Para que uma empresa possa cumprir suas obrigações fiscais e, portanto, funcionar dentro da lei, é essencial realizar as rotinas contábeis, que incluem pagamentos, recebimentos, impostos, folha de pagamento, entre outros.
É um processo que envolve uma série de demandas e que pode variar conforme o tipo de empresa e do regime tributário ao qual o negócio está enquadrado.
Quer entender mais sobre as rotinas contábeis que seu escritório pode oferecer aos clientes, especialmente para quem está enquadrado no Simples Nacional? Acompanhe este artigo e veja ainda como a tecnologia pode otimizar esse trabalho.
Quais os objetivos e vantagens das rotinas contábeis
Todas as empresas precisam de um contador para fazer as rotinas contábeis, com exceção para o Microempreendedor Individual (MEI). Mas, mesmo sem ter essa obrigatoriedade, o MEI pode ter muitos benefícios ao ter o auxílio de um profissional de contabilidade.
O objetivo das rotinas contábeis de uma empresa é garantir que ela cumpra com suas obrigações, evitando multas ou qualquer problema com os órgãos fiscais. Entre elas, podemos destacar:
- abertura de empresa;
- escrituração contábil e tributária;
- entrega de obrigações acessórias;
- planejamento tributário;
- auxílio com demandas trabalhistas.
Como os negócios contábeis envolvem muita burocracia, com vários documentos, certidões, guias e outros pagamentos, o contador tem papel importante para realizar esses processos com eficiência e de acordo com as necessidades de cada tipo de empresa.
Acompanhe a seguir as principais vantagens que as rotinas contábeis proporcionam para as empresas.
Organização de documentos
Com esse processo, o contador mantém todos os documentos da empresa – como notas fiscais, contrato social, guias, demonstrativos e certidões – organizados, facilitando a gestão do negócio.
Registro de dados
Com a escrituração de documentos fiscais, contábeis e trabalhistas, o contador reúne todos os registros de dados importantes da empresa em um sistema, ou seja, são informações fáceis de acessar e que podem ser usadas para a geração de livros fiscais e relatórios.
Cumprimento das obrigações acessórias
Nas rotinas contábeis, o contador faz e envia as obrigações acessórias da empresa, que podem variar de acordo com o regime tributário. Entre elas, podemos citar:
- Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DIRF);
- Demonstração de Resultado do Exercício (DRE);
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
- SPED Contribuições – PIS e COFINS;
- RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.
Emissão de guias
O contador precisa fazer a emissão da guia de tributos nos prazos corretos para que a empresa fique em dia com suas obrigações, além de não arcar com multas ou incidência de juros por atraso nos pagamentos.
Controle financeiro da empresa
As rotinas contábeis incluem a elaboração de demonstrativos de contabilidade, como balanço patrimonial, demonstração de resultados, fluxo de caixa e outros, sendo essencial para o controle e planejamento financeiro da empresa.
Auxílio na tomada de decisão
O contador lida com diferentes dados de uma empresa, assim pode auxiliar o gestor a traçar as melhores estratégias para o seu negócio. Ou seja, por meio das rotinas contábeis, o profissional pode dar suporte ao empreendedor na tomada de decisão.
Como otimizar as rotinas contábeis?
Como fazer esse trabalho ser mais produtivo? Confira as dicas de rotinas contábeis para implementar no seu escritório e otimizar as demandas:
- faça o mapeamento de todos os serviços contábeis que você precisa realizar;
- coloque em ordem as atividades, estabelecendo quais são as prioridades;
- tenha uma comunicação transparente com seu cliente e equipe;
- acompanhe os prazos de pagamentos para evitar aborrecimentos com o cliente ou multas;
- capacite a equipe de seu escritório;
- conte com um sistema de gestão online para integrar os diferentes processos de contabilidade, a fim de ganhar tempo nas rotinas contábeis e evitar erros.
Quais rotinas contábeis priorizar ao lidar com clientes optantes pelo Simples Nacional?
As rotinas contábeis do Simples Nacional exigem que o contador tenha organização com as demandas, sabendo priorizar as tarefas e, assim, agregar valor no seu trabalho. Mas quais rotinas priorizar para esse sistema de tributação? Veja abaixo.
Realizar a emissão das notas fiscais
Todas as empresas enquadradas no Simples Nacional precisam emitir o documento ao realizar suas operações. Além de seguir o que diz a lei, as notas permitem o registro de todas as vendas, mantendo transparência nas contas da empresa.
É comum que a própria empresa faça a emissão da nota fiscal utilizando um software próprio e o contador consulta esses documentos para fazer o cálculo de impostos e a emissão de declarações.
Fazer a escrituração contábil e fiscal
Nessa rotina contábil, é realizado o registro de todas as notas fiscais da empresa (entrada e saída).
Emitir a guia de pagamento de impostos
No Simples Nacional, a vantagem é a unificação de impostos, assim, o contador emite todos os meses a DAS, guia que inclui diferentes tributos, como PIS, ICMS, IRPJ, ISS e outros, e realiza seu pagamento.
Cumprir demandas relativas ao eSocial
O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Aqui o contador envia para o governo federal informações sobre os funcionários da empresa.
Fazer o envio de declarações mensais e anuais
É preciso fazer o envio de declarações, como:
- DCTFWeb: apresenta dados de contribuições ao INSS;
- DES (Declaração eletrônica de serviços);
- Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS);
- Declaração do Imposto de Renda (DIRF).
Quais as rotinas contábeis de um MEI?
Apesar de o MEI não ter obrigatoriedade de contratar um escritório de contabilidade, o contador pode realizar diferentes rotinas que vão facilitar a gestão do negócio e manter as obrigações da empresa em dia, como:
- auxiliar na abertura da empresa, com o passo a passo no Portal do Empreendedor e na documentação com a Prefeitura;
- fazer a emissão de notas fiscais e utilizar esse registro para a Declaração Anual do MEI;
- emitir e pagar a DAS-SIMEI, guia de pagamento mensal;
- realizar o relatório mensal de receitas com o controle para que o faturamento anual não ultrapasse R$ 81 mil;
- assessorar na mudança de regime tributário caso o empreendedor tenha um faturamento acima do permitido ou pretenda contratar mais de um funcionário.
Aumente a produtividade nas rotinas contábeis com a tecnologia certa
Para aumentar a produtividade das rotinas contábeis, garantindo organização das atividades, o ideal é contar com a tecnologia certa, como os softwares contábeis.
Com um sistema ERP online, por exemplo, todos os processos ficam integrados, facilitando o cumprimento das obrigações do seu cliente.
Sem contar que você evita erros, tem acesso fácil aos dados da empresa e pode emitir relatórios que auxiliam na tomada de decisão do gestor.
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