Você já parou para pensar sobre a importância de manter a segurança da informação no seu escritório? Na era digital, a segurança da informação é muito importante para proteger os dados contábeis do seu escritório contra as diversas ameaças cibernéticas.
E não é necessário ser um especialista em tecnologia para compreender sobre segurança de dados, conceito fundamental nos dias de hoje. Se você está buscando entender mais sobre o assunto, vamos explicar o que é e como aplicar na sua empresa para desmistificar o assunto de uma vez por todas.
O que é segurança de dados?
A segurança de dados refere-se às medidas e práticas adotadas para proteger informações sensíveis contra acesso não autorizado, uso indevido, alteração ou destruição. Ou seja, trata-se de um conjunto de medidas que visa garantir que os dados estejam seguros e protegidos contra qualquer ameaça.
Um escritório contábil lida com uma vasta quantidade de informações financeiras confidenciais de seus clientes, como:
- declarações de impostos;
- registros de transações;
- informações de folha de pagamento.
Além disso, sua empresa também possui dados sensíveis que é necessário proteger, como:
- informações financeiras internas;
- registros de funcionários.
Um dos aspectos fundamentais da segurança de dados é estabelecer políticas claras e procedimentos internos para garantir que todos na empresa compreendam a importância da proteção de dados, para garantir a segurança da informação da sua empresa.
Além disso, os escritórios contábeis dependem muito de redes de computadores para armazenar e compartilhar informações. Portanto, é preciso implementar medidas de segurança para proteger essas redes contra invasões e ataques cibernéticos. Isso pode envolver firewalls, sistemas de detecção de intrusão e criptografia de dados.
Por que é importante a segurança de dados para um escritório contábil?
Como vimos, um escritório contábil é como uma caixa cheia de informações valiosas. Agora, se esses dados caírem nas mãos erradas, podem ser usados de maneira prejudicial, causando danos financeiros e até mesmo legais.
A verdade é que nenhum ambiente digital é 100% seguro, as possíveis consequências se esses dados caírem nas mãos erradas vão além do impacto financeiro. Há também dano à reputação da empresa e a possibilidade de violar regulamentos de privacidade de dados, o que pode resultar em multas e litígios.
Primeiro, a reputação da empresa. Se é espalhado que o seu escritório não se preocupa com os dados dos clientes, pode causar um grande estrago. A informação se espalha e as pessoas pesquisam ou perguntam sobre o histórico da empresa. Por isso, os clientes vão pensar duas vezes antes de confiar em você com suas informações sensíveis importantes.
Além disso, há as questões legais. Existem regulamentos rigorosos sobre a privacidade dos dados, como a LGPD, que regulamenta o tratamento de dados pessoais de clientes por empresas.
Então, se os dados do escritório não forem protegidos da melhor maneira, você poderá enfrentar multas e até mesmo litígios.
A LGPD estabelece multas para empresas que não cumprem as normas de proteção de dados, que pode ser de até 2% do faturamento bruto no último exercício fiscal, infração presente no art. 7° da LGPD, excluídos os impostos, até um total de R$ 50 milhões por infração.
Além de que os clientes do escritório que tiveram os dados comprometidos podem entrar com ações judiciais contra a empresa por violação de privacidade.
Os 5 pilares da segurança da informação
Agora que você entendeu como é importante manter as informações do escritório seguras, já sabe que não é preciso ser especialista em tecnologia para entender que é necessário proteger os dados do seu escritório para se proteger de imprevistos.
Vamos entender melhor sobre os cinco pilares da segurança da informação.
Confidencialidade
Esse pilar significa que suas informações devem ser acessíveis apenas para quem você autorizar. Imagine suas mensagens privadas ou dados bancários. Para garantir isso, é essencial utilizar boas práticas de privacidade e, claro, escolher ferramentas confiáveis que protejam suas informações de olhares indiscretos.
Integridade
Aqui, estamos falando sobre a importância de garantir que suas informações não sejam alteradas ou corrompidas sem o seu consentimento. Por exemplo, quando você envia um documento importante, quer ter certeza de que ele chegará ao destinatário exatamente como você o enviou. Ferramentas confiáveis podem ajudar a manter a integridade dos seus arquivos.
