Folha de pagamento online: o que é e 6 vantagens

A folha de pagamento online é uma vantagem para empresas que desejam otimizar seus processos de gestão de pessoal com segurança.
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Com o avanço da tecnologia, muitas empresas têm adotado a folha de pagamento online como uma opção mais prática, segura e econômica. Essa ferramenta permite que o processo de pagamento dos colaboradores seja realizado de forma automatizada, o que ajuda a reduzir erros e custos com mão de obra.

Uma das principais vantagens da folha de pagamento online é a facilidade de acesso às informações dos funcionários e dos pagamentos. Com essa ferramenta, é possível ter um controle mais preciso e detalhado das informações, tais como salários, horas extras, descontos, férias, entre outras.

O que é folha de pagamento online?

A folha de pagamento online é uma ferramenta que permite a realização do processo de pagamento dos colaboradores de forma automatizada e digital. Com ela, é possível ter acesso a informações como salários, horas extras, descontos, férias, entre outros, de forma mais rápida, segura e eficiente.

A folha de pagamento online também permite a emissão de relatórios personalizados e análises mais detalhadas dos custos com pessoal. Além de facilitar a gestão de custo, essa ferramenta facilita o acesso dos funcionários às informações de seus pagamentos, bem como a dados sobre férias, décimo terceiro e outros benefícios. 

A adoção da folha de pagamento online requer um investimento em tecnologia e treinamento dos responsáveis pelo processo, mas pode trazer benefícios significativos para a empresa e seus colaboradores, como redução de erros e custos, maior segurança dos dados e transparência nas relações trabalhistas.

A folha de pagamento online e o holerite online estão relacionados, uma vez que o holerite é um documento que faz parte da folha de pagamento. O holerite é o comprovante que o funcionário recebe informando o valor do seu salário, os descontos e os benefícios, como vale transporte, vale alimentação, entre outros. 

Como funciona o holerite online?

Com a folha de pagamento online, é possível gerar e disponibilizar o holerite de forma eletrônica para os funcionários, simplificando e agilizando todo o processo. 

Dessa forma, os funcionários podem acessar seus holerites online, consultar suas informações e imprimir o documento sempre que necessário, sem a necessidade de ter que ir até o departamento de recursos humanos ou aguardar o envio por correio. Isso traz mais praticidade e comodidade, reduzindo custos com impressão e envio de documentos para a empresa. 

Além disso, o holerite online pode ser uma medida sustentável, uma vez que evita o uso excessivo de papel e a emissão desnecessária de documentos físicos.

É importante dizer que o holerite online mantém as informações da folha comum. É um documento essencial para que o colaborador tenha acesso a informações sobre o seu salário e os benefícios que recebe. Algumas das informações que não podem faltar no holerite online são:

Dados do empregador e funcionário

Deve constar o nome completo do colaborador que está recebendo o pagamento. Da mesma forma, deve conter a identificação da empresa, com o nome, CNPJ e endereço.

Descontos 

É importante informar quais são os descontos do salário, como impostos, contribuições previdenciárias, descontos de faltas e atrasos, entre outros.

Entretanto, vale lembrar que a empresa não é obrigada a efetuar o pagamento do abono salarial PIS em folha, pois o pagamento deste é realizado pelos bancos Caixa Econômica Federal ou Banco do Brasil.

Valor bruto e líquido do salário

Deve constar o valor total do salário antes dos descontos, ou seja, seu valor bruto. Da mesma forma, deve constar o valor do salário após os descontos, ou seja, a remuneração líquida.

Quantidade de dias trabalhados

No contracheque online deve constar informações sobre a quantidade de dias trabalhados, para que se faça jus ao total de valores que o funcionário está recebendo.

Horas totais, extras e adicionais aplicados 

Além do total de horas trabalhadas, pode ser necessário incluir outras informações, como horas extras, adicional noturno, comissões, bonificações, 13º e férias.

Essas são algumas das informações mais importantes que não podem faltar no holerite online, porém, a lista pode variar de acordo com as leis trabalhistas e as políticas da empresa. O holerite online deve ser um documento claro e completo, para que o colaborador tenha acesso às informações necessárias sobre seu pagamento.

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Vantagens de usar a folha de pagamento online

Muitas empresas ligadas à sustentabilidade e otimização estão adotando o sistema de folha de pagamento online, já que é visível a redução dos gastos operacionais com o setor de recursos humanos. Ademais, uma contabilidade digital facilita a rotina fiscal e burocrática a qual não há como escapar. Há várias vantagens em usar a folha de pagamento online, incluindo:

Risco de erros é reduzido

A folha de pagamento online elimina muitos erros humanos comuns no processo manual, como erros de digitação, cálculos incorretos e informações faltantes ou inconsistentes. Isso garante que os funcionários recebam o pagamento correto e que a empresa esteja em conformidade com as leis trabalhistas e fiscais.

