Implementação do sistema ERP: passo a passo de como fazer

Precisa fazer a implantação de ERP na sua empresa e não sabe por onde começar? Confira o artigo do blog da Omie completo!
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Se você tem uma empresa e precisa fazer a implantação de ERP, provavelmente, sabe que é um momento delicado e que podem ocorrer problemas. Contudo, é inegável o potencial da ferramenta, que oferece uma visão integrada das atividades empresariais, essencial para quem precisa escalar o negócio. 

Neste artigo, vamos te apresentar todas as etapas e fases de implantação do ERP para o seu negócio, sem complicação. 

Além disso, vamos te mostrar as vantagens e principais problemas, além de ter acesso a um pequeno passo a passo para facilitar este processo. Saiba mais.

Bannner para conhecer o sistema

Implementação de um sistema ERP: 7 passos

A implementação de um sistema ERP requer um planejamento preciso e abordagem estruturada para garantir o sucesso do processo de implementação. Confira o passo a passo de como fazer a implementação de um sistema ERP:

1. Avaliação das necessidades:

Antes de escolher um sistema ERP, é essencial realizar uma análise abrangente das necessidades específicas da empresa. Isso envolve identificar áreas de melhoria, processos que precisam ser integrados e requisitos específicos do setor.

2. Escolha do sistema adequado:

Com base na avaliação, selecione um sistema ERP que atenda às necessidades identificadas. Certifique-se de escolher uma solução escalável que possa crescer junto com a empresa.

3. Planejamento detalhado:

Elabore um plano de implementação detalhado, definindo metas, cronogramas e responsabilidades. Isso ajuda a manter o projeto no caminho certo e evita surpresas desagradáveis durante o processo.

4. Configuração personalizada:

Personalize o sistema de acordo com os requisitos específicos da empresa. Isso pode incluir a integração de módulos específicos, a definição de permissões de acesso e a adaptação de relatórios conforme necessário.

5. Testes:

Antes de implementar totalmente o sistema, realize testes rigorosos em um ambiente controlado. Isso ajuda a identificar e corrigir eventuais problemas antes que afetem a operação regular da empresa.

6. Treinamento da equipe:

Um dos passos mais cruciais é o treinamento da equipe. Garanta que todos os membros envolvidos compreendam plenamente como utilizar o novo sistema. Isso não apenas aumenta a eficiência, mas também reduz a resistência à mudança.
Importância do Treinamento:

Eficiência operacional: 

O treinamento adequado garante que a equipe possa utilizar todas as funcionalidades do ERP, maximizando a eficiência operacional.

Minimização de erros: 

Colaboradores treinados cometem menos erros durante a utilização do sistema, o que reduz retrabalho e possíveis prejuízos.

Adoção suave: 

A resistência à mudança é comum, mas o treinamento ajuda a suavizar a transição, permitindo uma adoção mais rápida e eficaz do novo sistema.

7. Implementação gradual:

Considere uma implementação gradual por meio de fases. Isso reduz o impacto nas operações diárias e permite corrigir problemas em estágios iniciais.

Siga as etapas de implantação à risca

Agora que você já sabe alguns passos de como implantar um ERP, é essencial seguir todas as etapas à risca. Isso porque, um software como esse não é igual a grande maioria, que tem muitas funções iguais para todos os usuários. 

Cada sistema ERP funciona de forma customizada, sendo individual a cada empresa. Por isso, procure sanar todas as dúvidas e confira se ela oferece suporte para te auxiliar durante todo o processo de implementação. 

Como promover a transformação tecnológica junto à equipe?

Até aqui, falamos sobre como o ERP pode ser implementado na prática. É fato que o processo varia, como mencionado, mas um fator se destaca – o que diz respeito ao modo como os colaboradores ou você mesmo irá operar o sistema, tirando dele o melhor.

Por isso, neste tópico separamos uma espécie de FAQ com as principais dúvidas e respostas que potencializaram a cultura de inovação na rotina. Veja mais:

Para que serve um sistema ERP?

