A gestão de tarefas é um campo especializado em pensar em um conjunto de ações a fim de atingir uma meta. Dessa forma, a meta é faseada, para ser atingida. É necessário que alguém assuma a função de listar atividades, definir prioridades, executores e realizar o controle.
O processo requer a adoção de métodos e abordagens para obter sucesso durante a aplicação. Neste artigo, você conhecerá as vantagens de uma gestão de tarefas eficiente, além de metodologias que podem ser aplicadas. Siga com a leitura.
O que é uma gestão de tarefas?
A gestão de tarefas é um processo essencial para que a equipe de determinada área trabalhe com maior alinhamento. Neste contexto, o gestor desempenha um papel de extrema importância para que metodologias e etapas sejam aplicadas e cumpridas de modo a obter sucesso durante os processos.
Fazer a gestão de metas e colaboradores é também uma forma de estar conforme o planejamento estratégico de uma empresa. Afinal, de nada adianta ter metas no papel se elas não forem encaminhadas para a execução e alcance.
Trabalhar com a gestão de tarefas é mais do que exigir produtividade. Sabemos que toda empresa tem tarefas e que elas possuem prazos. Porém, o gerenciamento de tarefas vai muito, além disso, pois busca a otimização e melhoria da performance de todos que compõem uma equipe.
Na gestão de tarefas é importante a separação segundo o nível de urgência para uma melhor estrutura dos fluxos de trabalho. Com isso, os colaboradores entendem o que é prioridade e o que pode ser deixado para um segundo momento, proporcionando a melhora do entendimento das necessidades e o dia a dia do trabalho.
Existem alguns tipos de tarefas que devem ser consideradas pelos gestores e lideranças:
- planejadas – tarefas pensadas com antecedência, divididas em diversas etapas e seguem um cronograma;
- no prazo – tarefas que estão em um cronograma, mas que não podem atrasar para não prejudicar as outras etapas seguintes;
- urgentes – são tarefas que surgem de última hora, mas que possuem caráter emergencial e, por isso, devem passar na frente das demais;
- emergenciais – mais do que urgentes, essas tarefas representam um alto grau de urgência e representam problemas que devem ser resolvidos quanto antes.
Vantagens de uma boa gestão de tarefas
São diversos os benefícios possibilitados por uma boa gestão de tarefas, que vão desde uma maior produtividade até melhoria contínua. Acompanhe alguns dos maiores benefícios de adotar um gerenciamento de tarefas com base em metodologias.
Produtividade e otimização de performance
Está mais do que claro que o profissional e a organização se prejudicam quando se fala em multitarefas. Com uma gestão eficiente, o aumento de produtividade e melhora na performance é uma das principais vantagens trazidas.
Com o gerenciamento de tarefas, o profissional se organiza melhor e sabe exatamente o quê e quando precisa entregar. Assim, não existe atropelo de funções e tudo funciona da melhor forma possível.
Priorização e delegação de tarefas
Por meio de uma boa gestão, o colaborador saberá como e o quê priorizar em detrimento de outras funções que podem intercorrer ao longo do dia ou já planejadas para a semana.
Sabemos que o tempo é um item valioso na rotina de trabalho, por isso, investir na sua economia e melhor uso é uma opção para aqueles que querem entender de priorização e alcance de metas.
Melhor visualização de prazos
O desenho de projetos permite que, ao dividir as etapas, o prazo final seja melhor visualizado por todos os envolvidos. Com a delimitação, é mais fácil entender e ter uma visão de quando determinado projeto será finalizado. Assim, fica mais simples para que os líderes possam fazer uma gestão mais justa.
Melhoria na comunicação e clima organizacional
A gestão de tarefas tem como grande benefício a melhoria na comunicação e percepção dos colaboradores sobre a organização onde atuam. Em locais onde a comunicação e gestão são confusas, as entregas tendem a seguir a mesma linha.
Com isso, com uma melhor gestão de tarefas, a comunicação interna e a cultura organizacional também tendem a ganhar.
Como fazer uma gestão de tarefas?
Uma gestão de tarefas pode e deve ser feita tendo como base metodologias que ajudam a obter resultados ainda melhores. A seguir, conheça algumas que podem ser aplicadas.
Kanban
A Kanban se baseia em uma forma visual, em que as tarefas são visualizadas em quadros, considerando os fluxos de trabalho em andamento.
A metodologia Kanban se divide em colunas, nas quais é possível visualizar em qual etapa se encontra o que está previamente definido para ser feito. Essas etapas podem se adequar conforme o projeto, mas normalmente seguem três colunas básicas:
- “a fazer”;
- “fazendo”;
- “feito”.
Com a divisão, é possível separar os responsáveis por uma tarefa, criar checklists, definir o prazo e acompanhar o processo de entrega.
Scrum
A metodologia Scrum é ágil e envolve sprints curtos, com um prazo pré-definido para nortear o ciclo de um projeto. Esses ciclos são organizados para durarem de uma a duas semanas.
O método é usado em projetos um pouco mais complexos, e foca em agilidade e rapidez para resolver problemas e fechar etapas. Por ser ágil, o foco é diminuir o tempo de produção e se adaptar aos imprevistos que podem ocorrer.
Six Sigma
O método Six Sigma se baseia na melhoria contínua, através da aplicação de técnicas para solucionar rapidamente as problemáticas. Bastante utilizada na gestão de processos internos, ela visa melhorar também a entrega de um produto ou serviço feita ao cliente final.
Por meio do método é realizada uma análise de dados de cada processo, de modo a interpretar o que está ocorrendo em cada etapa, para melhoria.
Na indústria, o Six Sigma pode evitar desperdícios e melhorar e aumentar a visão positiva de compra de um determinado produto.
Gerenciamento de tarefas: resultados positivos para todos
Ao longo deste artigo, percebemos que aplicar metodologias para a gestão de tarefas trazem resultados positivos não só para a organização, mas também para clientes que, com as mudanças, recebem a oferta de um melhor produto ou serviço.
Para isso, também podem ser utilizadas ferramentas para automatizar e facilitar ainda mais o dia a dia de gestores e líderes. Confira algumas ferramentas indispensáveis para gestão de pequenas empresas. Comece hoje mesmo a otimizar sua rotina e dominar o mercado!
