Se a sua empresa possui funcionários registrados, é essencial garantir que todos os dados cadastrais estejam corretos no eSocial.
Para isso, existe a qualificação cadastral, um processo que verifica inconsistências nas informações dos trabalhadores antes do envio ao sistema.
Neste guia, você vai entender o que é a qualificação cadastral, porque ela é importante e como realizá-la corretamente. Confira!
O que é qualificação cadastral?
A qualificação cadastral no portal do eSocial (Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais e Previdenciárias e Trabalhistas) existe para verificar informações referentes aos funcionários e unificar, de forma segura e transparente, os dados em uma única plataforma.
Inserir dados dos colaboradores no eSocial é obrigatório para todas as empresas, independentemente do seu tamanho.
Antes de fazer isso, a empresa precisa realizar a qualificação cadastral no portal para garantir que as informações enviadas não apresentem erros ou incompatibilidades com o sistema.
Assim, a qualificação cadastral é uma das etapas dentro do portal do eSocial, onde empresas podem consultar informações de seus colaboradores e verificar se estão corretas ou se existe alguma divergência.
Por que a qualificação cadastral é importante no eSocial?
A qualificação cadastral no eSocial é um processo necessário para garantir que as informações dos colaboradores sejam corretas e atualizadas no sistema.
Implementado pelo Decreto nº 8.373 em 2014, o eSocial visa reduzir a burocracia e otimizar o trabalho dos recursos humanos por meio de softwares integrados e modernos. Em 2020, foi lançada a versão simplificada, que entrou em vigor em 2021, tornando o processo ainda mais acessível.
Manter os dados integrados evita problemas no envio de informações obrigatórias ao governo, garantindo que a empresa esteja consoante com as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.
Caso haja irregularidades no cadastro, os funcionários podem enfrentar dificuldades para obter benefícios vinculados ao CPF. Além disso, a empresa pode estar sujeita a multas que variam de R$ 400 a R$ 181 mil, gerando impactos financeiros e operacionais.
Passo a passo para fazer a qualificação cadastral
Com a implementação do eSocial Simplificado, o governo otimizou processos, garantindo mais eficiência na gestão de informações trabalhistas. Veja como realizar a qualificação cadastral eSocial e emitir o comprovante:
Passo 1 – Acesse o portal do eSocial
Abra o navegador e entre no Portal do eSocial . No menu, selecione a opção “Consulta Qualificação Cadastral” .
Passo 2 – Escolha o tipo de consulta
Existem duas formas de consulta para a qualificação cadastral:
Qualificação cadastral online : Ideal para pequenas empresas, permite a consulta de até 10 colaboradores ao mesmo tempo.
Qualificação cadastral em lote : Recomendado para empresas com muitos funcionários. Exija o envio de um arquivo no formato exigido pelo eSocial. Para essa opção, é necessário utilizar um certificado digital.
Passo 3: Insira os dados solicitados
Para a consulta online, preencha os seguintes dados do trabalhador:
- Nome completo
- Dados de nascimento
- CPF
- NIS (PIS/PASEP/NIT). Caso o trabalhador não tenha um número cadastrado, utilize o NIS padrão: 13333333332.
Para consultar o lote, a empresa deve fazer o upload de um arquivo contendo as informações de todos os colaboradores que precisam da verificação.
Passo 4: Verifique o resultado da consulta
Para consultas em lote, o portal do eSocial gera um arquivo de retorno em até 48 horas, que poderá vir em dois formatos:
- Arquivo processado: aponta falhas e indica os ajustes necessários;
- Arquivo rejeitado: mostra erros que impedem a continuidade do processo.
Caso o arquivo seja rejeitado, a empresa deve revisar as informações no setor de Recursos Humanos e fazer as medidas necessárias antes de reenviar.
Passo 5: Emissão do comprovante de qualificação cadastral
Veja como emitir o comprovante de qualificação cadastral do eSocial. Quando todas as informações estiverem corretas, o sistema permitirá a geração e o download do comprovante de qualificação cadastral.
Esse documento confirma que os dados dos colaboradores estão em conformidade com os critérios do eSocial, sendo fundamental para manter a empresa regularizada.
Possíveis problemas e soluções
Após inserir os dados ou enviar o arquivo, o sistema exibirá um relatório com os resultados. Caso haja alguma inconsistência, o sistema indicará o campo incorreto e as orientações para correção. Veja alguns problemas comuns e suas soluções:
| Erro | Solução |
| CPF suspenso, nulo, cancelado ou com erro no nome, ou data de nascimento | Regularizar junto à Receita Federal |
| NIS com dados divergentes | Regularizar nossos órgãos responsáveis, como INSS, Banco do Brasil ou Caixa Econômica Federal |
Dicas para facilitar a qualificação cadastral
Acompanhe algumas dicas para otimizar a qualificação cadastral:
- Mantenha todos os dados e documentos da equipe digitalizados e em fácil acesso em uma ferramenta, agilizando a consulta e o envio para portais do governo;
- Use um sistema integrado, como o ERP Omie, para tratar dados e evitar erros no envio de informações ao eSocial;
- Utilize sistemas de gestão integrados para gerar e abrir arquivos .txt de forma prática e organizada.
Perguntas frequentes sobre qualificação cadastral no eSocial
Confira as respostas para as dúvidas mais comuns sobre qualificação cadastral no eSocial:
Para que serve a qualificação cadastral do eSocial?
A qualificação cadastral do eSocial possibilita verificar se os dados dos trabalhadores estão corretos e atualizados no sistema, evitando erros no envio de informações obrigatórias e garantindo o cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.
Por que a empresa pede qualificação cadastral?
Para garantir que os dados dos funcionários sejam corretos no eSocial, evitando inconsistências que possam gerar erros no envio de obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias, além de prevenir multas e problemas no acesso a benefícios.
Quanto tempo dura uma qualificação cadastral?
O tempo de processamento da qualificação cadastral varia conforme o tipo de consulta:
- Consulta online: o resultado é gerado imediatamente;
- Consulta em lote: o eSocial processa e retorna um arquivo com os resultados em até 48 horas.
Garanta a conformidade da sua empresa com o eSocial
Manter os dados dos colaboradores atualizados conforme o eSocial é essencial para evitar problemas com o governo e garantir que os direitos trabalhistas sejam preservados.
A qualificação cadastral é um passo fundamental nesse processo, permitindo que sua empresa cumpra as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas sem complicações.
No entanto, gerir essas demandas manualmente pode ser trabalhoso e sujeito a erros. É aqui que um sistema de gestão completo faz toda a diferença!
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