Um sistema ERP serve para facilitar a gestão e o operacional de uma empresa, unificando dados e processos em uma plataforma integrada. Permite que uma empresa tenha uma visão completa e em tempo real de todas áreas do negócio. 

O sistema ERP para PMEs, ou seja, para Pequenas e Médias Empresas, funciona da mesma maneira e desempenha o papel de integrar e gerenciar diversos processos empresariais em um único sistema, auxiliado na escalabilidade do negócio. 

Por exemplo, o ERP para varejo de uma pequena empresa oferece benefícios como automatização de processos, centralização de dados, agilidade nas operações de caixa, acompanhamento de estoque em tempo real e gestão financeira integrada. 

Isso resulta em maior eficiência operacional, tomada de decisões embasada em dados precisos e melhoria na experiência do cliente. Além da quantidade de fluxo de dados, o tamanho da empresa não interfere na importância de se ter a implementação de ERP. 

Qual a importância de um ERP?

Com o sistema ERP, você consegue ter um banco de dados com todas as informações relevantes para os seus processos gerenciais, tendo um controle maior da operação, e uma tomada de decisão mais assertiva e coerente com os objetivos da empresa.

Outros pontos importantes de um ERP são:

  • melhoria na automatização do negócio
  • integração de departamentos e processos
  • redução de erros
  • melhoria na comunicação 
  • aumento na produtividade dos funcionários. 

Portanto, a ferramenta é ideal para empresas e gestores que buscam soluções para possíveis problemas nos projetos, integração de dados de gestão e operações, e maior facilidade na hora de tomar decisões estratégicas na empresa. 

Quais as vantagens de ter um ERP?

A implementação de sistema ERP oferece diversas vantagens para uma empresa. O que consequentemente vai te auxiliar em sua rotina de trabalho e melhorar não só a produtividade, como o retorno financeiro em resultados. Por isso, confira alguns benefícios:

  • Facilita tomada de decisões: ao ter informações em tempo real, você vai conseguir tomar decisões mais assertivas e sem duplicidade ou conflito nos números;
  • Melhoria na comunicação: como todos os funcionários terão acesso aos dados, a comunicação irá melhorar. Principalmente quando se fala em padronização dos processos;
  • Redução de custos: com o aumento da produtividade, rapidez nas respostas e mudanças de mercado, você vai economizar tempo e consequentemente ganhar mais dinheiro;
  • Maximização de controle: você terá acesso a estoque e faturamento, fluxo de caixa, contas a pagar, contas a receber, emissão de notas fiscais, boletos e relatórios, cadastro de clientes, fornecedores e serviços, o que vai te dar mais clareza das informações;
  • Segurança da informação: existem vários mecanismos de proteção que acompanham o ERP para a segurança de dados da empresa, e você pode escolher tanto uma solução na nuvem ou, até mesmo instalar no servidor da sua empresa.

Quando é necessário a implementação de um ERP?

É recomendado a implementação de um sistema ERP para pequena empresa, principalmente quando está em expansão e busca aprimorar sua eficiência. Com o aumento da complexidade da operação, o ERP se torna essencial para monitorar esse crescimento.

Se a sua empresa enfrenta dificuldades para gerenciar dados de diferentes setores, como vendas, finanças e estoque, ou se busca padronizar processos para garantir consistência e eficiência operacional, a implementação de um ERP também é recomendada.

Além disso, quando a empresa identifica a necessidade de ter informações em tempo real para a tomada de decisões estratégicas, é o momento de considerar um sistema que forneça dados seguros e de fácil acesso sobre o desempenho de todos os setores. 

Sistema ERP para seu negócio

É fundamental ter em mente que ter um ERP é algo quase que obrigatório para as empresas que buscam por crescimento. Automatizar processos facilita a vida dos funcionários, que não precisam mais gastar tempo em tarefas burocráticas.

Além disso, a gestão da empresa também pode enfrentar problemas, se você não tiver um bom sistema ERP implementado. E isso se dá pelo mesmo motivo: não conseguir se dedicar às tarefas de gestão, e ocupar o tempo de liderança em tarefas operacionais.

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