eSocial: o que é, como funciona e benefícios de usar

Todas as empresas com empregados precisam utilizar o eSocial. Descubra como funciona e as vantagens para os processos relativos ao departamento pessoal!
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Quando se trata das obrigações das empresas em relação aos seus empregados, logo vem à mente do empreendedor a burocracia dos processos, concorda? Para simplificar essa questão, foi criado, no final de 2014, o eSocial, um sistema do governo federal que reúne as informações tributárias, trabalhistas e previdenciárias dos trabalhadores.

A ideia, portanto, é ter, em uma única plataforma, todas as obrigações que as empresas precisam cumprir em relação a seus empregados, substituindo guias e sistemas diferentes e centralizando o envio das informações.

Neste artigo, você compreende em detalhes o que é o eSocial, quem precisa usar o sistema, suas vantagens e como funciona o cadastro na plataforma. Acompanhe.

O que é o eSocial e quando é obrigatório?

O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Uma plataforma do governo federal que unifica as informações relativas ao trabalhador.

O sistema foi instituído pelo Decreto nº 8373/2014 e simplifica o cumprimento das obrigações trabalhistas pelas empresas, como folha de pagamento, férias, recolhimento de FGTS, contribuições previdenciárias, escrituração fiscal, comunicação de admissão e demissão, entre outras. No eSocial estão reunidas 15 obrigações:

  1. GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
  2. CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados;
  3. RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;
  4. LRE – Livro de Registro de Empregados;
  5. CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
  6. CD – Comunicação de Dispensa;
  7. CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
  8. PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
  9. DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
  10. DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
  11. QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
  12. MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
  13. Folha de pagamento;
  14. GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
  15. GPS – Guia da Previdência Social.

O uso da plataforma é obrigatório para todas as empresas que tenham empregado(s) (inclusive MEI) e pessoas físicas que tenham um empregado doméstico. Engloba, assim, o trabalhador com carteira assinada, estagiário, estatutário, autônomo, colaborador sem vínculo empregatício e cooperado. 

Vantagens de usar o eSocial e as multas por não usar

O eSocial faz parte do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e é vinculado a diferentes órgãos, como a Receita Federal, Ministério do Trabalho, Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS) e Caixa Econômica Federal (CEF).

Logo, a grande vantagem é simplificar a parte contábil das empresas, eliminando o envio de guias e formulários para diferentes órgãos públicos. Desse modo, há ganho de tempo com as questões de departamento pessoal e agilidade na transmissão dos dados. Além disso, essas informações chegam ao governo de forma padronizada, evitando erros e fraudes.

Para o empregado, é um recurso que garante o cumprimento dos direitos trabalhistas, inclusive com a relação SST e eSocial, pois é por meio do sistema que as empresas precisam enviar informações relativas à saúde e segurança do trabalhador.

O envio dos dados dos empregados pelo eSocial é obrigatório e as empresas que não usarem o sistema podem ser multadas em valores que variam de R$ 400,00 a R$ 181.284,63 de acordo com o evento que não for informado.

Logo, as empresas precisam ter atenção à comunicação de todas as informações nos prazos corretos, como admissão, realização de exames médicos (admissional, periódico e demissional), alterações de contratos, folha de pagamento, entre outras.

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Como funciona o cadastramento no eSocial?

No eSocial, a transmissão dos dados deve ser feita por meio de eventos, que nada mais são do que acontecimentos na vida do trabalhador. Cada evento tem um layout e campo para o preenchimento das informações próprias. São diferentes eventos, classificados em quatro tipos na plataforma. Confira a seguir.

1. Eventos iniciais

Nesse campo, estão os dados para o cadastro da empresa e do empregador, como estrutura administrativa e classificação fiscal.

2. Eventos de tabela

Os eventos de tabela são transmitidos imediatamente após os eventos iniciais e incluem informações da empresa, do contador responsável, tabelas de cargos, de funções, de horários/turnos de trabalho, de processos administrativos/judiciais da empresa, entre outros.

3. Eventos não periódicos

Entre os eventos não periódicos estão os dados de admissão do colaborador que devem ser enviados um dia antes do início do trabalho na empresa, alteração de dados cadastrais, alterações de contrato de trabalho, dados de afastamento, aviso prévio, desligamento, entre outros.

Aqui entram também dados de colaboradores ativos, mas que não possuem vínculo empregatício, como estagiários e autônomos.

4. Eventos periódicos

Nesta parte, é preciso constar informações sobre remunerações, pagamentos, cálculos de contribuição previdenciária, contribuição sindical patronal, contribuições sociais e do imposto de renda, entre outras.

Como consultar seu cadastro no eSocial?

Um ponto importante que o empregador deve ter atenção é a qualificação cadastral do eSocial, processo que garante a confiabilidade das informações transmitidas ao sistema.

A ideia é apontar se há ou não alguma inconsistência entre os dados do trabalhador, enviados pela empresa, e os dados do CPF (Cadastro de Pessoa Física) e do CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais). O ideal é que você faça o envio das informações corretas.

A consulta da qualificação cadastral precisa ser feita antes de enviar qualquer evento ao eSocial. Como fazer? Veja o passo a passo:

  • Faça o login no eSocial;
  • Entre em “Consulta Qualificação Cadastral on-line”;
  • Informe os dados do trabalhador (nome, data de nascimento, CPF e NIS – PIS, PASEP ou NIT);
  • Clique em consultar.

O sistema dá a opção de fazer a consulta de até 10 empregados de uma só vez. Para consultar as informações de um número maior de empregados, dá para usar a opção “lote”, na qual você envia um arquivo .txt e recebe a resposta em até 48 horas.

Por que ter uma ferramenta de gestão é importante para o uso do eSocial?

Como foi mostrado, o eSocial é uma plataforma que traz agilidade para as empresas. Contudo, para ter mais praticidade no uso do sistema, o ideal é contar com um sistema de gestão empresarial para otimização do negócio.

É um recurso que permite centralizar todos os setores, disponibilizando as informações dos seus colaboradores de modo fácil, o que auxilia na inserção dos dados no eSocial e permite que sua empresa se mantenha regular com as obrigações do departamento pessoal.

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