Como usar o ponto eletrônico na gestão da sua empresa?

Grande aliado das empresas, o ponto eletrônico ajuda também na gestão do negócio.
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Poucas pessoas sabem, mas o ponto eletrônico pode ser um grande aliado da gestão empresarial. Além de registrar as jornadas de trabalho, ele ajuda a empresa a se tornar mais eficiente, reduzir gastos e muito mais. 

O fato é que o sistema de ponto eletrônico é um avanço, oferecendo diversas vantagens tanto para os colaboradores quanto para líderes e RH. Para serem utilizados, devem seguir algumas recomendações legais. Quer entender mais? Continue a leitura!

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O que é ponto eletrônico e para que serve? 

O ponto eletrônico é um sistema de controle de jornada de trabalho que registra a entrada e saída dos funcionários de uma empresa de forma automatizada. Esse sistema de ponto eletrônico substitui a tradicional folha de ponto de papel, tornando o registro de jornada mais preciso e confiável.

O objetivo dele é garantir o cumprimento das leis trabalhistas em relação ao controle de jornada de trabalho, evitando problemas e irregularidades. Além disso, também ajuda a empresa na gestão de pessoas, gerenciando de forma adequada a jornada de trabalho dos e permitindo a análise de dados de frequência, incluindo a identificação de horários de pico e a gestão de horas extras.

Para os trabalhadores, o controle de ponto garante maior segurança e transparência em relação ao registro de sua jornada, diminuindo conflitos e desentendimentos. O uso desse sistema também pode auxiliar na organização do trabalho, permitindo que os colaboradores possam planejar melhor sua rotina conforme os horários de trabalho.

Já para a empresa, o ponto eletrônico é importante porque ajuda a garantir que a lei está sendo cumprida, permitindo uma gestão mais eficiente das horas trabalhadas, ajudando na otimização de recursos e no aumento da produtividade.

Como o ponto eletrônico deve ser usado segundo a Lei?

A legislação trabalhista brasileira estabelece algumas regras para o uso do ponto eletrônico nas empresas. Conforme a Lei n.º 1.510/2009, o controle de ponto online deve atender a uma série de requisitos para garantir a sua legalidade e segurança.

Uma delas é que o registro eletrônico deve ter capacidade de identificar a biométrica do colaborador, para garantir a autenticidade das informações registradas. Os colaboradores também devem ter acesso às informações registradas em seu nome, podendo solicitar correções e ajustes quando necessário. A empresa deve manter os registros armazenados por um período mínimo de cinco anos.

Além disso, é importante destacar que o uso do ponto eletrônico deve respeitar a jornada de trabalho estabelecida em contrato, não sendo permitido qualquer tipo de manipulação ou alteração nas informações. Entre as práticas permitidas ao utilizar o controle de ponto, estão:

  • O uso de sistemas de registro por meio de biometria, cartão magnético ou senhas;
  • O registro de entrada e saída dos funcionários deve ser feito com precisão, para  garantir que a contabilidade trabalhista seja feita corretamente; 
  • O uso do ponto eletrônico para registro de horas extras e controle de faltas e atrasos.

É importante também se atentar as práticas que não são permitidas por lei e muitas vezes acontecem: 

  • Usar sistemas que permitam o registro de horários de forma automática, sem a necessidade de identificação do funcionário;
  • Manipular as informações de ponto para beneficiar a empresa ou o funcionário;
  • Usar sistemas que permitam o registro de jornadas inferiores às efetivamente trabalhadas.

Vale ressaltar que todas as empresas com mais de dez funcionários são obrigadas a implementar o sistema. 

Quais as vantagens da implementação do ponto eletrônico?

Além de ser uma maneira automatizada de registrar a jornada de trabalho, o ponto eletrônico oferece diversas vantagens em relação a outros métodos de controle de horas, como o ponto manual ou por planilha. Confira, abaixo, quais são elas!

Automatização dos processos

O ponto eletrônico permite a automatização do registro de jornada de trabalho de cada colaborador, acabando com a necessidade de preencher manualmente as famosas folhas de ponto. 

