontuais, gerando problemas de integração das áreas.
- Falta de compreensão da cadeia de valor, ou seja, de todas as atividades executadas pela empresa que geram valor para o cliente.
- Falta de engajamento das lideranças, que costumam gerenciar processos isolados.
- Resistência das equipes às mudanças, que deverão trabalhar integradas com membros de outros departamentos.
- Alto impacto na cultura organizacional, que, na maioria das vezes, está habituada à gestão vertical, imposta via departamentos.
- Dificuldade em alocar os recursos existentes.
Processos consolidados fazem sua empresa ir mais longe
Depois de analisar os conceitos e as aplicações, fica fácil constatar que o modelo de gestão por processos requer maior maturidade do sistema de gestão da empresa, assim como processos já consolidados, funcionando de maneira fluida, gerando resultados satisfatórios.
Constatamos, então, que o gerenciamento de processos em sua empresa é necessário e muito importante, mas os que desejam levar a gestão de uma empresa a um nível superior devem ousar e implantar a gestão por processos, o que significa migrar do gerenciamento vertical para o horizontal.
Resumindo: a gestão de processos é o primeiro passo para se implantar a gestão por processos. Mas esta última tem implicações muito maiores e demanda uma mudança no nível organizacional e cultural da empresa.
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