Mapear processos e fazer a gestão de projetos é um desafio para empreendedores. Mas você sabia que usar um fluxograma pode ser um caminho mais assertivo? A técnica é simples e pode transformar seu negócio hoje mesmo.
Veja neste artigo o que é um fluxograma, quais os tipos e como utilizá-lo para melhoria do desempenho de sua empresa. Veja também o passo a passo para fazer um fluxograma dos processos e projetos de seu negócio.
O que é fluxograma e para que serve?
O fluxograma é uma ferramenta de mapeamento de processos. São bastante usados em formato de diagramas que simplificam e descrevem as etapas de um processo complexo. Pode ser usado também para identificar pontos de melhorias em processos já existentes e para criar novos fluxos de trabalho.
Na sua representação visual são utilizadas formas geométricas (retângulos, losangos, círculos) e setas conectoras entre as etapas para explicar todo o fluxo de um processo, um software, um algoritmo, etapas de um projeto, dentre outros. O fluxograma também identifica departamentos por onde um processo passa e o que deve ser feito em cada etapa.
Os nomes mais usados do fluxograma são diagramas de fluxos de processos ou notação de modelagem de processos de negócios, a famosa técnica BPMN.
Vantagens do fluxograma para a gestão de processos
São muitas vantagens que um fluxograma traz para a gestão de processos e para o patrimônio empresarial. Confira abaixo:
Registrar o processo
Um fluxograma permite mapear um processo de forma coletiva com todos os interessados envolvidos. E com esse registro, percebe-se o real funcionamento, muitas vezes diferente do que se imaginava na teoria.
Organizar processos difíceis
Um processo complicado de entender pode ser simplificado pela criação de um fluxograma. Nele serão descritas todas as etapas, áreas responsáveis e tarefas necessárias para a conclusão do processo.
Gerenciar a equipe e as atividades
Ao visualizar o processo em um fluxograma, fica mais fácil dividir as atividades para cada equipe de trabalho. E ajuda também a gerenciar o desempenho da equipe e a oportunidade de melhoria em cada etapa.
Tomar decisões
Conhecendo detalhadamente o processo, o gestor pode ter uma visão mais estratégica e tomar decisões mais assertivas focadas na melhoria de resultados.
Identificar riscos e problemas
Analisando os detalhes de um fluxograma, pode-se identificar mais rápido os problemas, riscos de prejuízos e outras situações que podem impactar negativamente na gestão empresarial. E após identificá-los, adotar um plano de gestão de crises mais eficiente e até evitar o que for possível.
Padronizar os processos
Padronizar processos é um dos benefícios de um fluxograma. Por exemplo, para garantir a mesma qualidade na produção, mesmo que haja rotatividade de empregados. Ou que as rotas de entregas sejam sempre pensadas em quesitos de economicidade e agilidade para maior satisfação do cliente.
Visualizar o status do projeto
O fluxograma permite acompanhar o andamento de um projeto. É possível verificar todas as atividades concluídas, em andamento, e atrasadas. Além de identificar qual etapa foi um entrave para a conclusão do projeto, caso ocorra. E também agilizar a entrega, se houver essa possibilidade na análise do fluxograma.
Diferentes tipos de fluxograma
Os fluxogramas podem ser aplicados a qualquer departamento de uma empresa, seja no ramo de educação, indústria, comércio ou serviços. É uma ferramenta de gestão de projetos muito versátil.
Na hora de escolher um modelo de mapa de processos podem surgir dúvidas. Separamos os mais usados para ajudar nessa escolha:
- Fluxograma de processo simples: são os mais fáceis para começar e podem ser usados para tarefas com menos etapas e que envolvem somente um departamento. Por exemplo: escala de trabalho nos feriados, envio de promoções aos clientes.
- Fluxograma de processo funcional: envolve processos que passam por diversas áreas de uma empresa até ser concluído. Por exemplo: um processo de atendimento e vendas, que inclui os departamentos de marketing, vendas, estoque, faturamento e outros.
De acordo com a função do processo, é possível achar vários modelos, dentre eles:
- Fluxograma de produto;
- Fluxograma de processo;
- Fluxograma de dados, sistema ou software;
- Fluxograma de decisão;
- Fluxograma de documentos;
- Diagrama de processos BPMN;
- Diagrama PERT para projetos;
- Diagrama de raia e outros.
Como fazer um fluxograma?
Agora é hora de criar o fluxograma, do início ao final do processo, sem esquecer nenhuma etapa.
Todo fluxograma inicia e termina com o mesmo símbolo ovalado ou com um círculo, conforme figura abaixo:
Comece anotando todas as etapas do processo a ser mapeado. Faça uma lista de cada atividade, com área responsável, documentos e materiais necessários. Lembrando que o fluxo de trabalho pode ser feito manualmente ou usando um software para fazer um fluxograma online.
Em cada etapa, utilize a figura geográfica correta, conforme a descrição da atividade. Use também cores diferentes para facilitar a identificação das mudanças de fases. Não se esqueça dos conectores (setas) que ligam as etapas do processo. Para cada etapa use verbos no infinitivo. Somente as fases de decisão terão mais de um caminho, as demais somente um. Veja exemplo:
Para entender melhor as figuras do exemplo, observe os conceitos básicos de um fluxograma:
Direção do fluxo
É necessário indicar o início do processo, usando o símbolo de início (figura oval ou circular). A escolha do modelo do fluxograma também demonstrará como deve ser construído se será da esquerda para direita, de cima para baixo.
Terminador
O terminador é representado pela mesma figura do início do fluxograma e indica o fim do processo.
Processo
Cada retângulo é uma etapa do processo, ou seja, uma caixinha com atividades a serem seguidas. Indica uma etapa que não exige tomada de decisão.
Subprocesso
O subprocesso é uma etapa no processo e envolve uma atividade mais simples. O símbolo abaixo o representa:
Operação manual
Para representar uma atividade manual, que não envolva uso de tecnologia, utiliza-se o pentágono:
Conector
Alguns processos são bem extensos e podem exigir o uso de um conector para ficar mais claro. O conector permite indicar a continuidade do processo, ligando uma etapa à outra. É representado por um círculo pequeno.
Documento
Essa fase refere-se à elaboração de documentos em um processo. Pode ser a emissão de uma nota fiscal, a confecção de um contrato de prestação de serviços. É representado pelo símbolo abaixo:
Fluxo de linha
O fluxo de linha permite mostrar o caminho a ser seguido em um processo. Conecta as etapas de um processo e no caso de decisões pode indicar mais de um caminho.
Use a tecnologia para ter fluxogramas digitais
Após aprender a fazer um fluxograma, sugerimos usar a tecnologia para melhor gestão do tempo e dos processos a serem mapeados. Com um software de gestão é possível mapear e acompanhar todos os processos e projetos, ter a colaboração simultânea dos envolvidos e verificar o desempenho e o resultado esperado.
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