Empreendimentos com funcionários registrados precisam seguir uma etapa fundamental: realizar a qualificação cadastral no eSocial, uma plataforma do governo destinada a unificar dados dos trabalhadores.
Neste guia, você vai entender o que é a qualificação cadastral, porque é importante fazê-la e aprender um passo a passo prático de como ela funciona!
O que é qualificação cadastral?
A qualificação cadastral no portal do eSocial (Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais e Previdenciárias e Trabalhistas) existe para verificar informações referentes aos funcionários e unificar, de forma segura e transparente, os dados em uma única plataforma.
Inserir dados dos colaboradores no eSocial é obrigatório para todas as empresas, independentemente do seu tamanho. Antes de fazer isso, a empresa precisa realizar a qualificação cadastral no portal para garantir que as informações enviadas não apresentem erros ou incompatibilidades com o sistema.
Assim, a qualificação cadastral é uma das etapas dentro do portal do eSocial, onde empresas podem consultar informações de seus colaboradores e verificar se estão corretas ou se existe alguma divergência.
Por que a qualificação cadastral é importante no eSocial
O portal do eSocial foi implementado pelo Decreto nº 8.373 em 2014, com o objetivo de reduzir a burocracia e otimizar o trabalho dos recursos humanos por meio de softwares integrados e modernos. Em 2020, foi lançada uma versão mais simplificada, o eSocial Simplificado, que entrou em vigor em 2021, substituindo a versão anterior.
Não estar conforme o eSocial, ou apresentar irregularidades no cadastro, pode prejudicar os funcionários, impedindo-os de acompanhar consultas de dados e benefícios vinculados ao CPF. Além disso, a empresa pode ter que pagar multas que variam de R$ 400 reais a R$ 181 mil reais, gerando problemas e perdas.
Passo a passo para fazer a qualificação cadastral
Com iniciativas como o eSocial Simplificado, o governo oferece formas de otimizar processos como a qualificação cadastral. Veja um passo a passo de como fazer.
Como acessar a plataforma do eSocial
Para realizar a qualificação cadastral, acesse o portal do eSocial. Ao entrar, role até o final da página e encontre duas opções:
- Qualificação cadastral online: para consulta individual de colaboradores, permitindo até 10 pesquisas por vez. Insira os dados um por um;
- Qualificação cadastral em lote: a empresa precisa enviar um arquivo conforme o padrão do sistema, ideal para grandes volumes de colaboradores. É importante usar o certificado digital para gerar uma busca em lote. A empresa faz upload do arquivo no sistema para validação, e o eSocial gera um outro arquivo, também no formato .txt, em até 48 horas com os resultados.
Preenchendo os dados necessários
Para qualificação, insira os seguintes dados do trabalhador:
- Nome completo;
- Data de nascimento;
- CPF;
- NIS (caso a pessoa não tenha, informe o número NIS padrão: 13333333332).
Interpretação dos resultados
Após o envio, a ferramenta mostrará os resultados para cada campo preenchido, usando as bases de dados do CPF e CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais). Se houver algum erro ou divergência, o sistema oferecerá orientações sobre como corrigir cada dado.
Para consultas em lote
- o portal eSocial gerará um arquivo de retorno em até 48 horas;
- a empresa precisa baixar esse relatório, que vem em dois formatos: arquivo processado e arquivo rejeitado;
- o arquivo processado aponta as falhas e indica os ajustes necessários;
- o arquivo rejeitado mostra os erros que bloqueiam o processo dos funcionários no arquivo de remessa.
Se o arquivo gerado vier com a palavra “rejeitado”, a empresa precisa gerar o relatório e fazer as correções necessárias no setor de Recursos Humanos.
Possíveis problemas e soluções
No caso de erros, a empresa deve seguir as orientações fornecidas pelo sistema. Alguns casos comuns são:
- CPF constando como ‘suspenso’, ‘nulo’, ‘cancelado’ ou com erro no nome ou data de nascimento: regularizar a informação primeiro com a Receita Federal;
- NIS com dados divergentes: regularizar com os órgãos responsáveis pela emissão (INSS, Banco do Brasil ou Caixa Econômica Federal).
Dicas para facilitar a qualificação cadastral
Acompanhe algumas dicas para otimizar a qualificação cadastral:
- mantenha todos os dados e documentos da equipe digitalizados e em fácil acesso em uma ferramenta, agilizando a consulta e o envio para portais do governo;
- use um sistema integrado, como o ERP, para tratar dados e evitar erros no envio de informações ao eSocial;
- utilize sistemas de gestão integrados para gerar e abrir arquivos .txt de forma prática e organizada.
Perguntas frequentes sobre qualificação cadastral no eSocial
Confira as respostas para as dúvidas mais comuns sobre qualificação cadastral no eSocial:
Como consultar meus dados no eSocial?
- Entre na ferramenta de consulta de qualificação cadastral;
- Escolha a modalidade de consulta Qualificação cadastral online;
- Insira seus dados;
- Clique em ‘adicionar’;
- Verifique os caracteres e clique em ‘consultar’ novamente;
- A situação do seu cadastro aparecerá na tela.
O que é e para que serve o eSocial?
O eSocial é uma plataforma criada pelo governo em 2014 para unificar dados sobre todos os trabalhadores registrados no Brasil e centralizar informações conforme com as legislações fiscais e trabalhistas.
Como regularizar a qualificação cadastral?
Se o sistema da qualificação cadastral apontar um erro, basta seguir as orientações fornecidas pelo portal para corrigir o problema.
Modernize sua empresa e acompanhe os novos tempos
A qualificação cadastral é essencial para o registro correto de dados no eSocial. Esse processo começa quando o CNPJ da empresa inicia o cadastro de seus colaboradores no portal, permitindo maior controle dos dados, mais transparência e garantindo cálculos corretos e direitos trabalhistas.
Ter sistemas integrados e intuitivos é crucial para ganhar eficiência e facilitar processos como esse. Além do eSocial, o governo tem criado outras ferramentas automatizadas, como o SPED fiscal, para simplificar consultas, solicitações e comunicações com empresas.
À medida que os sistemas do governo se modernizam, você também pode automatizar sua gestão e ter informações organizadas e padronizadas, cumprindo a legislação. Facilite sua rotina administrativa com um sistema ERP. Experimente essa ferramenta da Omie e veja seu negócio crescer!