Isso reduz o tempo gasto com essa tarefa, permitindo que os funcionários se dediquem a atividades mais relevantes para a empresa. Além disso, a automatização ajuda a evitar erros de registro, garantindo que a jornada de trabalho seja contabilizada com precisão.

Redução de custos

O ponto eletrônico pode ajudar a reduzir os custos com a gestão de pessoas. Quando comparado com o controle de ponto por planilha, por exemplo, o ponto eletrônico permite uma gestão mais precisa e eficiente, o que pode resultar em economia para a empresa. Vale ressaltar que o uso do sistema eletrônico ajuda a evitar problemas e erros de registro, o que também pode trazer economia e evitar conflitos trabalhistas.

Maior segurança 

A utilização de tecnologias como a biometria e os cartões de acesso garantem a autenticidade dos registros e evitam a manipulação dos dados, trazendo mais segurança para a empresa e para os funcionários. Dessa forma, o uso do ponto eletrônico ajuda a evitar problemas e garantir maior segurança das informações.

Melhor flexibilização 

Com o uso do ponto eletrônico, é possível estabelecer regras específicas para cada funcionário ou para cada setor da empresa, permitindo uma gestão mais precisa e eficiente da jornada. Isso permite uma maior flexibilização na gestão de horários de trabalho, melhorando a satisfação dos funcionários e permitindo que eles ajustem seus horários de trabalho de acordo com suas necessidades pessoais.

Por ser um sistema tão completo e com tantas vantagens, o ponto eletrônico tem se tornado uma solução cada vez mais implementada pelas empresas para a gestão da jornada de trabalho de seus funcionários.

Como usar o ponto eletrônico na gestão da empresa? 

Como você viu, o ponto eletrônico é uma ferramenta importante para a gestão de pessoas e da empresa, no geral. Permite um controle mais eficiente, ajuda a reduzir gastos e aumenta a flexibilidade dos times.

Ainda assim, é necessário ter alguns cuidados na hora de usar o ponto eletrônico. Confira abaixo quais são eles!

Controle de Ponto 

O controle de ponto deve ser feito de forma precisa e eficiente, para que as informações registradas sejam confiáveis e permitam a gestão correta dos funcionários.

É importante que as empresas estabeleçam regras claras para o registro do ponto, definindo quais são os horários de entrada e saída permitidos, bem como os intervalos para descanso e refeição, entre outros.

Também é fundamental que os funcionários sejam orientados a registrar corretamente seus horários, evitando erros e inconsistências.

Tratamento de Ponto 

O tratamento de ponto envolve a análise e correção de eventuais erros ou inconsistências nos registros de jornada de trabalho. É importante que a empresa estabeleça um processo claro para isso, garantindo que os dados sejam conferidos e corrigidos com rapidez e assertividade. 

Cálculos de horas de trabalhadas 

O cálculo das horas trabalhadas é uma etapa fundamental na gestão da jornada de trabalho dos funcionários. É importante que a empresa adote um sistema de ponto eficiente para o cálculo de horas, que permita a contabilização correta, incluindo eventuais adicionais, como os cálculos de hora extra, adicional noturno, entre outros. 

Fechamento da folha de ponto 

O fechamento da folha de ponto é uma etapa importante, pois permite a confirmação e finalização das informações registradas. Por isso, a empresa deve estabelecer um processo eficiente, garantindo que as informações sejam conferidas e validadas com agilidade, sempre dentro do prazo estabelecido por lei, evitando possíveis problemas trabalhistas.

Para que o sistema de controle de ponto eletrônico funcione corretamente é importante ter processos claros junto aos seus colaboradores, ressaltando as vantagens de utilizá-lo corretamente. 

Gerencie sua empresa em um só lugar!

A gestão de ponto é apenas uma das maneiras de garantir uma gestão mais eficiente dos processos, jornadas e pessoas. Com ele é possível manter a empresa em dia com as questões trabalhistas e, ainda, reduzir custos. 

Para garantir uma gestão ainda mais eficiente, produtiva e ágil, o Sistema Omie é uma excelente escolha. Ele permite que você integre todas as áreas e processos em um único lugar, levando sua empresa a ter processos automatizados e mais assertivos. 

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