Por lei, não é necessário adquirir um certificado digital para MEI, mas existe uma série de benefícios e vantagens para quem o utiliza. Com ele, o microempreendedor tem acesso a diversos serviços que facilitam seu dia a dia e melhoram sua prestação de serviços.
Por exemplo, é possível realizar transações fiscais de forma simples e segura, assinando documentos pela internet sem a burocracia dos cartórios. E ainda tem muitas outras vantagens. Neste artigo, saiba tudo sobre certificado digital para MEI, como emiti-lo e sua importância.
Por que ter um certificado digital?
Apesar de não obrigatório, o certificado digital para MEI é altamente recomendável, uma vez que a aquisição desse documento permite que o microempreendedor tenha acesso a diversos recursos que ampliarão sua forma de atuar.
Por isso, se o empreendedor deseja fazer seu negócio crescer, deve investir no certificado para aproveitar as vantagens listadas a seguir.
Facilidade para emitir a NF-e e declarar Imposto de Renda
É necessário ter um certificado digital para emitir a Nota Fiscal Eletrônica, já que ela possui validade jurídica e somente por meio dela é possível verificar a veracidade das informações.
A NF-e também é necessária ao se atender empresas que demandam o arquivo para seu controle contábil. Assim, se o empreendedor deseja atender o público empresarial, precisará emitir notas fiscais.
No caso do Imposto de Renda, o certificado possibilita baixar os arquivos da declaração para inclusão de despesas e deduções, além de acompanhar o andamento do processo.
Acesso ao e-CAC e e-Social
Com o certificado digital, é possível ter acesso ao e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte), portal de serviços que permite a comunicação via internet entre o contribuinte e a Receita Federal do Brasil (RFB).
Através do e-CAC, é possível realizar consultas de dados sobre a situação fiscal do CNPJ, emissão de relatórios, consulta de processos digitais, marcação de atendimento, cadastramento e cancelamento de procurações, entre outras coisas.
Isso também se aplica ao e-Social, parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), sistema informatizado da administração pública, onde todas as informações nele contidas estão protegidas por sigilo.
Através desse sistema, o empreendedor pode unificar todas os dados relacionados à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas — lembrando que o MEI pode contratar até um colaborador, então, ter acesso a esse sistema pode ser fundamental.
Segurança em transações digitais
O certificado protege as informações e dificulta o acesso de terceiros, já que a troca de dados que acontece durante as transações feitas pela internet é criptografada.
O uso de chaves criptográficas garante a segurança dos dados da empresa e confirma sua identidade digital, minimizando o risco de fraudes ou de problemas fiscais e trabalhistas.
Menos burocracia e redução de custos
O microempreendedor pode contar com o certificado digital para reduzir gastos e aumentar a produtividade da equipe contábil, afinal, sem ele, é preciso gastar muito tempo e dinheiro com reconhecimento de firma em cartório, impressão de documentos e faturamento de notas.
Por meio do certificado, não será necessário imprimir papéis, pois os documentos são armazenados e assinados eletronicamente, reduzindo custos com impressão e taxas de registro, além de otimizar o processo.
Praticidade
Com o certificado digital para MEI, é possível validar a assinatura digital de contratos e documentos com a mesma validade de versões impressas. A diferença é que o processo é feito com mais agilidade e segurança, facilitando o trabalho do empreendedor.
Além disso, se a empresa atende clientes em outras localidades, pode assinar os documentos necessários para sua atuação de forma mais ágil, sem burocracia, pois tudo é feito digitalmente. É uma maneira prática e segura de expandir sua área de atuação.
O que você precisa saber sobre o certificado digital para MEI
O certificado digital é um documento de identidade eletrônico que possibilita ao MEI realizar obrigações fiscais de um jeito seguro e sem as burocracias trabalhistas e tributárias.
O certificado digital pode ser disponibilizado de diferentes formas, como em cartão magnético, pen drive, token ou em arquivo, facilitando os trâmites que o MEI precisa realizar no dia a dia, com total segurança e praticidade.
