O dia a dia de um gestor de projetos conta com diversos desafios e métodos que, ao serem aplicados, ajudarão a facilitar a gestão e obter resultados mais efetivos. Nesse contexto, o PMBOK é pouco conhecido e oferece inúmeras vantagens.
O PMBOK vai muito além de uma metodologia. Ele é um documento super importante com diretrizes fundamentais para garantir e lançar projetos de sucesso. Conheça mais detalhes deste guia, sua importância e entenda detalhadamente como funciona na prática da gestão de projetos.
O que é PMBOK?
O significado de PMBOK é “Project Management Body of Knowledge“, ou seja, se trata de um guia completo e essencial com um conjunto de conhecimentos e boas práticas de gestão de projetos, assim como diretrizes que são aceitas nesse mercado para guiar o gestor a tomar boas decisões.
Sua criação é antiga e apesar do primeiro guia PMBOK ter sido lançado apenas em 1996, desde muito antes sua necessidade vinha sendo discutida em encontros sobre gestão de projetos na década de 60, como o PMI (Project Management Institute), onde os estudiosos entenderam que ter um documento com padrões definidos era necessário.
O PMBOK não segue uma só metodologia, mas sim, utiliza de todas elas para a construção de um documento completo e com bases confiáveis e fundamentadas, o que o torna um documento essencial para a rotina e melhor gestão de tempo do profissional de projetos.
Esse Conjunto de Conhecimentos de Gerenciamento de Projetos tornou-se um documento versátil, sendo possível de ser aplicado por projetos desenvolvidos em diferentes níveis de atuação, sendo usado não para criar processos engessados, mas sim, para auxiliar nas necessidades individuais de cada projeto.
Qual a importância do PMBOK para gestão de projetos?
O PMBOK é essencial para as empresas no dia a dia na gestão de projetos, pois permite que os processos sejam mais padronizados, facilitando assim o controle, monitoramento de resultados, registro de processos, dentre outras funções importantes.
Isso facilita o entrosamento entre os times e permite uma maior previsibilidade do processo, evitando falhas que podem trazer grandes impactos ou erros críticos que podem ser prejudiciais para o negócio.
Outra questão importante é o fato de se ter mais controle do ciclo de vida de um projeto, questão essencial para uma gestão de projetos que funciona na teoria e na prática.
Afinal, como funciona o PMBOK?
De acordo com as diretrizes presentes nesse conjunto de conhecimentos, existem 5 fases no gerenciamento de projetos no PMBOK. Cada uma dessas fases fornecerá uma espécie de roteiro que ajudará cada projeto a alcançar seus objetivos.
Utilizar essas etapas ajudará a equipe a fazer um melhor gerenciamento de riscos e a estruturar todo o processo. Conheça um pouco mais dessas fases.
- Iniciação: na etapa inicial do projeto, os objetivos serão definidos e a viabilidade de cada ação também é estudada, a fim de entender o cenário de possibilidades.
- Planejamento: na fase de planejamento, o PMBOK guiará as equipes a concretizar as metas estabelecidas, identificando fatores internos e externos que podem comprometer o cronograma e o desenvolvimento do projeto.
- Execução: nessa etapa o projeto já está em desenvolvimento e as tarefas já estão sendo atribuídas para toda a equipe. Possíveis modificações devem ser realizadas ainda nesta etapa.
- Monitoramento e controle: esse é o momento de entender se o projeto está caminhando dentro do que foi programado. É hora de medir o desempenho, de acordo com os KPIs que foram definidos para garantir que tudo esteja alinhado com o que foi proposto inicialmente.
- Encerramento do projeto: essa é a fase que sinaliza o fim do projeto. Uma avaliação final é feita, e é analisado tudo o que funcionou ou não. Todas essas informações são anexadas no relatório final do projeto e servirá como base de dados para a otimização de próximos trabalhos.
Áreas de conhecimento PMBOK
Dentro do PMBOK, é possível encontrar diferentes divisões e áreas de conhecimento para serem aproveitadas dentro do projeto, que funcionam como uma gestão de processos de negócio, ou “business process management“. Entenda um pouco mais dessas áreas de conhecimento e como podem ser utilizadas no processo.
- Integração: essa área de conhecimento tem como objetivo tratar os processos de forma integrada, para que nada fique perdido ou que muitos gargalos sejam encontrados.
- Escopo: é a definição de todas as atividades que devem ser concluídas e entregues no projeto. Para que as equipes entendam onde depositar os seus esforços.
- Cronograma ou tempo: entender qual o tempo gasto para a equipe realizar cada tarefa, para assim fazer um cronograma mais assertivo e previsível, entendendo quais serão as necessidades a serem tratadas.
- Custo ou orçamento: estabelecer e planejar a parte financeira do projeto, levantando os custos e definindo o orçamento necessário para colocar os planos em prática.
- Qualidade: área estabelecida para trabalhar em cima da satisfação e expectativas dos clientes, definindo um padrão de qualidade a ser seguido no projeto.
- Recursos: essa é a área responsável por definir funções e cuidar de toda a estrutura de equipe do projeto, fazendo um trabalho de recursos humanos para a equipe.
- Gerenciamento de riscos: essa área identifica os principais gargalos e riscos em potencial, trabalhando para prevê-los e identificá-los com a antecedência e segurança necessária.
- Aquisições: essa é uma área estratégica responsável por fazer todas as aquisições que a equipe precisará. Trabalha também estabelecendo uma comunicação entre os fornecedores para que sempre adquira tudo o que for necessário sem problemas ou ruídos.
- Stakeholders ou partes interessadas: nessa área é desenvolvido estratégias que envolvem esse público interessado pelo projeto para entender suas necessidades e trabalhar em torno disso.
Coloque seus conhecimentos de projetos em prática
Agora você já entendeu o que é PMBOK e qual sua importância para que a gestão de projetos seja efetiva e bem direcionada. Esse é um assunto que pode parecer complexo e difícil de aplicar, mas com a ajuda dos recursos certos, na prática será muito mais intuitivo e benéfico.
Uma das coisas fundamentais para colocar em prática os recursos disponíveis no PMBOK é utilizar a tecnologia a seu favor para fazer um melhor aproveitamento do tempo e correr menos riscos no seu projeto. Conheça o sistema integrado de gestão Omie e entenda como facilitar a sua rotina de gerenciamento de projetos.
