Compreender a diferença entre arquivo corrente, arquivo intermediário e arquivo permanente é muito importante para gerenciar documentos de forma eficiente em qualquer empresa.
Os arquivos correntes são aqueles utilizados diariamente, enquanto os intermediários são documentos não acessados com frequência, mas que ainda têm importância administrativa. Já os arquivos permanentes contêm informações históricas de longo prazo.
Mas qual o diferencial entre eles, como essa classificação afeta a empresa e a tomada de decisões e como é possível melhorar o fluxo de documentos em cada fase? Continue a leitura e saiba mais!
Como funciona o ciclo de vida dos documentos?
Todo documento tem uma jornada, desde o momento em que é criado até sua destinação final. Esse percurso, chamado ciclo de vida, é determinado pelo valor que ele representa para a organização e para a sociedade.
Esse valor pode ser direto, relacionado à sua função original, ou indireto, ligado à importância histórica ou informativa ao longo do tempo.
Com base nisso, os documentos são categorizados como correntes, intermediários ou permanentes, cada um correspondendo a uma etapa do ciclo de vida e a um tipo específico de arquivo onde devem ser guardados.
A gestão de documentos é essencial para o funcionamento eficiente das empresas. Ela define como os documentos são criados, organizados, armazenados, compartilhados, protegidos e entregues aos responsáveis pelas decisões.
O ciclo de vida de um documento compreende quatro estágios principais: criação, armazenamento, compartilhamento, entrega e eventual arquivamento ou destruição.
Embora esses estágios sejam universais, as empresas podem adaptá-los às suas necessidades, adicionando fases como aprovação de documentos ou procedimentos relacionados ao fluxo de trabalho.
O que é arquivo corrente, intermediário e permanente?
Na rotina de uma empresa, um documento atravessa três estágios na gestão documental: criação, utilização e avaliação.
Os arquivos corrente, intermediário e permanente desempenham papéis fundamentais nesse processo. Cada categoria reflete uma fase distinta do ciclo de vida de um documento, garantindo a organização e a preservação deste ao longo do tempo.
Arquivo corrente
Composto por documentos que estão em uso diário nas atividades da organização, sendo os mais recentes e relevantes para as operações em andamento. São facilmente acessíveis e estão disponíveis para consulta imediata.
Eles são fundamentais para o funcionamento diário da organização, pois contêm informações atualizadas e necessárias para tomar decisões.
Esses documentos estão em circulação ou sujeitos a consultas frequentes, como contratos atuais, notas fiscais do ano em curso e folhas de pagamento dos funcionários ativos.
O arquivo corrente auxilia na organização e na gestão de documentos, facilitando a localização e recuperação rápida de informações. Dessa forma, evita-se a perda de tempo procurando por documentos importantes e mantém-se um fluxo de trabalho mais eficiente.
Arquivo intermediário
O arquivo intermediário abriga documentos que já não são tão demandados, mas que ainda são necessários por questões legais ou administrativas. São como uma transição entre o ativo e o inativo.
Correspondem a documentos que já cumpriram sua função corrente, porém precisam ser mantidos por um período determinado por questões legais, regulatórias ou de auditoria.
Podem ser armazenados em locais específicos, como depósitos ou salas de arquivos, e são geralmente organizados para facilitar a recuperação caso seja necessário consultá-los.
Manter um arquivo intermediário eficiente é importante para garantir a conformidade com obrigações legais e regulatórias, bem como para facilitar auditorias e revisões internas.
Além disso, ele pode ser útil para referências históricas ou para recuperar informações específicas. A exemplo, temos os contratos e acordos expirados, documentos fiscais e contábeis antigos, além de registros de pessoal de ex-colaboradores.
Arquivo permanente
Por fim, o arquivo permanente guarda documentos que perderam sua utilidade primária para a empresa, mas têm um valor significativo para a história, cultura ou informação da sociedade.
São documentos de terceira idade ou inativos que devem ser preservados indefinidamente. Exemplos incluem relatórios anuais, arquivos legais, atas de reuniões e de fundação da empresa, registros históricos e documentos pessoais dos fundadores.
Composto por documentos de valor histórico e duradouro para a organização, apresentam importância cultural, social, científica ou histórica e precisam ser preservados a longo prazo.
São mantidos em condições adequadas de preservação, como arquivos climatizados, para garantir sua integridade ao longo do tempo. Podem ser consultados para pesquisa ou referência, e sua preservação é essencial para a memória institucional.
Quais são os diferenciais e benefícios de cada um?
Cada tipo de arquivo oferece uma vantagem específica, a depender da sua necessidade.
Vantagens do arquivo corrente
- Acesso rápido: os documentos correntes estão sempre disponíveis para consulta imediata, facilitando o acesso às informações para as operações diárias da empresa.
- Agilidade operacional: ao manter os documentos ativos próximos aos setores que os utilizam frequentemente, os processos operacionais são mais ágeis.