Não é preciso fazer o cálculo

Por ser automatizado, o sistema controlado também realiza cálculos de impostos e contribuições, o que reduz a necessidade de trabalho manual e diminui o tempo gasto com este processo.

Agilidade nos processos 

A folha de pagamento online agiliza todo o processo, permitindo que as informações sejam inseridas com maior rapidez e precisão.

Acesso fácil aos dados

Possibilita que os funcionários acessem seus holerites e outras informações importantes sobre salário e benefícios com facilidade, a qualquer hora e de qualquer lugar, através de dispositivos móveis ou computadores. Isso traz mais transparência e praticidade para o processo.

Economia de recursos 

  • Redução do uso de papel, tinta e outros suprimentos de escritório;
  • Menos espaço de armazenamento, eliminando necessidade de manter arquivos físicos em armários ou prateleiras;
  • Redução de custos de impressão e postagem;
  • Redução de erros, resultando em economia de recursos financeiros;
  • Reduções indiretas como a redução do tempo de trabalho necessário para gerenciar o processo de pagamento, permitindo com que os funcionários se concentrem em outras tarefas importantes.

Segurança de dados

A folha de pagamento online utiliza recursos de segurança avançados, como criptografia e autenticação. Portanto, a segurança é prioritária.

Como fazer o holerite online? 

Para fazer um holerite online, é necessário seguir os seguintes passos. Siga-os com atenção:

1 – Escolha um software de folha de pagamento online

Existem diversas opções de software de folha de pagamento online disponíveis no mercado. É importante escolher um que atenda às necessidades da empresa e que seja fácil de usar.

2 – Insira as informações dos funcionários

O próximo passo é inserir as informações dos funcionários no sistema, como nome, CPF, cargo exercido, salário, horas trabalhadas, entre outras informações relevantes.

3 – Configure as regras trabalhistas

O software de folha de pagamento online permite que a empresa configure as regras trabalhistas, como alíquotas de impostos e impostos obrigatórios. Esse passo é essencial.

4 – Gere a folha de pagamento

Com as informações dos funcionários e as regras trabalhistas configuradas, o software de folha de pagamento online permite que a empresa gerencie a folha de pagamento. 

5 – Emita o holerite

Após gerar a folha de pagamento, o software de folha de pagamento online permite que a empresa emita o holerite para cada funcionário. O holerite pode ser disponibilizado em formato digital, como um arquivo PDF, ou pode ser enviado por e-mail.

É importante lembrar que a emissão do holerite online deve seguir as normas e regulamentações trabalhistas vigentes no país, como a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e as leis trabalhistas locais. 

Além disso, é importante que o holerite atenda todas as informações necessárias, como o nome do funcionário, cargo, salário bruto, descontos obrigatórios, benefícios, entre outras informações relevantes. Para acessar o holerite online, o colaborador pode tê-lo disponibilizado por meio de:

  • Uma plataforma de RH online, previamente escolhida pelo responsável pela gestão de RH da empresa, na qual o funcionário terá um login e senha para realizar seu acesso pessoal;
  • Via e-mail, sendo este encaminhado mensalmente pelo departamento pessoal.

Como escolher um sistema para emissão de folha de pagamento online?

Na hora de escolher um sistema de confiança para a emissão de folha de pagamento online, leve em consideração os seguintes critérios:

  • Funcionalidades: verifique se o sistema oferece todas as funcionalidades que você precisa para a sua empresa, como cálculo de impostos, emissão de guias, férias, rescisões, entre outros;
  • Segurança: certifique-se de que o sistema oferece um alto nível de segurança para garantir que as informações dos funcionários e da empresa estejam protegidas;
  • Usabilidade: o sistema deve ser fácil de usar e ter uma interface amigável, de modo que não seja necessário um treinamento complexo para utilizá-lo;
  • Suporte: é importante que o sistema ofereça um suporte eficiente e rápido, para que você possa resolver qualquer imprevisto sem perder tempo (e dinheiro!).

Coloque sua empresa no auge da produtividade

A folha de pagamento online permite que as empresas tenham mais controle e transparência sobre os pagamentos e benefícios oferecidos aos funcionários, facilitando o cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias.

Além disso, com ela é possível também integrar outras funcionalidades, como controle de horas trabalhadas, admissão e demissão de funcionários, férias e afastamentos, entre outras. Todas essas facilidades injetam mais produtividade à sua empresa e aos seus colaboradores.

Por falar em facilidades, aproveite para aprofundar seu conhecimento neste tema e confira nosso artigo Veja o passo a passo para o cálculo da folha de pagamento disponível no Blog Omie.

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