Já estamos no final do mês e dezembro já bate na porta. Essa é a época em que os escritórios de contabilidade começam a pedir para os seus clientes que mandem as suas relações finais de estoque e notas fiscais de 2018.
O ato de inventariar os estoques de matéria prima, produtos acabados, produtos em elaboração e mercadorias para revenda deve ser feito com certa periodicidade, ou no mínimo, no final de cada exercício.
Este inventário deve ser escriturado no Livro de Registro de Inventário, atualmente também conhecido como Bloco H dentro do SPED Fiscal, seguindo as prescrições fiscais exigidas, do ICMS, IPI e IR.
Já na listagem de mercadorias apresentadas no inventário, devem haver colunas que identifiquem os valores demandados pela legislação, para ICMS e, em outra coluna, para o IR.
A função destes inventários é justamente conferir se os documentos contábeis e fiscais estão de acordo com o que realmente está no estoque, e com o que está nos relatórios da empresa, informatizados ou não.
Os problemas podem ser enormes
Organizar o estoque permite que o empresário tenha uma noção melhor de excesso ou falta de seus produtos, além de ajudar no controle das finanças e do espaço físico da empresa. Quando uma empresa não faz um controle eficaz de seus insumos, está fadada a apresentar diferenças de estoque, ou seja, os números nos relatórios não batem com o número de produtos que realmente está no estoque.
Sem conseguir checar estas quantidades, não fica possível para a empresa saber se o consumo efetivo de seus materiais está realmente de acordo com as suas necessidades. Sem estas informações, empresas costumam fazer compras desnecessárias e desperdiçar importante capital de giro.
A falta de controle também pode causar uma impunidade de eventuais desvios de mercadorias, afinal fica difícil cobrar que tenha um certo número de produtos no estoque, sendo que nunca foi feito um controle do que realmente entrou e saiu do estoque.
O fisco não perdoa
O fisco também não releva esse tipo de erro, podendo chegar a multar a empresa por não apresentar informações corretas sobre o seu estoque. O fisco federal poderá arbitrar o lucro da pessoa jurídica sujeita à tributação com base no lucro real, quando esta não mantiver escrituração na forma das leis comerciais e fiscais (RIR/1999, art. 530). Em outras palavras, o fisco pode dizer o quanto ele acha que foi o lucro da sua empresa e assim estabelecer o valor do IR.
Para a fiscalização estadual, a ausência de escrituração do Livro de Inventário implica também em infração, perante a legislação do ICMS de cada Estado. As multas estaduais são estabelecidas em cima dos valores movimentados durante o ano, ou seja, podem ser muito altas.
Todos estes são mais motivos para manter o controle do que acontece no inventário durante todo o ano, facilitando com que a informação final sobre o estoque esteja correta, para fechar o balanço do ano.
Vale lembrar que o próprio fisco hoje já dispõe de todas as informações de compras e vendas, item a item, através da nota fiscal eletrônica (NF-e) e do SPED.
Leia mais sobre o SPED:
• SPED Fiscal – Exigências além do Bloco K
• SPED Contribuições: como fazer de um jeito simples?
Tenho alertado os empresários em meus cursos e palestras que, com as informações e ferramentas que hoje o fisco nos fornece, não há como ficar manipulando valores de estoque como se fazia no passado. Não dá mais para o seu contador dar um jeitinho.
Mais uma vez percebemos que treinar os funcionários, ter um bom sistema e alimentá-lo corretamente é crucial para o cumprimento das obrigações governamentais, evitando muita dor de cabeça.