No entanto, é preciso atentar para um ponto: o documento precisa ser obrigatoriamente gerado e assinado por uma Autoridade Certificadora (AC), que associa o Certificado ao MEI usando chaves criptográficas. Veja mais informações importantes nos tópicos a seguir.
Como funciona o certificado digital para MEI?
O certificado digital é uma comprovação da identidade digital do MEI, possibilitando assinar documentos e realizar transações fiscais por meio da internet com mais segurança e confiabilidade.
Como obter o certificado digital de MEI?
Para adquirir o certificado digital, o empreendedor deve procurar uma Autoridade Certificadora (AC), credenciada pelo ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras). O processo pode ser presencial ou online, e a AC informará o passo a passo.
Algumas informações pessoais serão solicitadas e, posteriormente, será preciso validar a biometria, que ficará associada ao certificado.
Qual o valor do certificado digital do MEI?
É possível adquirir um certificado digital gratuitamente no portal do Simples Nacional, porém, com as Autoridades Certificadoras, o documento possui um custo, que varia conforme a empresa e o tipo de credencial.
Os preços podem variar de R$49 até mais de R$200, por isso, vale a pena procurar por uma AC com um valor acessível ao empreendedor.
Qual é o melhor certificado digital para MEI?
Existem dois tipos de certificados digitais, cada um com características próprias, que devem ser avaliadas pelo microempreendedor. O certificado A1 pode ser armazenado no computador, dispositivo móvel ou nuvem utilizada pelo MEI. Sua validade é de um ano.
Já o certificado A3 fica armazenado em um cartão ou token, o que possibilita a criptografia dos dados. Sua validade é de cinco anos e é recomendado para empreendedores que utilizam mais o documento, pois sua mobilidade é maior.
Quando é obrigatório adquirir o certificado digital?
Para o MEI não existe obrigatoriedade do certificado, como comentamos neste artigo, já que é possível realizar obrigações sem ele, como no caso de recolhimento de FGTS.
Entretanto, é o certificado que garante maior segurança ao empreendedor para realizar transações pela internet, além de permitir a emissão de notas fiscais eletrônicas, essenciais para o atendimento a empresas.
Passo a passo para fazer o certificado digital MEI
Obter o certificado digital para MEI é simples e descomplicado. Esse serviço é oferecido por Autoridades Certificadoras dispostas por todo o país. Confira a seguir o passo a passo que preparamos para você:
- Entre no site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), analise quais as autoridades certificadoras e acesse o site no link indicado na própria página;
- No site da Autoridade Certificadora, solicite a emissão do seu Certificado Digital A1 ou A3;
- A empresa enviará as informações de preços, formas de pagamento, documentação obrigatória e equipamentos necessários para emitir o Certificado;
- Agende um horário na AC para realização de cadastro biométrico, fotos, coleta de digitais e apresentação dos documentos requeridos com antecedência;
- Aguarde a verificação e confirmação de dados e documentos pela AC. A empresa entrará em contato com a explicação de como utilizar o sistema e informações referentes a suporte e quando renovar o certificado digital.
Documentações necessárias para criar o certificado digital
O passo a passo que trouxemos é bem simples, e as vantagens em ter um certificado digital para MEI são muitas. Para finalizar as orientações sobre o processo de emissão, confira os documentos necessários para criar o certificado digital MEI:
- Certificado da Condição do Microempreendedor Individual (CCMEI);
- Documento de Identificação com foto – Carteira Nacional de Habilitação (CNH) ou Cédula de Identidade (RG);
- Cartão CNPJ – que deve ser impresso em até três meses antes da data da validação do certificado.
O documento facilita a rotina do empreendedor, valendo a pena sua obtenção para estimular o crescimento de sua empresa, mesmo que você esteja começando.
E, assim como o certificado digital, um sistema de gestão empresarial também ajuda os negócios a crescerem. A Omie possui um ERP online e completo, que permite ao empreendedor gerenciar toda a empresa de forma rápida, segura e fácil.
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