Diversos métodos podem ser utilizados para organizar o fluxo de trabalho de uma empresa, e um dos mais populares é o Kanban. A metodologia surgiu no Japão e consiste em utilizar colunas e cartões para a organização das tarefas que devem ser executadas ou que já foram realizadas.
Ainda, esse sistema de organização visa tornar o fluxo de trabalho mais eficiente ao exibir em um quadro o status de todas as tarefas. Nesse sentido, pode ser feito tanto de forma manual, com post-its, quanto por meio de um software online, assim todos os colaboradores poderão ter acesso a ele.
A visualização dos status das atividades ajuda a equipe a entender a situação das operações e o que ainda falta ser concluído. Essa ferramenta de gestão de tarefas também é útil para identificar gargalos no fluxo e solucioná-los.
Além disso, pode ser utilizado por empresas dos mais variados segmentos. Acompanhe a leitura e saiba como usar o Kanban no dia a dia do seu trabalho.
O que é Kanban e qual sua origem?
Em linhas gerais, Kanban é uma ferramenta que serve para aumentar a produtividade organizando o fluxo de tarefas frente às demandas existentes. Foi desenvolvido na década de 40, pelo engenheiro japonês Taiichi Ohno, que incorporou a metodologia ao Sistema Toyota de Produção.
No início, o objetivo era equilibrar o fluxo entre estoque de matéria-prima e linha de produção, para que não houvesse falta nem excesso de produtos, por meio de cartões que sinalizavam o andamento do processo produtivo.
Com o passar dos anos, o quadro Kanban ultrapassou os muros da indústria e, hoje, é utilizado para o fluxo de tarefas em diferentes áreas, funcionando como ferramenta de gestão.
No Brasil, o Kanban é conhecido há muitas décadas e já faz parte do dia a dia de vários empreendimentos que produzem ou prestam serviços. Aqui, são usados por quem deseja alcançar excelência em suas execuções diárias.
Como usar o Kanban na sua empresa?
Depois de entender o que é Kanban, é preciso saber como ele funciona. Para utilizar o método, você deve listar todas as tarefas a serem executadas e distribuí-las em um quadro dividido em colunas.
Na metodologia Kanban, as colunas mais comuns são “a fazer”, “em execução” e “feito”. Entretanto, você pode adicionar outros tipos de colunas, conforme o fluxo de trabalho da sua empresa.
Nesse sentido, dentro de um departamento de marketing, por exemplo, você pode utilizá-lo para alinhar o fluxo da produção de conteúdo para as redes sociais. Assim, você lista os conteúdos a serem feitos, os que estão em execução e os que já estão prontos para publicar.
Para tanto, faça o seu próprio quadro e adicione as tarefas, que podem ser representadas por cartões ou post-its. Conforme as atividades passam de um status para outro, mova os cartões entre as colunas. Dessa forma, todos saberão em qual situação se encontra cada tarefa.
Lembre-se de usar papéis de cores diferentes para cada tipo de atividade, a fim de facilitar o entendimento visual das etapas.
Como colocar o Kanban em prática?
Como vimos, o Kanban é uma ferramenta totalmente visual para planejar e acompanhar fluxos de tarefas e engajar equipes em demandas urgentes. Hoje, você pode fazer uso desse recurso em meio físico ou digital, usando um quadro, post-its e uma caneta ou planilhas do Excel e software específicos.
Caso prefira gerenciar as suas tarefas on-line, existem várias ferramentas que podem ser usadas com o método Kanban, como:
- Jira;
Essas plataformas têm as suas especificidades, vários recursos adicionais, possibilidades de personalização de colunas, aplicativo disponível para celulares, planos gratuitos e pagos. Basta usar a que você melhor se identifica.
O primeiro passo para colocar o Kanban em prática é mostrar os seus benefícios para todos que vão utilizá-lo. Depois, é importante que você identifique os projetos em desenvolvimento, analise as etapas de execução e veja quais podem ser inseridos no método.
Feito isso, faça uma lista das atividades correspondentes a cada etapa do projeto, da produção ou da prestação de serviço, estipulando um cronograma e prazos para conclusão. Passe tudo para o quadro ou plataforma digital e comece a praticar o Kanban.
Quais as vantagens de utilizar o Kanban na gestão de processos?
Sem dúvida alguma, o Kanban pode ser uma maneira positiva de promover a gestão de tarefas na sua empresa, já que o quadro permite que a equipe visualize o andamento dos processos em tempo real. Além disso, há várias vantagens na utilização do método. Acompanhe a seguir!
Comunicação integrada
Mesmo que o Kanban seja utilizado em um sistema automatizado, ao qual todos os colaboradores têm acesso, ou em um quadro na parede, o método estimula a comunicação interna. Isso porque, ao atualizá-lo com o status das tarefas, cada membro da equipe contribui para informar aos demais no que está trabalhando.
Priorização das atividades
Ao classificar a prioridade de cada atividade por meio de um sistema de cores, é possível se certificar de que as tarefas mais importantes, com prazo menor de entrega, sejam finalizadas primeiro. Dessa forma, a equipe já saberá o que priorizar no dia de trabalho, o que garante maior autonomia para todos.
Aumento da prioridade
Ao utilizar o sistema Kanban, também é possível fazer com que a equipe esteja mais focada em determinadas atividades. Quando o profissional se empenha em resolver uma tarefa por vez, sem ficar ansioso com a quantidade de trabalho, torna-se mais produtivo e ágil na execução das atividades.
Estímulo do trabalho em equipe
O Kanban faz com que cada integrante da equipe entenda o seu papel no fluxo de trabalho e sua importância para que as tarefas sejam concluídas com sucesso. Ademais, em empresas onde o fluxo produtivo passa por diversos setores, o método ajuda os colaboradores a trabalharem em equipe.
Controle sobre as atividades
Outra vantagem em utilizar o Kanban é que o gestor pode ter mais controle sobre o andamento das atividades, já que precisa apenas dar uma olhada no quadro para saber o que está acontecendo. Essa visão mais transparente sobre o status das tarefas também incentiva cada colaborador a finalizar sua parte do trabalho.
Flexibilidade do fluxo de trabalho
O Kanban permite mais flexibilidade ao fluxo de trabalho, pois o quadro pode ser facilmente personalizado conforme a necessidade da empresa. Logo, é possível adicionar ou remover colunas a qualquer momento, além de reorganizar as prioridades. Por isso, o método se adequa a companhias de diversos portes, com variada quantidade de colaboradores.
Autonomia do trabalho
Por mais que o Kanban seja um ótimo método para integrar equipes, a ferramenta também diz exatamente qual tarefa deve ser executada em cada etapa do dia. Com isso, os colaboradores sabem o que fazer e ganham autonomia.
Como tornar a gestão da sua empresa ainda mais produtiva?
Aqui, vimos como funciona o Kanban e como essa metodologia pode ser aplicada em uma empresa para organizar melhor o fluxo de trabalho. Mas você também pode contar com a tecnologia para tornar a gestão mais eficiente. O sistema de gestão empresarial é um exemplo disso.
Com essa tecnologia, o gestor tem mais controle sobre as operações da empresa, além de ter acesso a relatórios detalhados, com dados estratégicos que colaboram para tomada de decisões mais assertivas e gestão mais produtiva.
Gestão eficiente
Agora que você já sabe quais são as vantagens de utilizar o método Kanban no seu dia a dia de trabalho e como a tecnologia pode tornar seu sistema de gestão mais eficiente, fica fácil entender por que tantas empresas vêm obtendo sucesso após implantar sistemas de ERP Online. Quer saber mais sobre o assunto? Visite o site da OMIE.