- Atualização facilitada: como os documentos correntes são os mais recentes e relevantes, é mais fácil mantê-los atualizados e alinhados com as necessidades da empresa.
Vantagens do arquivo intermediário
- Cumprimento legal: garante que documentos importantes sejam mantidos por um período determinado, atendendo a requisitos legais e regulatórios.
- Otimização do espaço: ao transferir documentos menos utilizados do arquivo corrente para o intermediário, há uma otimização do espaço físico nos escritórios, liberando espaço para novos documentos.
- Preservação temporária: os documentos intermediários aguardam uma destinação final adequada, seja a eliminação após o prazo legal ou o recolhimento para o arquivo permanente, assegurando a integridade das informações.
Vantagens do arquivo permanente
- Preservação da memória institucional: os documentos permanentes têm valor histórico, cultural ou informativo, preservando a memória da empresa e contribuindo para sua identidade.
- Fonte de pesquisa: são fontes valiosas para pesquisadores, historiadores e outros interessados em entender a história e evolução da empresa, da indústria ou da sociedade.
- Conformidade legal e responsabilidade social: manter documentos permanentes conforme a legislação e padrões éticos demonstra responsabilidade e transparência.
Como e quando trabalhar com cada um deles?
O arquivo corrente representa a fase inicial do ciclo de vida dos documentos. Nele, estão os registros ativos, frequentemente acessados e essenciais para as operações diárias da organização.
Portanto, trabalhar com eles é uma prioridade constante e diária, visto que fornecem suporte direto às atividades operacionais e administrativas. É fundamental garantir que esses documentos estejam disponíveis e bem organizados, facilitando o acesso.
Já para os arquivos intermediários, é importante fazer uma avaliação periódica dos documentos correntes e transferir aqueles que não são mais necessários para uso imediato para o arquivo intermediário.
Esses documentos aguardam uma destinação final adequada, seja eliminação após o prazo legal ou recolhimento para o arquivo permanente.
Por fim, os arquivos permanentes, como visto, não são necessários para as operações diárias da organização, mas têm importância duradoura.
Trabalhar com esses documentos envolve sua preservação adequada, garantindo a integridade ao longo do tempo. Isso inclui armazenamento em boas condições e acesso controlado para proteger sua relevância e autenticidade.
Dicas para fazer a gestão de documentos eficaz
Para uma gestão de documentos eficaz, você deve compreender a necessidade de cada arquivo (corrente, intermediário e permanente) e seguir algumas dicas para garantir sucesso nesse processo. Confira o passo a passo:
Faça uma avaliação inicial
Identifique os tipos de documentos utilizados pela empresa. Em seguida, classifique-os de acordo com sua importância e ciclo de vida.
Isso ajudará a entender quais arquivos precisam ser gerenciados de forma mais estruturada e quais podem ser descartados.
Opte pela padronização e organização
Em seguida, é recomendado estabelecer padrões claros de nomenclatura, formato e arquivamento para todos os documentos. Essa padronização facilitará a localização e o acesso aos documentos quando necessário.
Além disso, organizar em categorias ou pastas conforme a função e frequência de uso também ajudará a manter a organização e agilizar o processo de recuperação de informações.
Digitalização e armazenamento eletrônico
A digitalização de documentos físicos traz diversos benefícios, como facilitar o acesso e reduzir o espaço físico necessário para o armazenamento.
Utilizar sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos (GED) também é uma opção recomendada para armazenar e organizar documentos de forma digital, permitindo um acesso mais rápido e seguro.
Defina políticas e procedimentos
É essencial desenvolver políticas e procedimentos claros para a criação, revisão, aprovação, armazenamento e descarte de documentos.
Designar prazos para a retenção de documentos com base em requisitos legais e regulatórios também é importante para cumprir com as funções administrativas da empresa.
Implemente controles de acesso
Estabelecer controles de acesso é essencial para garantir que apenas funcionários autorizados tenham acesso aos documentos confidenciais.
Além disso, implementar medidas de segurança cibernética é fundamental para proteger documentos digitais contra acesso não autorizado.
Utilize um software de gestão
Implemente um software de gestão de documentos para facilitar o gerenciamento, organização e recuperação de documentos.
Escolha uma ferramenta que atenda às necessidades específicas da empresa, oferecendo recursos como pesquisa avançada, controle de versões e colaboração em equipe.
Tenha uma gestão de documentos eficaz em sua empresa
Gerenciar os arquivos corrente, intermediário e permanente é fundamental para manter a organização dos documentos ao longo do tempo. Cada arquivo tem suas peculiaridades e requer cuidados específicos.
Hoje, com o avanço da tecnologia, também é importante aplicar esses conceitos à gestão de arquivos digitais. É preciso considerar as características únicas desses documentos e garantir sua integridade, autenticidade e acessibilidade.
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