Disponibilidade
Este pilar trata da garantia de que suas informações estejam disponíveis quando você precisar delas. Nada é mais frustrante do que não conseguir acessar um arquivo importante no momento necessário. Utilizar ferramentas robustas e confiáveis pode ajudar a garantir que seus dados estejam sempre acessíveis.
Autenticidade
Aqui, estamos falando sobre a verificação da identidade das partes envolvidas em uma comunicação ou transação. Em outras palavras, é importante ter certeza de que você está realmente conversando com quem diz ser ou que está acessando um site legítimo. Ferramentas que oferecem recursos de autenticação podem ajudar a garantir a segurança nesse sentido.
Irretratabilidade
A irretratabilidade diz respeito à impossibilidade de negar a autoria ou a realização de uma ação. Por exemplo, se você envia um relatório para um cliente, é importante que ele não possa negar ter recebido ou que você tenha enviado. Usar sistemas que registram todas as transações e comunicações pode garantir a irretratabilidade das ações.
É importante lembrar que, da mesma forma que é importante ter as ferramentas certas para cada tarefa contábil, também é fundamental escolher as melhores ferramentas para garantir a segurança da informação.
Como implementar segurança da informação na empresa?
Se você está buscando maneiras de proteger as informações importantes da sua empresa, existem algumas ferramentas disponíveis no mercado que podem te ajudar a dar esse passo para manter a segurança da informação.
- Antivírus: comece com uma boa solução antivírus para proteger seus dispositivos contra malwares e outras ameaças. Existem diversas opções disponíveis no mercado, como o Avast, AVG, entre outros, que oferecem proteção em tempo real e atualizações automáticas para manter seus sistemas seguros.
- Firewall: um firewall ajuda a bloquear acessos não autorizados à sua rede, filtrando o tráfego de entrada e saída. Muitos roteadores já possuem firewalls embutidos, mas, nesse caso, é importante optar por soluções de firewall de software, como o Windows Defender Firewall.
- VPN: o VPN, ou Rede Privada Virtual, garante a segurança das comunicações entre dispositivos. ela criptografa o tráfego de dados, impedindo que hackers interceptem informações confidenciais. Alguns serviços populares de VPN incluem: NordVPN, ExpressVPN e CyberGhost.
- Gerenciador de senhas: manter suas senhas seguras e únicas para cada conta é um passo importante para evitar violações de segurança. É possível utilizar gerenciadores de senhas como o LastPass, 1Password, entre outros disponíveis, para armazenar e gerar senhas seguras.
- Backup: não subestime a importância de fazer backups regulares dos dados. Utilize serviços de backup em nuvem, como o Google Drive, Dropbox ou OneDrive, para armazenar cópias de segurança dos seus arquivos importantes. Assim, mesmo em caso de ataques ou falhas de hardware, você poderá recuperar suas informações.
Manter a segurança do seu escritório é um processo contínuo e fundamental, por isso, é importante estar sempre atualizado sobre as melhores soluções disponíveis no mercado.
Como um sistema de gestão contábil no escritório pode ajudar?
Quando se trata de administrar um escritório, especialmente se você é o responsável por lidar com as finanças, pode parecer uma tarefa assustadora manter tudo organizado e em ordem, não é?
Um sistema de gestão contábil pode trazer inúmeros benefícios para a empresa, facilitando o controle financeiro e uma maior eficiência em sua operação. Por exemplo, com um software de gestão como a Omie, é possível automatizar tarefas rotineiras como emissão de faturas e controle de despesas e dar adeus à papelada.
O ERP Omie para contadores pode ajudar a simplificar a gestão do seu escritório. É um ecossistema de soluções completas que vão facilitar o dia a dia da sua operação e transformar seu jeito de fazer contabilidade.
Se você busca uma solução completa e intuitiva para otimizar a sua empresa, a Omie Contadores pode ser a escolha certa.
